So organisierst du einen Kunstmarkt
Bei einem Kunstmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Aufbautag. Bestätige zuerst Ort und Datum, lade Künstler ein und halte Anmeldungen sowie Teilnehmerdaten laufend aktuell. Danach planst du Standflächen, Tische, Stühle und Besucherwege, bevor Einladungen und Werbung starten. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Ladezeiten, getestete Bezahlgeräte, sichtbare Wegweiser und einen festen Ablauf für Aufbau, Einlass und Abbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Datum bestätigen
- 2
Künstler einladen
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Teilnehmerdaten prüfen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Teilnehmeraufteilung erstellen
2 Personen
- 7
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
- 8
Tische und Stühle reservieren
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Werbung online stellen
- 11
Poster aufhängen
2 Personen
- 12
Anmeldungen aktualisieren
- 13
Zahlungsart festlegen
- 14
Bezahlterminal testen
- 15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 16
Routenschilder vorbereiten
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 20
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Lade- und Entladebereich freihalten
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
4 Personen
- 24
Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Stände einteilen
3 Personen
- 26
Tischdecken auslegen
2 Personen
- 27
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 29
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 30
Infostand einrichten
2 Personen
- 31
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 32
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 33
Künstler empfangen
3 Personen
- 34
Standplätze zuweisen
3 Personen
- 35
Kunstwerke ausstellen
4 Personen
- 36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 37
Besucher empfangen
2 Personen
- 38
Infostand besetzen
- 39
Catering servieren
2 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
- 41
Mülleimer leeren
- 42
Toiletten kontrollieren
- 43
Beleuchtung kontrollieren
- 44
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Künstler abbauen lassen
3 Personen
- 46
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 47
Dekoration entfernen
2 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 49
Abfall sammeln
2 Personen
- 50
Location reinigen
3 Personen
- 51
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 12
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 40
- TischdeckenAnz. 14
- StehtischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- BezahlgeräteAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
Dekoration
- InfotafelnAnz. 4
- WegweiserAnz. 8
- NamensschilderAnz. 20
- KlebehakenAnz. 30
- SeilAnz. 2
- ScherenAnz. 4
- KlebebandAnz. 6
- StifteAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- SchälchenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Catering
- Kassenbox
- PreislisteAnz. 6
- SpeisekartenAnz. 6
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Kasten
- TaschenlampenAnz. 3
- KabelmattenAnz. 8
Tipps
- Plane den Lageplan erst, wenn die Ausstellerdaten geprüft sind. Weise jedem Stand eine feste Fläche zu und berücksichtige Strombedarf, Tische, Kleiderständer sowie ausreichend breite Wege.
- Lege spätestens 7 Tage vor dem Markt fest, welche Zahlungsarten akzeptiert werden. Teste jedes Bezahlgerät vor dem Aufbau und halte Verlängerungskabel sowie eine zweite Lösung für technische Ausfälle bereit.
- Schicke Ausstellern die Aufbauzeit, den Lade- und Entladebereich und ihre Standnummer mindestens 3 Tage vorher. So blockieren nicht alle Fahrzeuge gleichzeitig den Eingang.
- Bereite Namensschilder, Infotafeln und Wegweiser vor dem Veranstaltungstag vor. Bringe die Schilder an Kreuzungen und am Eingang an, nicht erst während die ersten Besucher eintreffen.
- Kühle Getränke frühzeitig und stelle Snacks, Tassen, Teller und Besteck an einem festen Versorgungspunkt bereit. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person, wenn kein Verkauf vorgesehen ist.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen sollten Ort und Datum feststehen, danach folgen Künstleranfragen, Anmeldungen, Standplanung und Werbung.
- Wie viele Aussteller passen auf einen Kunstmarkt?
- Das hängt von der verfügbaren Fläche und der Standgröße ab. Plane pro Aussteller zusätzlich zur Standfläche breite Besucherwege, Sitzplätze und einen Bereich für Lade- und Entladevorgänge ein; erst danach steht die realistische Teilnehmerzahl fest.
- Wann sollte man Künstler für einen Kunstmarkt einladen?
- Lade Künstler etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin ein und setze eine klare Anmeldefrist. Prüfe anschließend Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und besondere Anforderungen, bevor du die Stände einteilst.
- Was muss am Tag des Kunstmarkts zuerst passieren?
- Öffne die Location zuerst für Lieferung und Aufbau und halte den Ladebereich frei. Stelle danach Tische, Stühle und Marktstände auf, prüfe Strom und Bezahlgeräte und öffne erst dann den Besuchereingang.
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