Organiser un marché de l’art, étape par étape

Pour organiser un marché de l’art, commencez par confirmer le lieu et la date, puis construisez le programme autour des artistes et des stands disponibles. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des participants doivent être réglés avant de communiquer largement. Prévoyez ensuite l’installation, les paiements et l’accueil des visiteurs. Le jour J, libérez la zone de chargement avant d’ouvrir et gardez une personne disponible pour les imprévus.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Inviter les artistes
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Vérifier les données des participants
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Créer la répartition des participants
2 personnes
7
Élaborer le plan
2 personnes
8
Réserver des tables et des chaises
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion en ligne
11
Accrocher les affiches
2 personnes
12
Mettre à jour les inscriptions
13
Déterminer le mode de paiement
14
Tester le terminal de paiement
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Préparer les panneaux de direction
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
2 personnes
20
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Répartir les stands
3 personnes
26
Déployer les nappes
2 personnes
27
Brancher l’éclairage
2 personnes
28
Suspendre la décoration
2 personnes
29
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
30
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
31
Installer la table traiteur
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes
33
Accueil des artistes
3 personnes
34
Attribuer les emplacements
3 personnes
35
Présenter les œuvres d’art
4 personnes
36
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
2 personnes
38
Tenir le stand d’information
39
Assurer le service traiteur
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
41
Vider les poubelles
42
Vérifier les toilettes
43
Vérifier l'éclairage
44
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

45
Démonter la scène pour les artistes
3 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
47
Retirer la décoration
2 personnes
48
Faire la vaisselle
2 personnes
49
Rassembler les déchets
2 personnes
50
Nettoyer le lieu
3 personnes
51
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaisesqté 40
Nappesqté 14
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Décoration

Panneaux d’informationqté 4
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 20
Crochets adhésifsqté 30
Cordeqté 2
Ciseauxqté 4
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Petits bolsqté 8
Pince de serviceqté 6

Catering

Caisse
Listes de prixqté 6
Cartes de menuqté 6
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Passe-câblesqté 8

Conseils

Fixez la répartition des stands après avoir vérifié les inscriptions et les besoins de chaque artiste. Gardez une circulation claire entre les tables, les chaises et les portants à vêtements.
Ne lancez pas les invitations avant d’avoir confirmé le lieu, la date et le mode de paiement. Testez chaque terminal de paiement au moins la veille, avec son alimentation et ses rallonges.
Préparez les badges nominatifs, les panneaux d’information et les panneaux de direction avant le montage. Le matin de l’événement, vous pourrez ainsi installer la signalétique en quelques minutes au lieu de chercher chaque élément.
Planifiez l’accès au déchargement avant l’arrivée des artistes. Libérez la zone, installez d’abord les stands et les tables, puis ajoutez les chaises et les nappes pour éviter de bloquer les passages.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’ouverture du lieu. Comptez environ deux à trois boissons par personne pour la première heure et prévoyez les tasses, gobelets, assiettes et couverts dès l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, inviter les artistes, traiter les inscriptions et communiquer sur l’événement. Gardez les 7 derniers jours pour vérifier les participants, tester les paiements et finaliser le plan des stands.
Quand faut-il inviter les artistes pour un marché de l’art ?: Envoyez les invitations 6 à 8 semaines avant la date prévue, afin de laisser le temps de répondre et de confirmer les besoins. Faites une dernière vérification des données des participants environ 10 jours avant l’événement.
Comment organiser les stands d’un marché de l’art ?: Établissez le plan après la clôture des inscriptions et prévoyez une place pour chaque participant. Gardez au moins 1 mètre de passage entre les rangées et séparez les tables nécessitant une prise électrique des autres stands.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de l’art ?: La veille, testez les terminaux de paiement, rassemblez le matériel, refroidissez les boissons et préparez les badges et la signalétique. Vérifiez aussi que les tables, chaises, rallonges et multiprises sont bien disponibles avant l’ouverture du lieu.

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