Organiser un Jour du Souvenir, étape par étape

Un Jour du Souvenir demande une préparation précise, car la cérémonie, le déplacement des participants et les temps d’accueil doivent s’enchaîner sans improvisation. Commencez par fixer la date et le programme, puis sécurisez le lieu, l’itinéraire et les autorisations. Les intervenants, musiciens, chorales, porte-couronnes et familles endeuillées doivent être contactés assez tôt. Gardez enfin du temps pour vérifier les noms, tester les microphones et organiser l’arrivée du matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et l’itinéraire
2 personnes
3
Demander les autorisations
4
Contacter les intervenants
5
Réserver les musiciens et les chorales
6
Inviter les porteurs de couronnes
7
Contacter les proches endeuillés
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier le programme en ligne
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Vérifier les textes et les noms
2 personnes
13
Commander des couronnes et des fleurs
14
Commander le catering
15
Coordonner le plan de circulation
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Consigner le contact de premiers secours
18
Tester la technique et les microphones
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Faire les courses
2 personnes
21
Récupérer les couronnes et les fleurs
2 personnes
22
Imprimer le programme
23
Préparer les badges nominatifs
24
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes

Événement

25
Inspecter le lieu
2 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Aménager l’espace d’accueil
3 personnes
28
Nettoyer le lieu commémoratif
2 personnes
29
Installer les couronnes et les fleurs
2 personnes
30
Mettre les drapeaux en berne
2 personnes
31
Installer les flèches d’itinéraire et les panneaux d’information
2 personnes
32
Raccorder le son et l’alimentation
2 personnes
33
Vérifier les lumières et les bougies
2 personnes
34
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes
37
Accueillir les intervenants
2 personnes
38
Accueillir les musiciens
2 personnes
39
Accueillir les invités
4 personnes
40
Distribuer le programme
3 personnes
41
Superviser le dépôt de la gerbe
3 personnes
42
Accompagner la musique et les discours
3 personnes
43
Observer deux minutes de silence
2 personnes
44
Animer la levée des couleurs et l’hymne national
2 personnes
45
Accompagner les invités à l’accueil
3 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Rassembler les déchets
2 personnes
51
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

52
Faire la vaisselle
3 personnes
53
Ranger le service traiteur
3 personnes
54
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
55
Enlever la décoration et les assiettes
2 personnes
56
Éteindre le son et l’éclairage
2 personnes
57
Nettoyer le lieu
4 personnes
58
Évacuer les déchets
2 personnes
59
Rapporter le matériel
3 personnes
60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
61
Ranger les courses restantes
2 personnes
62
Vérifier les couronnes et les fleurs
63
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 4
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pieds de microqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lanternesqté 8
Pilesqté 24

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 2
Mâts de drapeauxqté 2
Flèches de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 4
Nappesqté 6
Couronnesqté 4
Compositions floralesqté 6
Bougies commémorativesqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez les horaires de rassemblement, de déplacement, de cérémonie et de réception, puis partagez une version validée en ligne.
Demandez les autorisations et coordonnez la circulation plusieurs semaines à l’avance. Désignez aussi des bénévoles pour les intersections, l’accueil et l’orientation avec les flèches et panneaux.
Faites relire les textes, les noms et l’ordre des hommages par au moins deux personnes. Une erreur sur un nom gravé, imprimé ou annoncé est difficile à corriger le jour même.
Confirmez séparément les musiciens, chorales, intervenants et porte-couronnes, puis vérifiez leurs horaires d’arrivée. Prévoyez un contact unique capable de gérer les retards et les changements de dernière minute.
Testez les microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises sur le site avant le jour J, idéalement avec le programme complet. Contrôlez aussi la météo et préparez l’éclairage, les lanternes et les piles si la cérémonie se prolonge en soirée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer un Jour du Souvenir ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver les intervenants et musiciens, d’informer les familles et de confirmer le lieu et l’itinéraire.
Quand faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la cérémonie, dès que la date, le programme et le lieu sont confirmés. Demandez une réponse avant une date précise afin de prévoir les besoins alimentaires et l’accueil.
Quand commander les couronnes et les fleurs ?: Passez la commande au moins 3 semaines à l’avance et confirmez les quantités quelques jours avant. Organisez leur récupération le jour précédent ou suffisamment tôt le jour même pour contrôler les inscriptions et l’état des compositions.
Quand tester la sonorisation du Jour du Souvenir ?: Effectuez un premier test 7 à 10 jours avant, puis un dernier contrôle sur place le jour précédent ou au moins 2 heures avant le début. Testez chaque microphone, les haut-parleurs, la table de mixage et les alimentations.

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