Organiser un entraînement d’escalade sans rien laisser au hasard

Un entraînement d’escalade se prépare d’abord sur le site, puis autour des participants, du matériel et de la sécurité. Réservez le lieu avant d’envoyer les invitations, afin de connaître les créneaux, les capacités et le matériel disponible. Ensuite, regroupez les inscrits par niveau et répartissez les instructeurs avant de construire le programme. Le jour J, prévoyez suffisamment de temps pour l’accueil, le contrôle du matériel, le briefing et l’échauffement avant de commencer les exercices.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le site d’escalade
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer les informations aux participants
6
Répartir les instructeurs
7
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
8
Collecter les autorisations des participants
9
Réserver le matériel de location
10
Vérifier le matériel d’escalade
2 personnes
11
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
12
Faire les courses
2 personnes
13
Imprimer les consignes de sécurité
14
Répartir les groupes de participants
15
Transporter le matériel
3 personnes
16
Préparer le matériel d’entraînement
3 personnes
17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
20
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

21
Accueillir les participants
2 personnes
22
Enregistrer la présence
23
Distribuer le matériel d'escalade
3 personnes
24
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
25
Animer l'échauffement
2 personnes
26
Démontrer les techniques d’escalade
2 personnes
27
Encadrer les tours d’escalade
4 personnes
28
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Encadrer le tour d’escalade final
3 personnes
31
Récupérer le matériel
3 personnes
32
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

33
Rassembler les déchets
2 personnes
34
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
35
Faire la vaisselle
2 personnes
36
Nettoyer le matériel d’escalade
2 personnes
37
Nettoyer l’espace
3 personnes
38
Faire sécher et ranger le matériel d’escalade
2 personnes
39
Retourner le matériel loué

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Harnais d'escaladeqté 22
Casques d’escaladeqté 22
Chaussures d’escaladeqté 22
Sacs de chauxqté 22
Chalk d’escaladeqté 4
Cordes d’escalade dynamiquesqté 6
Dispositifs d’assurageqté 12
Mousquetons de sécuritéqté 24
Bandes de brasqté 12
Sets d'escaladeqté 24
Disques de marquageqté 12
Bandes de résistanceqté 10
Tapis d’entraînementqté 12
Chronomètresqté 2
Presse-papiersqté 3
Stylosqté 12

Sécurité

Trousse de premiers secours
Couvertures de survieqté 4
Gants jetablesqté 2

Mobilier

Tablesqté 3
Chaisesqté 25
Bacs de rangementqté 6

Catering

Gobelets réutilisablesqté 30
Thermosqté 3
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 3
Assiettes réutilisablesqté 25
Couverts réutilisablesqté 25
Courses

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Serviettesqté 6

Conseils

Réservez le site et le matériel de location avant l’envoi des invitations. Demandez aussi les conditions d’annulation et la capacité maximale, car ces informations déterminent le nombre de participants accepté.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la séance. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, les autorisations et le niveau de chaque participant.
Répartissez les participants en groupes avant le jour J et attribuez chaque groupe à un instructeur. Évitez de faire cette organisation à l’arrivée : l’accueil et l’enregistrement prennent déjà du temps.
Contrôlez chaque harnais, casque, corde et dispositif d’assurage avant la séance, puis refaites un contrôle juste avant la première activité. Remplacez ou mettez de côté tout équipement douteux, même s’il n’est utilisé que pour un exercice court.
Prévoyez une marge d’au moins 30 minutes avant le début de l’entraînement pour installer les tables, refroidir les boissons, préparer les encas et effectuer le contrôle de sécurité. Gardez la trousse de premiers secours accessible pendant toute la séance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un entraînement d’escalade ?: Commencez idéalement 3 à 4 semaines à l’avance pour réserver le site, les instructeurs et le matériel. Fixez les inscriptions définitives 7 jours avant l’entraînement afin de finaliser les groupes et les besoins alimentaires.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant la séance. Rappelez ensuite l’heure d’arrivée, le lieu, les vêtements requis, les consignes de sécurité et la date limite pour signaler une absence.
Combien de temps prévoir pour l’accueil et le briefing de sécurité ?: Réservez environ 30 minutes avant le début des exercices : 10 à 15 minutes pour enregistrer les présences et distribuer le matériel, puis 10 à 15 minutes pour le briefing et les questions.
Quand vérifier le matériel d’escalade ?: Faites une première vérification la veille ou le matin même, puis un contrôle de sécurité juste avant l’utilisation. Comptez au moins 15 minutes pour examiner le matériel et écarter les équipements incomplets ou endommagés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.