Comment organiser un duathlon sans rien laisser au hasard

Un duathlon se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu, définir les parcours, obtenir les autorisations, puis ouvrir les inscriptions. La circulation, la zone de transition et le chronométrage demandent généralement le plus de coordination. Prévoyez aussi une équipe de bénévoles clairement répartie et un contrôle du parcours avant le départ. Ce guide vous aide à structurer les préparatifs, du premier repérage jusqu’à l’installation le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Déterminer les parcours vélo et course à pied
2 personnes
3
Demander l'autorisation du parcours
4
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
5
Prévoir des agents de circulation
6
Envoyer les invitations
7
Ouvrir les inscriptions
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
11
Envoyer les informations aux participants
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Attribuer les postes de circulation
2 personnes
14
Tester le chronométrage
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Imprimer la liste de départ
17
Rassembler le matériel de compétition
2 personnes
18
Remplir les glacières
2 personnes
19
Inspecter le parcours
3 personnes
20
Installer les panneaux de signalisation
4 personnes
21
Balisage du parcours
6 personnes
22
Monter les tentes de réception
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
25
Délimiter la zone de transition
4 personnes
26
Installer les râteliers à vélos
3 personnes
27
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
28
Installer des flèches le long du parcours
4 personnes
29
Installer le système de chronométrage
2 personnes
30
Tester le système de sonorisation
2 personnes
31
Installer le point d'eau
3 personnes
32
Installer le poste de premiers secours
2 personnes

Événement

33
Distribuer les dossards
3 personnes
34
Vérifier les vélos
2 personnes
35
Faire le briefing des participants
2 personnes
36
Remplir la zone de départ
3 personnes
37
Lancer le duathlon
4 personnes
38
Tenir les postes du parcours
10 personnes
39
Surveiller la zone de transition
3 personnes
40
Tenir le poste de ravitaillement en eau
3 personnes
41
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Distribuer des fruits et des snacks
2 personnes
44
Remettre les médailles aux finishers
2 personnes
45
Publier les classements intermédiaires
46
Accompagner le dernier participant
3 personnes
47
Préparer la remise des prix
3 personnes
48
Organiser la remise des prix
4 personnes
49
Autoriser le parcours
4 personnes
50
Vérifier les résultats
2 personnes
51
Publier les résultats
52
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

53
Vider les supports à vélos
3 personnes
54
Démonter le chronométrage
2 personnes
55
Rassembler le matériel du parcours
6 personnes
56
Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
57
Démonter les tentes de fête
4 personnes
58
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Faire la vaisselle
2 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Inventorier le matériel
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Supports à vélosqté 80
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Flèches de compétitionqté 40
Cônes de signalisationqté 80
Barrières de fouleqté 30
Ruban de balisageqté 10
Panneaux de zone de transitionqté 6
Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Médaillesqté 120
Chronomètresqté 6
Pompes à vélo de rechangeqté 4
Démonte-pneusqté 8
Outillage vélo de baseqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12
Cartes du parcoursqté 30
Presse-papiersqté 10

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 6
Système de sonorisation
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Système de pointage
Piles de rechangeqté 24
Mégaphonesqté 2

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Panneaux de signalisation pour les agents de circulationqté 10
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 8
Pince de serviceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Boîtes isothermesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les parcours et les autorisations : faites valider les tracés vélo et course à pied avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite un plan de circulation et des agents à chaque point où les concurrents croisent la circulation.
Envoyez les informations aux participants au moins 7 jours avant l’épreuve. Indiquez les horaires, le retrait des dossards, le fonctionnement de la zone de transition, les parcours et les éventuelles consignes alimentaires.
Testez le système de chronométrage plusieurs jours avant le départ, puis prévoyez une solution de secours avec chronomètres, piles et listes imprimées. Une batterie vide ou une imprimante inutilisable ne doit pas bloquer les résultats.
Attribuez chaque poste de bénévole avec un horaire et un moyen de communication. Distribuez les talkies-walkies et vérifiez les chargeurs avant l’installation, surtout pour les postes éloignés du départ.
Inspectez et balisez le parcours le jour de l’épreuve avant l’arrivée des participants. Installez les flèches, cônes, barrières et panneaux de transition, puis contrôlez que chaque changement de direction est visible depuis la trajectoire du coureur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un duathlon ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour une épreuve avec parcours sur route. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de recruter les bénévoles, d’ouvrir les inscriptions et de tester le chronométrage avant le jour J.
Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Lancez la demande dès que les parcours vélo et course à pied sont stabilisés, idéalement 8 semaines avant l’épreuve. Une modification tardive peut obliger à revoir le plan de circulation et les postes des agents.
Combien de bénévoles faut-il pour un duathlon ?: Pour une petite épreuve, prévoyez au minimum 1 bénévole par point de circulation, plus 2 à 4 personnes pour les inscriptions, la transition et l’arrivée. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour remplacer les absences le jour même.
Quand installer la zone de transition et le balisage ?: Délimitez la zone de transition et installez les supports à vélos avant l’arrivée des participants, généralement 2 à 3 heures avant le départ. Le balisage doit être terminé assez tôt pour permettre une inspection complète du parcours avant l’ouverture de la course.

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