Organiser un défi contre-la-montre sans perdre le fil

Commencez par définir le format : distance, catégories, ordre de départ et règles de classement. Réservez ensuite le lieu de départ et validez le parcours, car les autorisations de circulation peuvent prendre plusieurs semaines. Les inscriptions, les bénévoles et le chronométrage se préparent en parallèle, mais doivent être testés avant le jour J. Cette méthode vous aide à repérer les oublis qui bloquent souvent la course : signalisation, postes de circulation, dossards et informations envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Sélectionner le parcours
2 personnes
4
Demander l'autorisation du parcours
5
Demander des mesures de circulation
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Définir les membres du jury
12
Reconnaître le parcours
3 personnes
13
Consigner les risques sur le parcours
2 personnes
14
Répartir les postes de circulation
2 personnes
15
Établir l'ordre de passage
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants
17
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
18
Tester le chronométrage
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Imprimer la liste des participants
21
Préparer les dossards
2 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Remplir les glacières
2 personnes
24
Vérifier le matériel
3 personnes
25
Créer les panneaux de départ et d’arrivée
2 personnes

Événement

26
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
27
Mettre en place le parcours
6 personnes
28
Tenir les postes de circulation
8 personnes
29
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
30
Installer le système de chronométrage
2 personnes
31
Re-tester l’enregistrement du temps
2 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
33
Installer la table traiteur
2 personnes
34
Enregistrer les participants
3 personnes
35
Distribuer les dossards
2 personnes
36
Vérifier les vélos et les casques
2 personnes
37
Donner les consignes du parcours
2 personnes
38
Animer l'échauffement
39
Annoncer l'heure de départ
40
Faire démarrer les participants
3 personnes
41
Enregistrer les temps d’arrivée
3 personnes
42
Accueillir les finisseurs
2 personnes
43
Distribuer de l'eau
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Publier les classements intermédiaires
47
Vérifier les résultats
2 personnes
48
Préparer les prix
2 personnes
49
Assurer la remise des prix
3 personnes
50
Remercier les participants
51
Retirer les marquages du parcours
6 personnes

Suivi

52
Démonter le mobilier
4 personnes
53
Éteindre l’équipement
2 personnes
54
Collecter les déchets
4 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Nettoyer le lieu
4 personnes
57
Sécher et trier le matériel
2 personnes
58
Publier les résultats en ligne
59
Envoyer l’e-mail aux participants
60
Retourner le matériel loué
2 personnes
61
Archiver le chronométrage
62
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Poubellesqté 6
Barrières de fouleqté 20

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 40
Flèches de directionqté 50
Numéros de départqté 100
Porte-dossardsqté 100
Casques de rechangeqté 4
Pompes à vélo de rechangeqté 3
Kits d’outils pour véloqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Extincteursqté 2

Équipement

Systèmes de chronométrageqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Talkies-walkiesqté 10
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Chronomètresqté 4
Hotspot Wi-Fi mobile

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Distributeurs d'eauqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Présentoir des prix

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 12

Conseils

Bloquez le parcours au moins 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Faites une reconnaissance complète et notez chaque virage, zone dangereuse, croisement et endroit nécessitant un cône, une flèche ou une barrière.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le départ. Vous aurez ainsi le temps d’établir l’ordre de passage, d’imprimer les dossards et de traiter les besoins alimentaires.
Prévoyez un bénévole par poste de circulation, plus 2 personnes de réserve. Transmettez à chacun son emplacement, son horaire, son rôle et un moyen de communication au moins 3 jours avant la course.
Testez le système de chronométrage avec un départ et une arrivée fictifs au minimum 48 heures avant l’événement. Gardez des chronomètres de secours et une batterie externe si le réseau ou l’alimentation pose problème.
La veille, regroupez les dossards, la liste des participants, les panneaux, les trousses de premiers secours et le matériel vélo dans des caisses distinctes. Vérifiez aussi la météo et remplissez les glacières avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un défi contre-la-montre ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le départ, d’obtenir les autorisations du parcours, d’ouvrir les inscriptions et de recruter les bénévoles.
Quand faut-il demander l’autorisation du parcours ?: Faites la demande dès que le parcours est défini, de préférence 6 à 8 semaines avant l’épreuve. Les mesures de circulation et les éventuelles modifications peuvent demander plusieurs échanges.
Combien de bénévoles faut-il pour un contre-la-montre ?: Comptez au moins 1 bénévole par poste de circulation, puis ajoutez 2 personnes de réserve, une équipe d’accueil et une personne dédiée au chronométrage. Le nombre exact dépend du nombre de croisements et de participants.
Quand tester le chronométrage et envoyer les consignes ?: Testez le chronométrage 48 heures avant le départ et envoyez les informations aux participants 5 à 7 jours avant. Rappelez ensuite l’horaire individuel, le lieu, le parcours et les consignes la veille.

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