Organiser un contre-la-montre individuel, étape par étape

Un contre-la-montre individuel se prépare d’abord comme une opération de circulation et de chronométrage, puis comme une course. Commence par fixer le parcours et la date, réserver les zones de départ et d’arrivée, puis déposer les autorisations avec le plan de circulation. Les inscriptions, les groupes de départ et les consignes aux bénévoles viennent ensuite. La veille, vérifie le balisage, les vélos de réserve, les chronomètres et tout le matériel imprimé : ce sont les oublis qui retardent le plus souvent le premier départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et la date
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Déposer les autorisations et le plan de circulation
4
Recruter des agents de circulation et des bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les groupes de départ
2 personnes
10
Publier la liste de départ
11
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
12
Envoyer les informations aux participants
13
Imprimer les dossards et les cartes de chronométrage
2 personnes
14
Préparer le formulaire de résultats
15
Vérifier les prévisions météo
16
Faire les courses
2 personnes
17
Rassembler le matériel
3 personnes
18
Vérifier les vélos et le matériel de rechange
2 personnes
19
Trier les dossards
2 personnes
20
Donner des instructions aux chronométreurs
2 personnes
21
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
22
Inspecter le site
3 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
3 personnes
25
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
26
Installer la signalisation du parcours
4 personnes
27
Installer des barrières de circulation
4 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
29
Tester le chronométrage
3 personnes
30
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
31
Préparer le café et l’eau
2 personnes

Événement

32
Inscrire les bénévoles
2 personnes
33
Enregistrer les participants
3 personnes
34
Distribuer les dossards
2 personnes
35
Accompagner les participants vers le sas de départ
2 personnes
36
Exécuter la procédure de départ
3 personnes
37
Tenir les postes de circulation
8 personnes
38
Effectuer l’enregistrement à l’arrivée
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
2 personnes
41
Vérifier les résultats
2 personnes
42
Préparer les prix
2 personnes
43
Animer la remise des prix
3 personnes
44
Informer les participants du résultat
2 personnes
45
Autoriser le parcours
3 personnes

Suivi

46
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
47
Retirer la signalisation du parcours
4 personnes
48
Démonter les tentes, les tables et les chaises
4 personnes
49
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
50
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
51
Nettoyer le site et les sanitaires
3 personnes
52
Archiver les résultats et la liste des participants
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètresqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphone
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Numéros de départqté 100
Porte-dossardsqté 100
Vélos de réserveqté 2
Pompes à véloqté 3
Boîtes à outilsqté 2
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux de parcoursqté 20
Cônesqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 6

Sécurité

Barrières de circulationqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 15
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6

Organisation

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 10
Papier d’impressionqté 2
Enveloppes des prixqté 10

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 6
Prix et médaillesqté 10
Courses

Conseils

Dépose les autorisations et le plan de circulation plusieurs semaines avant l’épreuve : le délai dépend des autorités locales et ne se rattrape pas la veille. Prévois aussi des agents de circulation et des bénévoles affectés à des postes précis.
Ferme les inscriptions assez tôt pour répartir les groupes de départ et publier la liste. Imprime les dossards et les cartes de chronométrage avec une marge, puis trie-les dans l’ordre des départs.
Donne aux participants l’heure de convocation, leur numéro, le point de départ et les consignes de parcours au moins 3 jours avant l’épreuve. Indique clairement l’heure du premier départ et l’intervalle entre les coureurs.
Organise un briefing séparé pour les chronométreurs et les régulateurs de trafic avant l’ouverture. Teste les chronomètres, les talkies-walkies, le mégaphone et les batteries externes avant l’arrivée des participants.
Inspecte le parcours et la zone d’arrivée le jour précédent, puis refais un contrôle le matin même. Installe les cônes, panneaux, barrières et ruban de balisage avant de monter l’accueil, afin que la circulation soit sécurisée dès le premier coureur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un contre-la-montre individuel ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour une épreuve sur route, notamment pour obtenir les autorisations et recruter les bénévoles. Ajoute une semaine pour finaliser les inscriptions, les groupes de départ et le plan de circulation.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un contre-la-montre ?: Ferme-les idéalement 5 à 7 jours avant la course. Ce délai permet de traiter les besoins alimentaires, répartir les départs, publier la liste et imprimer les dossards sans travailler dans l’urgence.
Combien de bénévoles faut-il pour un contre-la-montre individuel ?: Pour une petite épreuve, compte au minimum 1 responsable, 2 personnes au chronométrage, 1 personne à l’accueil et 1 agent ou bénévole par point de circulation à sécuriser. Le nombre augmente selon la longueur du parcours et le nombre de carrefours.
Que faut-il vérifier la veille d’un contre-la-montre ?: Contrôle le parcours, les cônes, les panneaux, les barrières, les dossards, les chronomètres et les moyens de communication. Vérifie aussi les vélos de réserve, les pompes, les trousses de premiers secours, la météo et la disponibilité des batteries de rechange.

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