Zo organiseer je een tijdritchallenge
Begin niet met de startnummers of boodschappen, maar met het wedstrijdformat en het parcours. Leg daarna de startlocatie, vergunningen en verkeersmaatregelen vast; die bepalen hoeveel tijd je nog hebt voor de rest. Zodra de inschrijving loopt, werk je aan startvolgorde, jury, vrijwilligers en deelnemersinformatie. In de laatste week test je de tijdregistratie, controleer je materiaal en maak je een plan voor slecht weer, pech en onveilige plekken op de route.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
- 2
Startlocatie reserveren
- 3
Parcours selecteren
2 personen
- 4
Parcoursvergunning aanvragen
- 5
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Inschrijfformulier openen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Vrijwilligers werven
2 personen
- 11
Juryleden vastleggen
- 12
Parcours verkennen
3 personen
- 13
Risico's op de route vastleggen
2 personen
- 14
Verkeersposten indelen
2 personen
- 15
Startvolgorde opstellen
2 personen
- 16
Deelnemersinformatie versturen
- 17
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
2 personen
- 18
Tijdregistratie testen
2 personen
- 19
Weersverwachting controleren
- 20
Deelnemerslijst afdrukken
- 21
Startnummers voorbereiden
2 personen
- 22
Boodschappen doen
2 personen
- 23
Koelboxen vullen
2 personen
- 24
Materiaal controleren
3 personen
- 25
Start- en finishborden maken
2 personen
Event
- 26
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
- 27
Parcours uitzetten
6 personen
- 28
Verkeersposten bemannen
8 personen
- 29
Start- en finishzone opbouwen
6 personen
- 30
Tijdregistratie installeren
2 personen
- 31
Tijdregistratie opnieuw testen
2 personen
- 32
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 33
Cateringtafel inrichten
2 personen
- 34
Deelnemers registreren
3 personen
- 35
Startnummers uitdelen
2 personen
- 36
Fietsen en helmen controleren
2 personen
- 37
Parcoursinstructie geven
2 personen
- 38
Warming-up begeleiden
- 39
Starttijd omroepen
- 40
Deelnemers laten starten
3 personen
- 41
Finishtijden registreren
3 personen
- 42
Finishers opvangen
2 personen
- 43
Water uitdelen
2 personen
- 44
Dranken bijvullen
2 personen
- 45
Hapjes serveren
2 personen
- 46
Tussenstanden publiceren
- 47
Uitslag controleren
2 personen
- 48
Prijzen klaarzetten
2 personen
- 49
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 50
Deelnemers bedanken
- 51
Parcoursmarkeringen verwijderen
6 personen
Nazorg
- 52
Meubilair afbreken
4 personen
- 53
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 54
Afval inzamelen
4 personen
- 55
Servies afwassen
3 personen
- 56
Locatie schoonmaken
4 personen
- 57
Materiaal drogen en sorteren
2 personen
- 58
Uitslag online publiceren
- 59
Deelnemersmail versturen
- 60
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
- 61
Tijdregistratie archiveren
- 62
Verloren voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Afvalbakkenaantal 6
- Dranghekkenaantal 20
Sportmateriaal
- Verkeerskegelsaantal 40
- Routepijlenaantal 50
- Startnummersaantal 100
- Startnummerhoudersaantal 100
- Reservehelmenaantal 4
- Reservefietspompenaantal 3
- Fietsgereedschapssetsaantal 2
- Reservebinnenbandenaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Brandblussersaantal 2
Apparatuur
- Tijdregistratiesystemenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printers
- Portofoonsaantal 10
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 6
- Stopwatchesaantal 4
- Mobiele wifi-hotspot
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterdispensersaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Prijzendisplay
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Sponsjesaantal 12
Tips
- Leg het format uiterlijk 6 weken vooraf vast: individuele starts, startinterval, afstand, maximale startgroep en manier van klasseren. Zonder die keuzes kun je geen betrouwbare startvolgorde of deelnemersinformatie maken.
- Reserveer startlocatie en controleer vergunningen minimaal 8 weken vooraf. Plan daarna een volledige parcoursverkenning en noteer kruisingen, smalle passages en plekken waar verkeersposten of dranghekken nodig zijn.
- Sluit de inschrijving ongeveer 7 dagen voor de tijdrit. Gebruik de definitieve deelnemerslijst om startnummers, houders en een startvolgorde te maken; verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de start.
- Geef vrijwilligers een briefing van 30 minuten op de locatie. Deel verkeersposten, juryleden en portofoons vooraf in en spreek af hoe zij een onveilige situatie, lekke band of uitgevallen tijdregistratie melden.
- Test de tijdregistratie minstens 1 dag vooraf met laptop, printer, stopwatches en eventuele mobiele wifi. Controleer op de ochtend zelf ook stroom, verlenghaspels, powerbanks, reservebinnenbanden, fietspompen, EHBO-koffers en veiligheidshesjes.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een tijdritchallenge organiseren?
- Reken op minimaal 8 weken voorbereiding. In die periode moet je het parcours reserveren, vergunningen en verkeersmaatregelen regelen, vrijwilligers werven en de inschrijving openen.
- Wanneer moet ik het parcours voor een tijdrit verkennen?
- Verken het parcours uiterlijk 3 weken voor de start en nogmaals in de laatste week. Noteer risico’s, controleer de routepijlen en pas de verkeersposten aan als de situatie is veranderd.
- Wanneer maak je de startvolgorde voor een tijdritchallenge?
- Maak de definitieve startvolgorde ongeveer 5 dagen voor het evenement, zodra de inschrijving bijna gesloten is. Print de deelnemerslijst en startnummers daarna opnieuw nadat de laatste wijzigingen zijn verwerkt.
- Hoe test je tijdregistratie voor een tijdrit?
- Doe minimaal één volledige test uiterlijk de dag voor de start, inclusief start, finish, opslag en printen van uitslagen. Houd stopwatches en een opgeladen powerbank achter de hand voor een storing.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!