Zo organiseer je een studentenmarathon
Begin met de datum, route en start- en finishlocatie; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Regel vergunningen en het verkeersplan voordat je deelnemers uitnodigt, en open daarna de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum. Werk vervolgens de vrijwilligersindeling, waterposten en medische contactlijst uit. In de laatste week controleer je routeborden, startnummers, tijdregistratie en materiaal. Plan de opbouw niet op het laatste moment: afzethekken, omroepinstallatie en routeborden moeten vóór de eerste loper klaarstaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
3 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
2 personen
- 3
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
- 4
Verkeersplan uitwerken
3 personen
- 5
Vrijwilligers werven
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Inschrijfformulier openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
- 11
Route op kaart controleren
2 personen
- 12
Waterposten bepalen
2 personen
- 13
Medische contactlijst maken
- 14
Deelnemerslijst sluiten
2 personen
- 15
Startnummers toewijzen
2 personen
- 16
Startnummers printen
2 personen
- 17
Routeborden voorbereiden
3 personen
- 18
Vrijwilligersinstructies schrijven
2 personen
- 19
Catering bestellen
2 personen
- 20
Materiaal controleren
3 personen
- 21
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Startnummers sorteren
3 personen
- 25
Routeborden laden
3 personen
Event
- 26
Startgebied afzetten
4 personen
- 27
Tenten opzetten
5 personen
- 28
Tafels opstellen
4 personen
- 29
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
- 30
Finishboog opzetten
4 personen
- 31
Routeborden plaatsen
8 personen
- 32
Kilometermarkeringen plaatsen
4 personen
- 33
Waterposten opbouwen
6 personen
- 34
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen
- 35
Omroepinstallatie testen
2 personen
- 36
Tijdregistratie instellen
2 personen
- 37
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
- 38
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 39
Startnummers uitgeven
5 personen
- 40
Garderobe inrichten
2 personen
- 41
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 42
Deelnemers welkom heten
3 personen
- 43
Startbriefing geven
2 personen
- 44
Startschot begeleiden
3 personen
- 45
Routepost bemannen
12 personen
- 46
Water uitdelen
8 personen
- 47
Tussentijden registreren
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
3 personen
- 49
Hapjes aanvullen
2 personen
- 50
Finish begeleiden
4 personen
- 51
Medaille uitdelen
3 personen
- 52
Herstelruimte bemannen
3 personen
- 53
Finishers registreren
2 personen
- 54
Kleding uitgiftepunt beheren
2 personen
- 55
Publiek informeren
2 personen
- 56
Laatste lopers begeleiden
3 personen
- 57
Finish sluiten
3 personen
Nazorg
- 58
Routeborden ophalen
6 personen
- 59
Waterposten afbreken
5 personen
- 60
Tenten afbreken
5 personen
- 61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
- 62
Afval verzamelen
5 personen
- 63
Servies afwassen
3 personen
- 64
Locatie schoonmaken
5 personen
- 65
Materiaal terugbrengen
3 personen
- 66
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 67
Uitslagen publiceren
2 personen
- 68
Deelnemersberichten versturen
2 personen
- 69
Verloren voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 30
- Statafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 180
- Veiligheidsspeldenaantal 400
- Finishmedaillesaantal 180
- Routebordjesaantal 45
- Kilometermarkeringenaantal 22
- Afzethekkenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 40
- Lintenaantal 6
- Finishboog
- Startlijn
- Klembordenaantal 12
- Stopwatchesaantal 8
- Pionnenaantal 30
- Sporttassenaantal 20
- Thermische dekensaantal 30
Apparatuur
- Omroepinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Tijdregistratie-apparatenaantal 3
- Portofoonsaantal 12
Verlichting
- Bouwlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterkannenaantal 24
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Jerrycansaantal 12
- Maatbekersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Desinfectiepompenaantal 8
- Toiletpapierhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route vroeg vast en loop haar daarna minstens één keer na. Controleer kruisingen, kilometermarkeringen en plekken voor waterposten; een routekaart alleen laat niet zien waar vrijwilligers slecht zicht hebben.
- Vraag vergunningen en maak het verkeersplan voordat je de uitnodigingen verstuurt. Neem daarin afzethekken, verkeerskegels en routebordjes mee, zodat je weet hoeveel materiaal op elk punt nodig is.
- Sluit de deelnemerslijst op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de marathon. Wijs daarna startnummers toe, print ze en verzamel dieetwensen voordat je catering definitief bestelt.
- Maak per waterpost een korte vrijwilligersinstructie met aankomsttijd, taak en contactpersoon. Test portofoons, tijdregistratie-apparaten en stopwatches uiterlijk de dag ervoor; lege powerbanks of ontbrekende kabels vallen anders pas bij de start op.
- Plan de opbouw met een aparte materiaalcontrole en een laadmoment voor routeborden. Zet finishboog, startlijn, omroepinstallatie, tafels en tenten eerst neer en controleer daarna verlichting, microfoons en stroomaansluitingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een studentenmarathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de route vastleggen, vergunningen aanvragen, locaties reserveren, vrijwilligers werven en de inschrijving openen. Houd de laatste 7 dagen vrij voor de deelnemerslijst, startnummers en materiaalcontrole.
- Wanneer moet je de inschrijving voor een studentenmarathon sluiten?
- Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de start. Dan heb je tijd om deelnemersinformatie te versturen, startnummers toe te wijzen, dieetwensen te verwerken en de catering te bestellen. Bij een grote groep is 10 tot 14 dagen extra werkruimte verstandiger.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een studentenmarathon?
- Maak minimaal één vrijwilliger per waterpost, kruising en belangrijke routeafslag en voeg een coördinator bij de start en finish toe. Plan daarnaast 10 tot 15 procent reserve, omdat uitval op de dag zelf vaak voorkomt.
- Wanneer controleer je het materiaal voor een studentenmarathon?
- Doe een volledige controle uiterlijk 2 dagen vooraf en test apparatuur nogmaals de avond ervoor. Controleer onder meer startnummers, veiligheidsspelden, routeborden, afzetmateriaal, portofoons, verlengkabels, stekkerdozen en tijdregistratie-apparaten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!