Einen Halloweenumzug Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Halloweenumzug entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Route, Start und Endlocation fest und kläre danach Genehmigungen sowie Verkehrsmaßnahmen. Anschließend planst du Helfer, Anmeldungen, Beleuchtung und die Informationen für Teilnehmende. Für den Abschluss brauchst du neben Dekoration auch eine belastbare Verpflegung mit Suppe, Brötchen, Snacks und warmen Getränken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Endlocation festlegen
2 Personen
2
Genehmigung und Meldungen prüfen
3
Start- und Zielpunkt prüfen
2 Personen
4
Verkehrsmaßnahmen abstimmen
2 Personen
5
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Reservierungen vornehmen
11
Wettervorhersage prüfen
12
Routenkarte drucken
13
Teilnehmerinformationen versenden
14
Materialien prüfen
2 Personen
15
Beleuchtung testen
2 Personen
16
Musik-Playlist erstellen
17
Kostümwettbewerb vorbereiten
2 Personen
18
Wegweiser erstellen
2 Personen
19
Dekoration vorbereiten
3 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Haltbare Lebensmittel sortieren
2 Personen
22
Kühlprodukte kühlen
2 Personen
23
Suppe vorbereiten
3 Personen
24
Brötchen und Toppings bereitstellen
3 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
28
Partyzelte aufbauen
4 Personen
29
Buffet aufbauen
3 Personen
30
Dekoration aufhängen
4 Personen
31
Wegweiser aufstellen
3 Personen
32
Lichtpunkte entlang der Route anbringen
3 Personen
33
Beschallungsanlage aufstellen
2 Personen
34
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
35
Freiwillige einweisen
3 Personen
36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

37
Teilnehmende empfangen
4 Personen
38
Kostüme registrieren
2 Personen
39
Armbänder verteilen
2 Personen
40
Kinder begleiten
6 Personen
41
Musik starten
42
Heiße Getränke servieren
3 Personen
43
Snacks servieren
3 Personen
44
Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Aufstellung für den Umzug
4 Personen
46
Route und Regeln erläutern
2 Personen
47
Umzug begleiten
10 Personen
48
Verkehrsposten besetzen
6 Personen
49
Zurückbleibende betreuen
2 Personen
50
Suppe und Brötchen servieren
4 Personen
51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
52
Kostümwettbewerb jurieren
3 Personen
53
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
54
Kinder schminken
3 Personen
55
Fotopunkt betreuen
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Letzte Runde ankündigen
58
Gäste verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

59
Essen und Getränke abräumen
4 Personen
60
Dekoration entfernen
4 Personen
61
Anlage ausschalten
2 Personen
62
Beleuchtung abbauen
3 Personen
63
Routenschilder entfernen
3 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
65
Partyzelte abbauen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Location reinigen
4 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen kontrollieren
2 Personen
70
Fundgegenstände registrieren
71
Materialien trocknen und sortieren
2 Personen
72
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
BiertischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BuffetischeAnz. 4
Anmeldetisch
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 150
SuppenschalenAnz. 120
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
SchöpflöffelAnz. 4

Küche

SuppenkesselAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
Kabellose LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Mobile LadegeräteAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 40

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 20
StirnlampenAnz. 12

Dekoration

KürbisseAnz. 20
Künstliche SpinnwebenAnz. 8
KunststoffspinnenAnz. 40
Halloween-LuftballonsAnz. 100
Schwarze TischdeckenAnz. 8
Orange TischdeckenAnz. 4
WimpelkettenAnz. 8
Fotowand
KostümpreiseAnz. 6
WegweiserAnz. 16
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
SchminksetsAnz. 6
SchminkspiegelAnz. 3
PinselAnz. 24
GlitzergelAnz. 12
Requisiten für den FotopunktAnz. 20

Sicherheit

WarnwestenAnz. 12
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2
NotfalldeckenAnz. 4

Catering

Einkäufe
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
LebensmittelbehälterAnz. 12
AllergiekärtchenAnz. 30
NamensaufkleberAnz. 150

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
PutzlappenAnz. 12

Tipps

Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Route, Zielort und Genehmigungen. Prüfe dabei nicht nur den Weg, sondern auch, ob am Ziel genügend Platz für Anmeldetisch, Buffet und Sitzgelegenheiten vorhanden ist.
Plane für etwa 20 bis 25 Teilnehmende mindestens eine eingeteilte Helferin oder einen eingeteilten Helfer ein. Eine Person sollte den Zug vorne begleiten, eine weitere am Ende bleiben und eine dritte am Ziel die Anmeldung oder Verpflegung übernehmen.
Teste Beleuchtung und Ton spätestens am Vortag vollständig. Rechne für Laternen, LED-Lichterketten und Lautsprecher mit Verlängerungskabeln und statte die Begleitung zusätzlich mit Stirnlampen aus.
Versende die Teilnehmerinformationen spätestens sieben Tage vor dem Umzug. Nenne darin Treffpunkt, Startzeit, Route, Endlocation, wetterfeste Kleidung und eine Telefonnummer für kurzfristige Änderungen.
Bereite die Verpflegung zeitversetzt vor: Haltbare Lebensmittel kannst du am Vortag sortieren, Kühlprodukte am Veranstaltungstag kühlen und die Suppe so einplanen, dass sie zum Eintreffen der ersten Gruppe warm ist. Für jede Person solltest du einen Becher und eine Suppenschale einplanen, plus etwa 10 Prozent Reserve.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Halloweenumzug anmelden?: Kläre Genehmigungen und Meldungen idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Bei öffentlichen Straßen oder nötigen Verkehrsmaßnahmen kann die Bearbeitung länger dauern; frage deshalb frühzeitig bei der zuständigen Stelle nach.
Wie viele Helfer braucht man für einen Halloweenumzug?: Plane mindestens drei feste Rollen ein: eine Person an der Spitze, eine am Ende und eine an der Zielstation. Bei mehr als 25 Teilnehmenden solltest du pro weitere 20 bis 25 Personen mindestens eine zusätzliche Begleitperson einteilen.
Was braucht man für die Beleuchtung beim Halloweenumzug?: Teste die Beleuchtung spätestens am Vortag und halte pro eingesetztem Stromanschluss ein passendes Verlängerungskabel bereit. Zusätzlich sind Stirnlampen für die Begleitung und LED-Laternen oder Lichterketten für dunkle Streckenabschnitte sinnvoll.
Wann sollte man die Verpflegung für den Halloweenumzug vorbereiten?: Sortiere haltbare Lebensmittel am Vortag und stelle Kühlprodukte am Veranstaltungstag rechtzeitig kalt. Die Suppe sollte so vorbereitet sein, dass sie mindestens 15 bis 30 Minuten vor dem Eintreffen am Ziel in den Suppenkessel oder Warmhaltebehälter umgefüllt werden kann.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.