Organiser un défilé d’Halloween sans rien laisser au hasard

Un défilé d’Halloween se prépare d’abord comme un parcours, puis comme un moment convivial à l’arrivée. Commence par fixer le point de départ, l’itinéraire et le lieu d’arrivée avant de gérer les inscriptions ou la décoration. Les autorisations, la circulation et l’éclairage demandent souvent plus de délai que prévu. Ensuite, répartis les bénévoles, transmets les informations aux participants et prépare l’accueil avec soupe, sandwichs et encas.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et le lieu d’arrivée
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Inspecter le départ et l'arrivée
2 personnes
4
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
5
Recruter des bénévoles
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les bénévoles
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Vérifier les prévisions météo
12
Imprimer la carte d'itinéraire
13
Envoyer les informations aux participants
14
Vérifier le matériel
2 personnes
15
Tester l’éclairage
2 personnes
16
Créer la playlist musicale
17
Préparer le concours de costumes
2 personnes
18
Créer des panneaux de direction
2 personnes
19
Préparer la décoration
3 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Trier les courses non périssables
2 personnes
22
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
23
Préparer la soupe
3 personnes
24
Préparer les sandwichs et les garnitures
3 personnes
25
Préparer les en-cas
3 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Monter les tentes de réception
4 personnes
29
Installer le buffet
3 personnes
30
Suspendre la décoration
4 personnes
31
Installer les panneaux d'itinéraire
3 personnes
32
Installer les points lumineux le long du parcours
3 personnes
33
Installer le système de sonorisation
2 personnes
34
Installer la table d’inscription
2 personnes
35
Briefer les bénévoles
3 personnes
36
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

37
Accueillir les participants
4 personnes
38
Enregistrer les costumes
2 personnes
39
Distribuer les bracelets
2 personnes
40
Accompagner les enfants
6 personnes
41
Lancer la musique
42
Servir des boissons chaudes
3 personnes
43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Mettre en place le cortège
4 personnes
46
Expliquer l’itinéraire et les règles
2 personnes
47
Encadrer le défilé
10 personnes
48
Occuper les points de circulation
6 personnes
49
Encadrer les retardataires
2 personnes
50
Servir la soupe et les petits pains
4 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Juger le concours de costumes
3 personnes
53
Annonce des gagnants
2 personnes
54
Maquiller les enfants
3 personnes
55
Encadrer le photobooth
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Annoncer le dernier tour
58
Raccompagner les invités
4 personnes

Suivi

59
Débarrasser les plats et boissons
4 personnes
60
Retirer la décoration
4 personnes
61
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
62
Ranger l'éclairage
3 personnes
63
Retirer les panneaux d’orientation
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Démonter les tentes de fête
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Vérifier les restes
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Sécher et trier le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de buffetqté 4
Table d’inscription
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Bol à soupeqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Louchesqté 8
Loucheqté 4

Cuisine

Marmites à soupeqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Enceintes sans filqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Chargeurs mobilesqté 4
Piles de rechangeqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lanternes LEDqté 20
Lampes frontalesqté 12

Décoration

Courgesqté 20
Toiles d’araignée artificiellesqté 8
Araignées en plastiqueqté 40
Ballons d'Halloweenqté 100
Nappes noiresqté 8
Nappes orangeqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Mur photo
Prix des costumesqté 6
Panneaux d’orientationqté 16
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4
Kits de maquillageqté 6
Miroirs de maquillageqté 3
Pinceauxqté 24
Gel pailletéqté 12
Accessoires pour le photocallqté 20

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 8
Extincteursqté 2
Couvertures de survieqté 4

Catering

Courses
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Glacièresqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12
Cartes des allergènesqté 30
Étiquettes nominativesqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12

Conseils

Fixe l’itinéraire et le lieu d’arrivée avant d’envoyer les invitations. Vérifie ensuite les autorisations nécessaires et prévois une personne responsable du départ, de l’arrivée et des mesures de circulation.
Répartis les bénévoles par poste au moins quelques jours avant le défilé : accueil, orientation, circulation, concours de costumes et service à l’arrivée. Donne à chacun une heure de présence et une mission précise.
Ne te limite pas à vérifier la météo le matin même. Consulte les prévisions plusieurs jours à l’avance pour adapter les tentes, les vêtements, l’accueil et la préparation des aliments.
Teste l’éclairage et le son avant la tombée de la nuit. Les guirlandes LED, lanternes, lampes frontales, rallonges et enceintes doivent être installées puis essayées sur place, pas seulement sorties de leur emballage.
Prépare les produits non périssables séparément des produits réfrigérés. Mets ces derniers au frais dès les courses, puis organise la soupe, les sandwichs, les garnitures et les encas selon l’heure de service.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un défilé d’Halloween ?: Commence au moins 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de définir l’itinéraire, vérifier les autorisations, recruter les bénévoles, traiter les inscriptions et réserver le matériel.
Que faut-il vérifier avant un défilé d’Halloween dans la rue ?: Vérifie l’itinéraire, les points de départ et d’arrivée, les autorisations et les mesures de circulation. Fais une inspection sur place au plus tard la veille et transmets la carte ainsi que les consignes aux participants.
Combien de temps avant faut-il préparer la soupe et les sandwichs ?: Prépare la soupe assez tôt pour pouvoir la maintenir au chaud sans précipitation, puis prépare les sandwichs et les garnitures peu avant le service. Les produits réfrigérés doivent être mis au frais immédiatement après les courses.
Comment éclairer un défilé d’Halloween le soir ?: Teste tout l’éclairage avant la nuit et prévois plusieurs sources : guirlandes LED, lanternes et lampes frontales pour les personnes qui encadrent le parcours. Vérifie aussi les rallonges et multiprises avant l’arrivée des participants.

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