Organiser un festival de quartier, étape par étape

Un festival de quartier se prépare d’abord sur papier, avant de réserver le moindre matériel. Commencez par fixer la date, le programme et l’emplacement, puis vérifiez les autorisations et les besoins des riverains. Les inscriptions, les artistes, les fournisseurs et les bénévoles doivent ensuite avancer avec un calendrier partagé. La dernière semaine sert surtout à confirmer les stocks, préparer les repas, refroidir les boissons et transformer le plan du terrain en consignes simples.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
3
Demander les autorisations nécessaires
4
Inviter les riverains
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Réserver les artistes et les activités
2 personnes
8
Faire les réservations pour le matériel
9
Confirmer les accords avec les fournisseurs
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Finaliser le programme
3 personnes
13
Élaborer le plan
2 personnes
14
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
15
Envoyer les informations aux visiteurs
16
Rappeler les riverains
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
19
Commander les courses
2 personnes
20
Récupérer le matériel
3 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Créer des étiquettes pour les régimes alimentaires
25
Trier les matériaux
3 personnes
26
Préparer les outils
2 personnes
27
Contrôler le site
2 personnes
28
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
29
Installer les tentes de fête
6 personnes
30
Installer les tables
4 personnes
31
Installer les chaises
4 personnes
32
Installer les tables de buffet
3 personnes
33
Dégager la zone du podium
3 personnes
34
Installer le matériel sonore
3 personnes
35
Recouvrir les points d'alimentation électrique en toute sécurité
2 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
38
Installer le comptoir d'information
2 personnes
39
Préparer la trousse de premiers secours
40
Installer les poubelles
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Tester les microphones
2 personnes
46
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
47
Accueillir les bénévoles
2 personnes
48
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Annoncer le programme
51
Tenir le stand d’information
2 personnes
52
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
53
Encadrer les activités de jeux
3 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Encadrer le programme musical
2 personnes
57
Servir les boissons
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
62
Vérifier les toilettes entre-temps
63
Garder les plats diététiques à part
64
Annoncer les spectacles
65
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
66
Couper la musique
2 personnes

Suivi

67
Effectuer le premier tour des déchets
4 personnes
68
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
69
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
70
Rassembler le matériel de jeu
3 personnes
71
Retirer la décoration
4 personnes
72
Démonter les tentes de fête
6 personnes
73
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
74
Collecter et trier les déchets
4 personnes
75
Nettoyer le site
5 personnes
76
Laver la vaisselle et le matériel
4 personnes
77
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
78
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
79
Retourner le matériel
3 personnes
80
Ranger les courses restantes
2 personnes
81
Remettre le lieu en état
2 personnes
82
Rassembler les objets trouvés
83
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 4
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 6
Pinces de nappeqté 24
Nappes de pique-niqueqté 10
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 2
Bureau d’information
Table de caisse
Boîtes de rangementqté 12
Chariots de transportqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Catering

Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Tableaux noirs décoratifsqté 6
Marqueurs craieqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 12
Flèches de signalisationqté 12
Braceletsqté 250
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 30
Ruban adhésifqté 12
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Barbecueqté 2
Pinces à barbecueqté 4
Bouteilles de gazqté 2
Pains de glaceqté 30
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Boîtes à outilsqté 2
Maillet en caoutchoucqté 2
Mètres rubansqté 2
Niveaux à bulleqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Pinces de cuisineqté 3
Carafes de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Poêlesqté 4
Plaques de fourqté 6
Gants de cuisineqté 4
Gants de coupeqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Sacs isothermesqté 10
Étiquettes pour alimentsqté 200

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 3
Poubellesqté 12
Autocollants pour poubellesqté 24
Chiffons de nettoyageqté 24
Balais à mainqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6
Pilesqté 24

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Cônesqté 20
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Poufsqté 12
Set de lancer d’anneauxqté 2
Tables de jeu de paletsqté 2
Cordes de tir à la cordeqté 2

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de contacter les artistes ou les fournisseurs. Prévoyez une version courte du programme : elle sera utile si la météo ou un retard impose des changements.
Traitez les autorisations très tôt, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Le plan du terrain doit préciser l’emplacement des tentes, des tables, de l’accueil, des activités et des passages.
Ne recrutez pas les bénévoles uniquement pour le jour J. Répartissez aussi les créneaux d’installation, de service, d’orientation et de rangement, puis envoyez le planning final au moins 3 jours avant.
Fermez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires avant de commander les courses. Préparez des étiquettes visibles pour les différents régimes afin d’éviter les questions au moment du buffet.
Faites une vérification complète 24 à 48 heures avant : météo, stocks, matériel récupéré, boissons à refroidir et informations envoyées aux visiteurs. Gardez un plan B pour les activités et l’aménagement sous les tentes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de quartier ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour coordonner les autorisations, les artistes, les fournisseurs et les bénévoles. Ajoutez une vérification finale 48 heures avant l’ouverture.
Quand demander les autorisations pour un festival de quartier ?: Déposez les demandes dès que la date et le site sont fixés, idéalement 6 semaines à l’avance. Certains délais varient selon la commune, alors ne réservez pas définitivement le programme avant d’avoir vérifié les règles applicables.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de quartier ?: Répartissez les bénévoles par créneaux et par missions plutôt que de compter uniquement les personnes présentes. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour l’orientation et une équipe distincte pour l’installation et le rangement.
Quand préparer les boissons et les repas ?: Faites les courses après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Préparez les en-cas la veille ou le matin même, et mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée des visiteurs.

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