Kinderfestival organisieren: So planst du den Tag
Ein Kinderfestival gelingt, wenn Programm, Gelände und Helfer früh genug zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ablauf und Ort fest, prüfe danach Genehmigungen und reserviere benötigte Lieferanten. Erst wenn Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen, planst du Verpflegung und Materialmengen zuverlässig. Am Veranstaltungstag brauchst du klare Zuständigkeiten: Anmeldung, Aktivitätsposten, Aufsicht, Aufbau und Lieferungen dürfen nicht an einer einzigen Person hängen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Lieferanten reservieren
- 5
Einladungen gestalten
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Programm veröffentlichen
- 10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 11
Aktivitätsbetreuer einteilen
2 Personen
- 12
Lieferungen bestätigen
- 13
Wettervorhersage prüfen
- 14
Einkaufen gehen
3 Personen
- 15
Materialien prüfen
2 Personen
- 16
Spiele sortieren
2 Personen
- 17
Preise und Bastelsets bereitlegen
2 Personen
- 18
Getränke kühlen
2 Personen
- 19
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 20
Location inspizieren
2 Personen
- 21
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 22
Gelände absperren
3 Personen
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 25
Aktivitätsposten einrichten
5 Personen
- 26
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 27
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 28
Bastelmaterial auslegen
2 Personen
- 29
Preise-Stand aufbauen
2 Personen
- 30
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
- 31
Getränkestationen einrichten
3 Personen
- 32
Toiletten kontrollieren
- 33
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
- 34
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
- 35
Freiwillige einweisen
2 Personen
- 36
Letzte Sicherheitsrunde gehen
2 Personen
Event
- 37
Besucher empfangen
4 Personen
- 38
Programm vorstellen
- 39
Kinderaktivitäten betreuen
8 Personen
- 40
Kreativtisch betreuen
3 Personen
- 41
Spielmaterial auffüllen
2 Personen
- 42
Getränke servieren
3 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Snacks servieren
4 Personen
- 45
Wettkämpfe begleiten
3 Personen
- 46
Gesichtsbemalung betreuen
2 Personen
- 47
Musikprogramm organisieren
2 Personen
- 48
Preisträger registrieren
- 49
Mahlzeit servieren
5 Personen
- 50
Buffet auffüllen
3 Personen
- 51
Mülleimer leeren
2 Personen
- 52
Toiletten zwischendurch reinigen
- 53
Verabschiedung der Besucher begleiten
3 Personen
- 54
Fundsachen sammeln
- 55
Abschlussrunde des Geländes durchführen
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Catering aufräumen
4 Personen
- 57
Abfall trennen
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle abwischen
3 Personen
- 60
Location reinigen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
3 Personen
- 62
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 63
Materialien einpacken
3 Personen
- 64
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
- 65
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 66
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
- 67
Abfall abtransportieren lassen
- 68
Fundgegenstände registrieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 80
- BiertischeAnz. 6
- Anmeldetisch
- HockerAnz. 10
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KinderbecherAnz. 60
- TellerAnz. 130
- KindertellerAnz. 50
- BestecksetsAnz. 130
- KaffeetassenAnz. 40
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Wiederaufladbare LampenAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- PfannenAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltedosenAnz. 12
Dekoration
- BallonsAnz. 200
- BallonpumpeAnz. 2
- WimpelkettenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- Wegweiser-SchilderAnz. 10
- NamensschilderAnz. 120
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 6
- KegelAnz. 30
- ReifenAnz. 12
- SpringseileAnz. 12
- weiche BälleAnz. 20
- WasserbehälterAnz. 4
- SeifenblasenstäbeAnz. 20
- BasteltischläuferAnz. 6
- BuntstiftsetsAnz. 20
- SchürzenAnz. 12
- PinselAnz. 40
- FarbschalenAnz. 12
- GesichtsmalsetsAnz. 6
- GlitzerAnz. 6
- Preise und StickerAnz. 150
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Mülleimer für den AußenbereichAnz. 6
- BesenAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- DesinfektionsmittelAnz. 4
- Erste-Hilfe-Koffer
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane das Programm in Blöcken von 30 bis 45 Minuten und veröffentliche es spätestens 10 bis 14 Tage vorher. So können Familien ihren Besuch planen und du erkennst früh, ob einzelne Aktivitätsposten zu voll werden.
- Teile für jeden Aktivitätsposten mindestens eine verantwortliche Person ein und plane zusätzlich 15 bis 20 Prozent Reserve bei den Helfern ein. Kurzfristige Ausfälle, Pausen und die Betreuung am Anmeldetisch werden sonst schnell zum Engpass.
- Prüfe Genehmigungen, Absperrungen und Stromanschlüsse mindestens vier Wochen vor dem Festival. Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mikrofon und wiederaufladbare Lampen solltest du anschließend vor Ort testen, nicht erst beim Aufbau.
- Kläre Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vorher. Für Getränke kannst du im ersten Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Portionen pro Kind rechnen; Kinderbecher, Kinderteller und Servierschalen werden dabei oft vergessen.
- Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und besichtige das Gelände am Vortag. Stelle Partyzelte, Tische und Stühle erst nach der Sicherheitsprüfung auf und halte einen trockenen Platz für Snacks, Bastelsets und Preise bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man ein Kinderfestival organisieren?
- Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Genehmigungen, Lieferanten und Helfer sollten spätestens vier Wochen vor dem Termin geklärt sein.
- Wie viele Helfer braucht ein Kinderfestival?
- Plane pro Aktivitätsposten mindestens eine betreuende Person und zusätzlich 15 bis 20 Prozent Reserve ein. Für Anmeldung, Verpflegung, Lieferungen und Aufsicht brauchst du weitere feste Zuständigkeiten.
- Wie viel Getränke braucht man für ein Kinderfestival?
- Rechne in der ersten Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Kind und stelle danach regelmäßig Wasser nach. Kühltaschen, Kinderbecher und ein eigener Nachfüllplatz sollten vor Beginn bereitstehen.
- Was muss man bei schlechtem Wetter für ein Kinderfestival vorbereiten?
- Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und entscheide spätestens am Vortag über Zelte oder eine Ausweichfläche. Schütze Snacks, Bastelmaterial und Technik vor Regen und teste Beleuchtung sowie Stromanschlüsse erneut.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!