Zo organiseer je een duatlon zonder verrassingen
Begin met de wedstrijdlocatie en het parcours voor fietsen en lopen. Pas daarna leg je vergunningen, verkeersmaatregelen en verkeersregelaars vast, omdat die keuzes bepalen hoeveel mensen en materialen je nodig hebt. Open vervolgens de inschrijving en werk toe naar een duidelijke deelnemersinformatie, startlijst en indeling van de wisselzone. Test de tijdregistratie vooraf en plan op de wedstrijddag extra tijd voor parcoursinspectie, afzettingen en het opbouwen van de inschrijf- en finishlocatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdlocatie reserveren
- 2
Fiets- en loopparcours bepalen
2 personen
- 3
Parcoursvergunning aanvragen
- 4
Verkeersplan uitwerken
2 personen
- 5
Verkeersregelaars vastleggen
- 6
Uitnodigingen versturen
- 7
Inschrijvingen openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Startnummers toewijzen
2 personen
- 11
Deelnemersinformatie versturen
- 12
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 13
Verkeersposten toewijzen
2 personen
- 14
Tijdregistratie testen
2 personen
- 15
Weersverwachting controleren
- 16
Startlijst afdrukken
- 17
Wedstrijdmaterialen verzamelen
2 personen
- 18
Koelboxen vullen
2 personen
- 19
Parcours inspecteren
3 personen
- 20
Verkeersborden plaatsen
4 personen
- 21
Parcours afzetten
6 personen
- 22
Partytenten opbouwen
4 personen
- 23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 24
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 25
Wisselzone uitzetten
4 personen
- 26
Fietsstellingen plaatsen
3 personen
- 27
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
- 28
Pijlen langs parcours plaatsen
4 personen
- 29
Tijdregistratie opbouwen
2 personen
- 30
Omroepinstallatie testen
2 personen
- 31
Drinkpost inrichten
3 personen
- 32
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Event
- 33
Startnummers uitdelen
3 personen
- 34
Fietsen controleren
2 personen
- 35
Deelnemersbriefing geven
2 personen
- 36
Startvak vullen
3 personen
- 37
Duatlon starten
4 personen
- 38
Parcoursposten bemannen
10 personen
- 39
Wisselzone bewaken
3 personen
- 40
Drinkpost bemannen
3 personen
- 41
Deelnemers finishen registreren
3 personen
- 42
Dranken bijvullen
2 personen
- 43
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
- 44
Finishers medailles geven
2 personen
- 45
Tussenstanden publiceren
- 46
Laatste deelnemer begeleiden
3 personen
- 47
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
- 48
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
- 49
Parcours vrijgeven
4 personen
- 50
Uitslagen controleren
2 personen
- 51
Uitslagen publiceren
- 52
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 53
Fietsstellingen leeghalen
3 personen
- 54
Tijdregistratie demonteren
2 personen
- 55
Parcoursmaterialen verzamelen
6 personen
- 56
Verkeersborden verwijderen
4 personen
- 57
Partytenten afbreken
4 personen
- 58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 59
Afval verzamelen
3 personen
- 60
Servies afwassen
2 personen
- 61
Locatie schoonmaken
4 personen
- 62
Materialen inventariseren
2 personen
- 63
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 64
Resultaten en foto's versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Fietsstellingenaantal 80
- Afvalbakkenaantal 6
Sportmateriaal
- Start- en finishboog
- Wedstrijdpijlenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 80
- Dranghekkenaantal 30
- Afzetlintaantal 10
- Wisselzonebordenaantal 6
- Startnummersaantal 120
- Startnummerbandenaantal 120
- Medaillesaantal 120
- Stopwatchesaantal 6
- Reservefietspompenaantal 4
- Bandenlichtersaantal 8
- Basis fietsgereedschapaantal 2
- Reserve binnenbandenaantal 12
- Parcourskaartenaantal 30
- Klembordenaantal 10
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Portofoonsaantal 12
- Mobiele opladersaantal 6
- Omroepinstallatie
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Tijdregistratiesysteem
- Reservebatterijenaantal 24
- Megafonenaantal 2
Verlichting
- Bouwlampenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 20
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Verkeersregelaarsbordenaantal 10
- Zaklampenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Herbruikbare bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 8
- Schenktangenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Isolatieboxenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het fiets- en loopparcours vroeg vast en vraag de parcoursvergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt. Een wijziging in het parcours kan namelijk ook je verkeersplan en inzet van verkeersregelaars veranderen.
- Maak de wisselzone logisch op basis van het aantal deelnemers: reserveer ruimte voor fietsstellingen, duidelijke wisselzoneborden en voldoende looproutes. Zet de zone vóór de start volledig uit, niet pas wanneer deelnemers arriveren.
- Plan de verkeersposten met portofoons en een actuele parcourskaart. Geef iedere verkeersregelaar één vaste post en zorg dat er een aanspreekpunt is voor meldingen tijdens de wedstrijd.
- Test het tijdregistratiesysteem vóór de wedstrijddag met een volledige proefstart. Leg ook reservebatterijen, mobiele opladers en stopwatches klaar; een storing vlak voor de start is anders lastig op te lossen.
- Werk met een terugtelplanning voor de wedstrijddag: controleer het weer, inspecteer het parcours, plaats verkeersborden en zet het parcours af voordat je de inschrijftafel opent. Vul koelboxen en bouw partytenten en de finishlocatie op vóór de eerste deelnemers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een duatlon organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met de locatie, het parcours en de parcoursvergunning. Open de inschrijving pas wanneer de verkeersmaatregelen, vrijwilligersindeling en deelnemersinformatie voldoende duidelijk zijn.
- Hoe maak je een verkeersplan voor een duatlon?
- Breng alle kruisingen, oversteekpunten en verkeersposten op een parcourskaart in kaart. Wijs per post minimaal één verkeersregelaar toe en deel het definitieve plan uiterlijk 1 tot 2 weken voor de wedstrijd met het team.
- Wanneer richt je de wisselzone van een duatlon in?
- Zet de wisselzone op de wedstrijddag minstens 2 uur voor de start uit. Plaats fietsstellingen en wisselzoneborden eerst, controleer daarna de looprichting en houd een vrije doorgang voor organisatie en hulpdiensten.
- Hoe test je tijdregistratie voor een duatlon?
- Doe uiterlijk 1 week vooraf een volledige test met start, tussenregistratie en finish. Herhaal op de wedstrijddag een korte controle vóór het openen van de inschrijving en leg stopwatches en reservebatterijen klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!