Organiser un défilé de carnaval : l’ordre des étapes

Un défilé de carnaval se prépare d’abord comme un déplacement collectif, puis comme une fête. Commencez par réserver l’itinéraire et le lieu, obtenir les autorisations et fixer les points de départ et d’arrivée. Ensuite, coordonnez les participants, les bénévoles, la circulation, le matériel et le catering. Les oublis les plus fréquents concernent les horaires précis, les informations d’assurance, les numéros de départ et le briefing sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver l’itinéraire et le lieu
2
Gérer les autorisations et les déclarations
3
Définir l'itinéraire du défilé
2 personnes
4
Définir le point de départ et d'arrivée
2 personnes
5
Inviter les participants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Réserver le catering
11
Réserver le matériel
12
Publier l’itinéraire et les horaires
13
Vérifier la liste des participants
2 personnes
14
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
15
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
16
Vérifier les informations d'assurance
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Vérifier le matériel du défilé
2 personnes
19
Rédiger les consignes de sécurité
20
Informer les participants
21
Briefer les bénévoles
2 personnes
22
Imprimer les dossards
23
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
24
Créer la playlist musicale
25
Préparer les décorations
3 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Vérifier les prévisions météo
30
Rappeler les participants

Événement

31
Balisage de la zone de départ
4 personnes
32
Délimiter la zone d'arrivée
3 personnes
33
Installer les tables et les tentes
5 personnes
34
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
35
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
36
Suspendre la décoration
4 personnes
37
Installer l’équipement sonore
2 personnes
38
Sécuriser l’alimentation et les câbles
2 personnes
39
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
40
Installer la table traiteur
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Accueillir les participants
4 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Vérifier les véhicules et les chariots
3 personnes
45
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
46
Encadrer le public le long du parcours
8 personnes
47
Faire partir le défilé
3 personnes
48
Encadrer le défilé
8 personnes
49
Assurer la musique pendant le défilé
2 personnes
50
Occuper les points de circulation
8 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Accompagner les participants vers la zone d’arrivée
3 personnes
55
Préparer la remise des prix
2 personnes
56
Animer la remise des prix
3 personnes
57
Encadrer le programme du soir
4 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Annoncer le dernier tour
60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

61
Retirer les décorations
4 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
63
Rassembler les barrières de chantier
4 personnes
64
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
65
Ramasser les déchets
5 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Nettoyer le matériel
3 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Supports pour nappesqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs de chantierqté 4

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 30
Ballonsqté 300
Ruban à ballonsqté 4
Guirlandes sans confettisqté 20
Masques décoratifsqté 12
Décoration de tableqté 8

Parcours et sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 30
Panneaux de directionqté 18
Panneaux indicateursqté 12
Ruban de signalisationqté 6
Gilets réfléchissantsqté 16
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Numéros de départqté 40
Supports pour cônesqté 30
Sangles d'arrimageqté 12
Attaches-câblesqté 200
Ruban gafferqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Assiettes réutilisablesqté 250
Couverts réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Carafes d’eauqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire et les autorisations avant d’inviter les participants. Publiez ensuite le parcours, les horaires, le point de départ et le point d’arrivée au moins 2 semaines à l’avance.
Attribuez un numéro de départ à chaque groupe et vérifiez la liste finale la veille. Imprimez quelques numéros supplémentaires pour les inscriptions corrigées ou les remplacements de dernière minute.
Prévoyez un bénévole pour chaque zone sensible du parcours et donnez-leur des gilets réfléchissants, des talkies-walkies et des consignes écrites. Faites un briefing collectif avant le départ, pas seulement un message dans un groupe de discussion.
Installez les barrières, cônes, rubans et panneaux de direction avant l’arrivée du public. Testez aussi les enceintes, microphones, rallonges et multiprises, car un problème électrique est difficile à résoudre une fois le cortège lancé.
Clôturez les inscriptions alimentaires plusieurs jours avant le défilé et transmettez les besoins au catering. Gardez une liste imprimée des participants, des bénévoles et des informations d’assurance sur le point de départ.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défilé de carnaval ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, la réservation de l’itinéraire, la circulation et le recrutement des bénévoles doivent être lancés en premier, car ces éléments prennent souvent le plus de temps.
Quand faut-il publier l’itinéraire et les horaires du défilé ?: Publiez-les au moins 2 semaines avant l’événement, puis renvoyez les informations 48 heures avant. Indiquez l’heure de rassemblement, le départ, l’arrivée, les éventuelles consignes de circulation et un contact le jour même.
Combien de bénévoles faut-il pour un défilé de carnaval ?: Comptez au minimum 1 bénévole par point de circulation ou zone à surveiller, plus 2 personnes au départ et 2 à l’arrivée. Ajoutez une personne référente pour coordonner les équipes avec les talkies-walkies.
Que faut-il vérifier la veille d’un défilé de carnaval ?: Vérifiez la liste des participants, les numéros de départ, les assurances, le matériel, les panneaux et les consignes de sécurité. Chargez les batteries externes et les talkies-walkies, puis confirmez l’horaire de livraison du catering et du matériel.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.