Organiser un marathon étudiant, étape par étape

Un marathon étudiant se prépare d’abord comme un projet de circulation et de sécurité, puis comme une course. Commence par fixer la date, le parcours et les lieux de départ et d’arrivée avant d’ouvrir les inscriptions. Les autorisations, les bénévoles et les points d’eau doivent être verrouillés assez tôt. Ensuite, coordonne les participants, le balisage, le chronométrage et l’accueil pour éviter les urgences la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
2
Demander les autorisations
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
4
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
11
Vérifier l’itinéraire sur la carte
2 personnes
12
Définir les points d'eau
2 personnes
13
Établir la liste de contacts médicaux
14
Clôturer la liste des participants
2 personnes
15
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
16
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
17
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
18
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
19
Commander le catering
2 personnes
20
Vérifier le matériel
3 personnes
21
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Trier les dossards
3 personnes
25
Charger les panneaux d'itinéraire
3 personnes

Événement

26
Balisage de la zone de départ
4 personnes
27
Monter les tentes
5 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
30
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
31
Installer les panneaux de parcours
8 personnes
32
Installer les bornes kilométriques
4 personnes
33
Mettre en place les points d’eau
6 personnes
34
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
35
Tester le système de sonorisation
2 personnes
36
Mettre en place le chronométrage
2 personnes
37
Inscrire les bénévoles
2 personnes
38
Briefer les bénévoles
3 personnes
39
Distribuer les numéros de départ
5 personnes
40
Aménager le vestiaire
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Accueillir les participants
3 personnes
43
Faire le briefing de départ
2 personnes
44
Encadrer le coup de départ
3 personnes
45
Tenir le poste de route
12 personnes
46
Distribuer de l'eau
8 personnes
47
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Encadrer l’arrivée
4 personnes
51
Remettre la médaille
3 personnes
52
Assurer la permanence de la salle de soins
3 personnes
53
Enregistrer les arrivants
2 personnes
54
Gérer le point de distribution des vêtements
2 personnes
55
Informer le public
2 personnes
56
Accompagner les derniers coureurs
3 personnes
57
Fermer l’arrivée
3 personnes

Suivi

58
Récupérer les panneaux indicateurs
6 personnes
59
Démonter les postes d’eau
5 personnes
60
Démonter les tentes
5 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Rassembler les déchets
5 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
5 personnes
65
Rapporter le matériel
3 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Publier les résultats
2 personnes
68
Envoyer des messages aux participants
2 personnes
69
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 30
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3

Matériel de sport

Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Médailles de finisherqté 180
Panneaux d’orientationqté 45
Bornes kilométriquesqté 22
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 40
Rubansqté 6
Arche d'arrivée
Ligne de départ
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 8
Cônesqté 30
Sacs de sportqté 20
Couvertures thermiquesqté 30

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Appareils de chronométrageqté 3
Talkies-walkiesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 220
Couvertsqté 220
Tasses à caféqté 120
Carafes d’eauqté 24

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Thermosqté 8
Jerricansqté 12
Verres doseursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Pompes désinfectantesqté 8
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par le parcours et les autorisations : prévois au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les accords nécessaires et vérifier chaque tronçon sur une carte. Ne réserve pas seulement le départ et l’arrivée : intègre aussi les zones de circulation et de secours.
Ouvre les inscriptions uniquement après avoir défini la capacité d’accueil et les besoins alimentaires. Clôture la liste des participants au moins 7 jours avant la course pour imprimer les dossards et répartir les bénévoles sans improviser.
Calcule les postes de bénévoles à partir du parcours : départ, arrivée, points d’eau, carrefours et zones sensibles. Envoie leurs consignes et leurs contacts médicaux 3 à 5 jours avant, puis distribue les talkies-walkies et le matériel sur place.
Prépare le balisage en deux temps : vérifie les panneaux, cônes, barrières et bornes kilométriques la veille, puis charge-les par zone dans le véhicule. Un panneau manquant à un carrefour peut désorienter les coureurs et mobiliser plusieurs personnes.
Ne garde pas la logistique de l’arrivée pour le dernier matin. Installe l’arche, la ligne d’arrivée, le chronométrage, la sonorisation et les médailles avant l’ouverture des inscriptions, et refroidis les boissons au moins 12 heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marathon étudiant ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer le parcours, demander les autorisations, réserver les lieux, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions sans précipitation.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un marathon étudiant ?: Ouvre-les dès que le parcours, la date et les conditions d’accueil sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Ferme la liste environ 7 jours avant pour attribuer les numéros et préparer les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Le nombre dépend du parcours, mais compte une équipe distincte pour chaque point d’eau, carrefour surveillé, zone de départ et zone d’arrivée, plus une réserve de 10 à 15 %. Prépare la répartition au moins 5 jours avant l’événement.
Quand installer le balisage et le matériel du marathon ?: Vérifie et trie tout le matériel la veille, puis installe le parcours suffisamment tôt le jour même pour laisser au moins 60 minutes de contrôle avant l’arrivée des coureurs. Teste le chronométrage, les talkies-walkies et la sonorisation avant l’ouverture.

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