Organiser un contre-la-montre sans perdre le fil

Un contre-la-montre se prépare dans un ordre précis : le parcours et la date d’abord, puis les autorisations, la circulation et le chronométrage. Les inscriptions permettent ensuite de fixer les départs, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles. La veille, vérifiez la météo, les listes, les batteries et chaque kilomètre du parcours. Le jour J, installez les zones de départ et d’arrivée avant de déployer le balisage et le matériel de chronométrage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et la date
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
4
Réserver des agents de circulation
5
Réserver le chronométrage
6
Concevoir les dossards
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier la liste des participants
2 personnes
12
Établir l’ordre de départ
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Distribuer les consignes du parcours
15
Vérifier les prévisions météo
16
Imprimer les dossards et les listes
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Recharger les batteries
20
Inspecter le parcours
3 personnes
21
Mettre en place des mesures de circulation
6 personnes
22
Balisage des zones de départ et d’arrivée
4 personnes
23
Installer des flèches le long du parcours
4 personnes
24
Monter les tentes et les tables
5 personnes
25
Installer le système de chronométrage
3 personnes
26
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Trier les dossards
2 personnes
29
Refroidir les boissons
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
32
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
33
Vérifier le parcours une dernière fois
4 personnes

Événement

34
Ouvrir l’inscription
3 personnes
35
Accueillir les participants
3 personnes
36
Distribuer les dossards
2 personnes
37
Faire le briefing des participants
2 personnes
38
Annoncer l’ordre de départ
2 personnes
39
Faire partir les participants individuellement
3 personnes
40
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
41
Enregistrer les arrivants
3 personnes
42
Surveiller le parcours et les carrefours
8 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Vérifier les temps
2 personnes
46
Publier les résultats
2 personnes
47
Remettre les prix
3 personnes
48
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

49
Désactiver le chronométrage
2 personnes
50
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
51
Retirer les marquages du parcours
4 personnes
52
Démonter les tentes et les tables
5 personnes
53
Rassembler les déchets
4 personnes
54
Faire la vaisselle
2 personnes
55
Nettoyer le lieu
4 personnes
56
Rapporter le matériel
3 personnes
57
Retourner le matériel loué
2 personnes
58
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Kit de chronométrage
Mégaphone à mainqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Flèches de directionqté 40
Arche de départ
Arche d'arrivée
Panneaux STOPqté 8
Panneaux d'avertissementqté 12
Ceintures de dossardqté 120
Pompes à vélo de rechangeqté 2
Kits d'outilsqté 2
Chambres à air de rechangeqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Carafesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’itinéraire et la date, puis demandez les autorisations avant de réserver les agents de circulation. Sans plan de circulation validé, le balisage et les panneaux STOP risquent d’être installés trop tard.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour établir un ordre de départ fiable. Dès que les participants sont connus, vérifiez leurs coordonnées, leurs besoins alimentaires et le nombre de dossards à imprimer.
Réservez le chronométrage avant de finaliser les horaires. Prévoyez aussi un ordinateur portable, une imprimante, des rallonges, des multiprises et des batteries externes afin qu’un problème d’alimentation ne bloque pas les résultats.
Attribuez les bénévoles par zone plutôt que par tâche générale : départ, arrivée, carrefours et ravitaillement. Distribuez les consignes du parcours à l’avance et utilisez les talkies-walkies pour les points éloignés.
Inspectez le parcours avant l’installation, puis contrôlez les flèches, cônes, barrières et arches le matin même. Rechargez les batteries et rassemblez le matériel la veille ; les chambres à air, pompes et kits d’outils sont souvent oubliés jusqu’à la première panne.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un contre-la-montre ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour définir l’itinéraire, obtenir les autorisations, réserver le chronométrage et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les listes, la météo, l’impression et l’inspection du parcours.
Quand faut-il fermer les inscriptions pour un contre-la-montre ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant le départ. Ce délai permet de traiter les dernières demandes, établir l’ordre de départ, imprimer les dossards et répartir les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point de circulation ou zone sensible, plus une équipe dédiée au départ et à l’arrivée. Ajoutez 2 à 3 personnes de réserve pour remplacer une absence ou déplacer le balisage.
Quand installer le chronométrage et le balisage ?: Installez le système de chronométrage après avoir sécurisé les zones de départ et d’arrivée, généralement le matin du contre-la-montre ou la veille si le site est surveillé. Placez les flèches et les cônes après l’inspection finale, puis faites un contrôle complet avant le premier départ.

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