So organisierst du ein Nachbarschaftsfest

Ein Nachbarschaftsfest gelingt, wenn du früh mit Datum, Geländeaufteilung und Genehmigungen beginnst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Programm und die Einteilung der freiwilligen Helfer. In den letzten Tagen zählen genaue Besucherzahlen, Ernährungswünsche, Material und ein wetterfester Aufbauplan. Dieses Vorgehen zeigt dir, in welcher Reihenfolge du die Vorbereitung angehst und welche Kleinigkeiten am Veranstaltungstag häufig fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
3 Personen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
3 Personen
3
Benötigte Genehmigungen einholen
4
Anwohner einladen
2 Personen
5
Anmeldungen öffnen
6
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
7
Künstler und Programmpunkte festlegen
2 Personen
8
Materialreservierungen vornehmen
9
Lieferantenabsprachen bestätigen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Programm finalisieren
3 Personen
13
Lageplan ausarbeiten
2 Personen
14
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
15
Besucherinformationen versenden
16
Anwohner erinnern
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Bestandsliste prüfen
2 Personen
19
Einkäufe bestellen
2 Personen
20
Material abholen
3 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
4 Personen
24
Etiketten für Ernährungswünsche erstellen
25
Materialien sortieren
3 Personen
26
Werkzeug bereitlegen
2 Personen
27
Gelände kontrollieren
2 Personen
28
Das Aufbauteam einweisen
2 Personen
29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
30
Tische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
4 Personen
32
Buffettische einrichten
3 Personen
33
Bühnenbereich freimachen
3 Personen
34
Tonanlage aufbauen
3 Personen
35
Stromanschlüsse sicher abkleben
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
4 Personen
37
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
38
Informationsstand einrichten
2 Personen
39
Erste-Hilfe-Koffer bereitlegen
40
Mülleimer aufstellen
2 Personen
41
Toilettenbereich prüfen
2 Personen
42
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
43
Buffet und Häppchen vorbereiten
4 Personen
44
Getränke kalt stellen
2 Personen
45
Mikrofone testen
2 Personen
46
Wegweiser aufstellen
2 Personen
47
Freiwillige empfangen
2 Personen
48
Letzte Sicherheitsrunde gehen
3 Personen

Event

49
Besucher begrüßen
3 Personen
50
Programm ankündigen
51
Informationsschalter besetzen
2 Personen
52
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
53
Spielaktivitäten betreuen
3 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Musikprogramm begleiten
2 Personen
57
Getränke servieren
3 Personen
58
Getränke nachfüllen
2 Personen
59
Buffet nachfüllen
3 Personen
60
Mülleimer leeren
2 Personen
61
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
62
Toilettenraum zwischendurch kontrollieren
63
Diätgerichte getrennt halten
64
Auftritte ankündigen
65
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
66
Musik abschalten
2 Personen

Nachbereitung

67
Erste Müllrunde durchführen
4 Personen
68
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
69
Tonanlage ausschalten
2 Personen
70
Spielmaterial sammeln
3 Personen
71
Dekoration entfernen
4 Personen
72
Partyzelte abbauen
6 Personen
73
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
74
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
75
Gelände reinigen
5 Personen
76
Geschirr und Materialien abwaschen
4 Personen
77
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
78
Geliehenes Material prüfen
2 Personen
79
Material zurückbringen
3 Personen
80
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
81
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
82
Fundsachen sammeln
83
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
BiertischeAnz. 6
StehtischeAnz. 6
TischdeckenhalterAnz. 24
Decken für PicknickAnz. 10
KleiderständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 2
Informationsstand
Kassatisch
AufbewahrungsboxenAnz. 12
TransportwagenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 120
MesserAnz. 150
GabelnAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischläuferAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
Dekorative KreidetafelnAnz. 6
KreidestifteAnz. 12
Willkommensschild
WegweiserAnz. 12
HinweispfeileAnz. 12
ArmbänderAnz. 250
NamensaufkleberAnz. 250
StifteAnz. 30
KlebebandAnz. 12
KabelbinderAnz. 200
SeilAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
GrillfestAnz. 2
GrillzangenAnz. 4
GasflaschenAnz. 2
KühlelementeAnz. 30
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6
WerkzeugkistenAnz. 2
GummihammerAnz. 2
MessbänderAnz. 2
WasserwaagenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
KüchenpinzettenAnz. 3
ServierkannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
PfannenAnz. 4
OfenblecheAnz. 6
OfenhandschuheAnz. 4
SchneidhandschuheAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 20
KühltaschenAnz. 10
LebensmitteletikettenAnz. 200

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
Mülleimer-AufkleberAnz. 24
PutzlappenAnz. 24
HandfegerAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6
BatterienAnz. 24

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
KegelAnz. 20
ReifenAnz. 8
SpringseileAnz. 8
SitzsäckeAnz. 12
Ringwurf-SetAnz. 2
SjoelbakkenAnz. 2
TauziehseileAnz. 2

Tipps

Lege Datum, Programm und die Aufteilung des Geländes zuerst fest. Plane dabei mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein, damit Genehmigungen, Programmpunkte und Materialreservierungen noch realistisch möglich sind.
Kläre Genehmigungen und Lieferantenabsprachen, bevor du die Nachbarschaft verbindlich einlädst. Verschicke die Einladung etwa 4 Wochen vorher und setze für Anmeldungen ein klares Enddatum.
Plane freiwillige Helfer nicht nur für den Aufbau ein. Teile mindestens drei Schichten ein: Aufbau, Betreuung während des Festes und Abbau; pro Schicht sollten mindestens 2 Personen klar verantwortlich sein.
Erfasse bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Zahl der Gäste spätestens 7 Tage vorher. Beschrifte passende Speisen und stelle dafür eigene Servierzangen oder Servierlöffel bereit.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und kontrolliere dann Bestandsliste, Einkäufe und Material. Getränke sollten am Festtag frühzeitig gekühlt werden; Wegweiser, Willkommensschild und Beleuchtung werden dagegen oft erst beim Aufbau vermisst.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Nachbarschaftsfest organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Geländeaufteilung und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Fest starten.
Wie viele Helfer braucht man für ein Nachbarschaftsfest?: Plane mindestens 2 verantwortliche Personen pro Schicht für Aufbau, Festbetrieb und Abbau ein. Bei rund 50 Gästen sind insgesamt 6 bis 8 Helfer eine praktikable Mindestgröße, wenn die Schichten wechseln.
Wann soll ich Getränke und Essen für ein Nachbarschaftsfest einkaufen?: Bestelle haltbare Einkäufe ungefähr 7 Tage vorher und erledige frische Einkäufe 1 bis 2 Tage vor dem Fest. Getränke kommen am Veranstaltungstag frühzeitig zum Kühlen, damit sie zum Beginn bereitstehen.
Was muss ich bei schlechtem Wetter für ein Nachbarschaftsfest tun?: Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, Sitzordnung und Schutz für Buffet und Technik. Informiere die Nachbarschaft spätestens 24 Stunden vorher, wenn sich Ort oder Ablauf ändern.

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