Organiser un festival pour enfants, étape par étape

Un festival pour enfants se prépare d’abord sur papier, puis sur le terrain. Commence par fixer la date, le programme et le lieu avant de réserver les fournisseurs ou d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à prévoir les besoins alimentaires, les animateurs, les jeux et les quantités de boissons. La dernière semaine, concentre-toi sur la météo, les livraisons et le matériel ; le jour J, installe les espaces avant l’arrivée des familles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Réserver les fournisseurs
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Publier le programme
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Répartir les animateurs d'activités
2 personnes
12
Confirmer les livraisons
13
Vérifier les prévisions météo
14
Faire les courses
3 personnes
15
Vérifier le matériel
2 personnes
16
Trier les jeux
2 personnes
17
Préparer les prix et les kits de bricolage
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
4 personnes
20
Inspecter le lieu
2 personnes
21
Recevoir les livraisons
2 personnes
22
Balisage du site
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer les tentes de fête
4 personnes
25
Installer les postes d'activité
5 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Raccorder le matériel audio
2 personnes
28
Disposer le matériel de bricolage
2 personnes
29
Installer le stand des prix
2 personnes
30
Monter le buffet traiteur
4 personnes
31
Installer les points de boissons
3 personnes
32
Vérifier les toilettes
33
Installer la trousse de premiers secours
34
Installer la table d'inscription
2 personnes
35
Briefing des bénévoles
2 personnes
36
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

37
Accueillir les visiteurs
4 personnes
38
Présenter le programme
39
Encadrer les activités pour enfants
8 personnes
40
Encadrer l’atelier bricolage
3 personnes
41
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
42
Servir les boissons
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
45
Encadrer les matchs
3 personnes
46
Animer le maquillage du visage
2 personnes
47
Assurer le programme musical
2 personnes
48
Enregistrer les gagnants des prix
49
Servir le repas
5 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Nettoyer les toilettes entre-temps
53
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
54
Rassembler les objets perdus
55
Effectuer le tour final du site
2 personnes

Suivi

56
Ranger le service traiteur
4 personnes
57
Trier les déchets
3 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Démonter les tentes de fête
4 personnes
63
Emballer le matériel
3 personnes
64
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
65
Retourner les matériels
2 personnes
66
Stocker les restes
2 personnes
67
Faire évacuer les déchets
68
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Tabouretsqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Gobelets pour enfantsqté 60
Assiettesqté 130
Assiettes pour enfantsqté 50
Couvertsqté 130
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes rechargeablesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Poêlesqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Décoration

Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Panneaux directionnelsqté 10
Badges nominatifsqté 120

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Cônesqté 30
Cerceauxqté 12
Cordes à sauterqté 12
balles souplesqté 20
Bacs à eauqté 4
Baguettes à bullesqté 20
Chemins de table pour tables de bricolageqté 6
Sets de crayons de couleurqté 20
Tabliersqté 12
Pinceauxqté 40
Bacs à peintureqté 12
Kits de maquillageqté 6
Paillettesqté 6
Prix et autocollantsqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 12
Poubelles d’extérieurqté 6
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Désinfectantqté 4
Trousse de premiers secours

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant de concevoir les invitations : indique les horaires des activités, l’ouverture des inscriptions et une date limite de réponse située au moins 7 jours avant le festival.
Vérifie les autorisations dès que le lieu est choisi. Pour un événement accueillant des enfants, prévois aussi un point d’inscription visible, un balisage lisible et une personne chargée de l’accueil.
Répartis les bénévoles par zone plutôt que seulement par activité : inscription, ateliers, jeux, boissons et surveillance. Prévois au moins une personne de remplacement pour chaque créneau d’activité.
Contrôle les livraisons et le matériel la veille : tentes, tables, chaises, haut-parleurs, microphone, rallonges, glacières et lampes rechargeables. Une vérification anticipée laisse le temps de remplacer ce qui manque.
Prépare les boissons et les en-cas séparément des activités. Refroidis les boissons avant l’ouverture, garde les portions prêtes dans des boîtes de conservation et installe les postes de bricolage uniquement après l’inspection du lieu.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival pour enfants ?: Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, vérifie les autorisations et fixe le programme ; garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les achats et la météo.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival pour enfants ?: Prévois au minimum 1 bénévole par poste d’activité et 1 personne à l’inscription. Ajoute 1 à 2 remplaçants pour couvrir les pauses, les retards et les imprévus.
Quand envoyer les invitations pour un festival pour enfants ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant l’événement, puis fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités.
Que préparer la veille d’un festival pour enfants ?: La veille, confirme les livraisons, vérifie les prévisions météo, trie les jeux, prépare les prix et les kits de bricolage, puis refroidis les boissons. Réserve le jour J à l’installation et à l’accueil plutôt qu’aux préparatifs de dernière minute.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.