Totengedenken organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Totengedenken braucht mehr als einen Termin und eine Gedenkminute. Lege zuerst Programm, Ort und Route fest, bevor du Genehmigungen, Mitwirkende und Einladungen organisierst. Danach folgen Anmeldungen, Texte, Blumen, Technik, Verpflegung und die Einteilung der Helfer. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Veranstaltungstag ein: Namen, Mikrofone, Wegweiser und die Anlieferung aller Materialien entscheiden darüber, ob die Feier würdevoll und ruhig abläuft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Ort und Route reservieren
2 Personen
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Referenten ansprechen
- 5
Musiker und Chöre festlegen
- 6
Kranzträger einladen
- 7
Angehörige kontaktieren
2 Personen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Programm online veröffentlichen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Texte und Namen kontrollieren
2 Personen
- 13
Kränze und Blumen bestellen
- 14
Catering bestellen
- 15
Verkehrsplan abstimmen
2 Personen
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
- 18
Technik und Mikrofone testen
2 Personen
- 19
Wettervorhersage prüfen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Kränze und Blumen abholen
2 Personen
- 22
Programm drucken
- 23
Namensschilder vorbereiten
- 24
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Event
- 25
Location inspizieren
2 Personen
- 26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 27
Empfangsbereich einrichten
3 Personen
- 28
Gedenkstätte reinigen
2 Personen
- 29
Kränze und Blumen bereitlegen
2 Personen
- 30
Flaggen auf Halbmast hängen
2 Personen
- 31
Wegweiser und Hinweisschilder aufstellen
2 Personen
- 32
Ton und Strom anschließen
2 Personen
- 33
Licht und Kerzen prüfen
2 Personen
- 34
Catering bereitstellen
3 Personen
- 35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 36
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 37
Referenten empfangen
2 Personen
- 38
Musiker empfangen
2 Personen
- 39
Gäste empfangen
4 Personen
- 40
Programm verteilen
3 Personen
- 41
Kranzniederlegung begleiten
3 Personen
- 42
Musik und Reden begleiten
3 Personen
- 43
Eine Schweigeminute begleiten
2 Personen
- 44
Zapfenstreich und Nationalhymne begleiten
2 Personen
- 45
Gäste zur Rezeption begleiten
3 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Toiletten kontrollieren
- 50
Abfall sammeln
2 Personen
- 51
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 52
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 53
Catering aufräumen
3 Personen
- 54
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 55
Dekoration und Schilder entfernen
2 Personen
- 56
Ton und Licht ausschalten
2 Personen
- 57
Location reinigen
4 Personen
- 58
Abfall entsorgen
2 Personen
- 59
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 60
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 61
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 62
Kränze und Blumen kontrollieren
- 63
Fotos und Dokumente archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- NotenständerAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LaternenAnz. 8
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- Niederländische FlaggenAnz. 2
- FahnenmastenAnz. 2
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 4
- TischdeckenAnz. 6
- KränzeAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 6
- GedenkkerzenAnz. 24
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TortenplattenAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllbeutelhalterAnz. 4
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- PutzeimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 4
- SicherheitswestenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Ort und Route. Genehmigungen und Absprachen mit Verkehrsplanung oder Veranstaltungsort können mehrere Wochen dauern.
- Kontaktiere Angehörige und Referenten, bevor du Einladungen verschickst. Lass Namen, Funktionen und Gedenktexte spätestens 10 Tage vor dem Termin von einer zweiten Person prüfen.
- Plane Musik und Redebeiträge mit einem genauen Zeitraster. Für jeden Programmpunkt sollte eine verantwortliche Person feststehen; zusätzlich brauchst du mindestens eine Person für Mikrofone und Lautsprecher.
- Prüfe die Strecke und den Veranstaltungsort 3 bis 5 Tage vorher bei Tageslicht. Kontrolliere Sitzplätze, Fahnen, Wegweiser, Beleuchtung, Stromanschlüsse und den Platz für Kränze und Blumen.
- Lege am Veranstaltungstag einen Aufbauplan mit Uhrzeiten fest. Technik sollte mindestens 90 Minuten vorher getestet werden, Kränze und Blumen müssen vor Beginn bereitstehen und Helfer brauchen klare Treffpunkte.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Totengedenken organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Ort und Route. Genehmigungen, Musik, Referenten und Verkehrsplanung solltest du in den ersten 2 bis 3 Wochen klären.
- Wann müssen die Einladungen zum Totengedenken verschickt werden?
- Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 10 Tage vorher, damit Sitzplätze, Verpflegung und besondere Ernährungswünsche eingeplant werden können.
- Wie lange vorher muss die Technik geprüft werden?
- Teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Kabel und Stromversorgung 3 bis 5 Tage vorher am Veranstaltungsort. Am Veranstaltungstag folgt ein zweiter Test mindestens 90 Minuten vor Beginn.
- Wann bestellt man Kränze und Blumen für ein Totengedenken?
- Bestelle Kränze und Blumen etwa 2 bis 3 Wochen vorher und bestätige die Abholung oder Lieferung spätestens 3 Tage vor der Feier. Prüfe am Vortag, ob Namen, Schleifen und Anzahl stimmen.
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