Organiser un festival de châteaux gonflables sans rien oublier

Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de réserver les châteaux gonflables. Le plan du site doit ensuite préciser les zones d’ancrage, les circulations, les sorties de secours, les toilettes et l’alimentation électrique. Les inscriptions servent à anticiper les besoins alimentaires, le nombre de bracelets et le renfort nécessaire. La veille, vérifiez la météo et transmettez à chaque bénévole un rôle précis ainsi que les consignes de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les exigences de permis
3
Réserver les structures gonflables
4
Réserver l’alimentation électrique
5
Réserver les toilettes
6
Vérifier l’assurance
7
Créer le plan du site
2 personnes
8
Définir des itinéraires de circulation sécurisés
2 personnes
9
Repérer les sorties de secours
2 personnes
10
Concevoir les invitations
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir le formulaire d’inscription
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Établir la répartition des bénévoles
17
Confirmer les fournisseurs
18
Vérifier les prévisions météo
19
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
20
Créer les règles de la maison pour les enfants
2 personnes
21
Imprimer le déroulé
22
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
23
Transmettre les besoins alimentaires
24
Préparer le briefing des bénévoles
25
Trier les bracelets
2 personnes
26
Acheter des décorations
2 personnes
27
Faire les courses
3 personnes
28
Récupérer les produits frais
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Rassembler le matériel
3 personnes
32
Charger le transport vers le site
4 personnes
33
Contrôler le site
3 personnes
34
Installer les barrières
4 personnes
35
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
36
Décharger les châteaux gonflables
6 personnes
37
Installer les structures gonflables
6 personnes
38
Ancrer les châteaux gonflables
4 personnes
39
Contrôler les châteaux gonflables
3 personnes
40
Installer les tables et les chaises
4 personnes
41
Installer les tentes de fête
4 personnes
42
Installer le bar et le buffet
3 personnes
43
Suspendre la décoration
3 personnes
44
Tester le système de sonorisation
2 personnes
45
Installer les panneaux d’information
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
2 personnes
47
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
48
Installer la caisse et l’enregistrement
2 personnes
49
Briefer les bénévoles
2 personnes
50
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

51
Accueillir les visiteurs
4 personnes
52
Cocher les inscriptions
2 personnes
53
Distribuer les bracelets
2 personnes
54
Encadrer les structures gonflables
6 personnes
55
Assurer la surveillance à l’entrée
2 personnes
56
Servir les boissons
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
60
Vider les poubelles
2 personnes
61
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
62
Inspecter les structures gonflables pendant l'événement
2 personnes
63
Assurer la musique et les annonces
64
Enregistrer les objets trouvés
65
Annoncer le dernier tour
66
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
4 personnes

Suivi

67
Désactiver les châteaux gonflables
4 personnes
68
Dégonfler les structures gonflables
4 personnes
69
Nettoyer les châteaux gonflables
4 personnes
70
Plier les châteaux gonflables
6 personnes
71
Recharger les châteaux gonflables
5 personnes
72
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
73
Démonter les tentes de fête
4 personnes
74
Ranger l'installation sonore
2 personnes
75
Rassembler la vaisselle
3 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Rassembler les déchets
3 personnes
78
Nettoyer le site
4 personnes
79
Rapporter le matériel
3 personnes
80
Retourner les matériels de location
2 personnes
81
Gérer les objets trouvés
82
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Ensembles de tables de bièreqté 6
Buffet du bar
Table de caisse

Matériel de sport

Châteaux gonflablesqté 4
Kits d’ancrageqté 4
Tapis de chuteqté 8
Cônesqté 20
Barrières de sécuritéqté 20
Fil de ligneqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Multiprisesqté 6
Groupe électrogène
Caisse
Terminal de paiement
Caisse d'espèces
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux des règles de la maisonqté 4
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez les châteaux gonflables, les kits d’ancrage, les tapis de chute et l’alimentation électrique plusieurs semaines à l’avance. Une structure peut nécessiter une puissance dédiée : vérifiez ce point avec le fournisseur avant de choisir les rallonges et multiprises.
Dessinez le plan du site avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des itinéraires séparés des zones de jeu, repérez les sorties de secours et gardez les barrières et les cônes disponibles pour modifier rapidement le périmètre.
Fermez les inscriptions quelques jours avant le festival, puis transmettez définitivement les besoins alimentaires aux fournisseurs. Triez les bracelets par catégorie ou par créneau dès que le nombre de participants est connu.
Répartissez les bénévoles par postes et organisez un briefing de 15 à 20 minutes avant l’ouverture. Donnez-leur les règles applicables aux enfants, la procédure en cas d’incident et la personne à appeler en priorité.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures puis 24 heures avant l’événement. Décidez à l’avance qui contacte le fournisseur, les familles et les bénévoles si le vent ou la pluie impose de déplacer ou d’annuler les structures.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de châteaux gonflables ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les structures, les toilettes, l’électricité et les fournisseurs avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand réserver les châteaux gonflables pour un festival ?: Réservez-les au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les structures adaptées à l’âge des enfants et les kits d’ancrage peuvent être indisponibles plus tôt pendant les périodes chargées.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartissez les bénévoles par fonction : accueil et bracelets, surveillance des jeux, circulation, restauration et coordination. Établissez la répartition au moins 7 jours avant et prévoyez un remplaçant pour chaque poste essentiel.
Quand vérifier la météo pour des châteaux gonflables ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une seconde 24 heures avant l’ouverture. Demandez au fournisseur quelles limites de vent et de pluie s’appliquent, puis communiquez toute décision aux participants sans attendre le jour même.

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