Organiser un concours scientifique, étape par étape

Un concours scientifique se prépare d’abord sur le papier : format, règles, critères d’évaluation et déroulé doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, il faut coordonner les participants, le jury, les salles, les essais et les bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent la sécurité, les besoins alimentaires, les branchements et le temps nécessaire aux délibérations. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux certificats et à la remise des prix.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le format de la compétition
2 personnes
2
Rédiger les règles du concours
2 personnes
3
Définir les critères du jury
3 personnes
4
Contacter les membres du jury
2 personnes
5
Créer le formulaire des participants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les équipes
2 personnes
10
Attribuer les numéros de départ
11
Élaborer le déroulé
2 personnes
12
Réserver les salles
13
Réserver la salle du jury
14
Réserver le catering
15
Vérifier les épreuves du concours
3 personnes
16
Tester les installations d’essai
3 personnes
17
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
18
Recruter des bénévoles
2 personnes
19
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
20
Préparer le briefing du jury
21
Rassembler les présentations
2 personnes
22
Créer des badges nominatifs
2 personnes
23
Créer des panneaux de direction
24
Commander les prix
25
Imprimer les certificats
2 personnes
26
Rappeler les participants
27
Faire les courses
2 personnes
28
Préparer le matériel de dégustation
3 personnes
29
Imprimer les listes d’inscription
30
Remplir les dossiers du concours
3 personnes
31
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Aménager les postes de compétition
4 personnes
35
Installer les tables du jury
2 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Tester la technique de présentation
2 personnes
38
Suspendre la décoration
2 personnes
39
Distribuer les supports d’essai
4 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Préparer le café et le thé
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Accueillir le jury
2 personnes
44
Enregistrer les participants
3 personnes
45
Distribuer les kits de départ
2 personnes
46
Assurer l’ouverture
2 personnes
47
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
48
Animer le tour de compétition
6 personnes
49
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
50
Surveiller le temps par manche
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
53
Vérifier les tables de travail
3 personnes
54
Animer le programme de la pause
2 personnes
55
Encadrer le tour de présentation
4 personnes
56
Rassembler les questions du jury
2 personnes
57
Collecter les scores
3 personnes
58
Faciliter la délibération du jury
3 personnes
59
Ouvrir le buffet
3 personnes
60
Préparer la remise des prix
2 personnes
61
Animer la remise des prix
3 personnes
62
Remettre les certificats
2 personnes
63
Prendre une photo de groupe
2 personnes
64
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger le matériel d'essai
4 personnes
68
Éteindre l’équipement
2 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Nettoyer les locaux
4 personnes
71
Vérifier les stocks
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Publier les résultats
74
Remercier les participants
75
Réexpédier les prix et certificats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 140
Tables du juryqté 4
Comptoir d'inscription
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 160
Assiettes à dessertqté 140
Couteauxqté 160
Fourchettesqté 160
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Chronomètresqté 12
Chronomètresqté 8
Balances numériquesqté 8
Thermomètresqté 8
Bouilloires sans filqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Verres doseursqté 12
Saladiersqté 12
Entonnoirsqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Réservoirs d’eauqté 6

Matériel de sport

Bacs de dégustationqté 100
Éprouvettes en plastiqueqté 24
Pipettes en plastiqueqté 100
Lunettes de sécuritéqté 60
Blouses de laboratoireqté 30
Gantsqté 120
Entonnoirs en plastiqueqté 24
Aimantsqté 40
Chronomètresqté 12

Décoration

Panneaux de dossardqté 24
Badges nominatifsqté 160
Nappesqté 24
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Panneaux d’orientationqté 20
Autocollants flèchesqté 40
Présentoirs de prixqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Machine à caféqté 2
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Présentoirs à étagesqté 6
Corbeilles à painqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Petites cuillères à caféqté 80
Carafesqté 8
Courses

Conseils

Commencez par verrouiller le format, les règles et les critères du jury au moins 6 semaines avant le concours. Sans ces éléments, le formulaire d’inscription et les invitations devront être corrigés plusieurs fois.
Réservez séparément la salle du concours et celle du jury, puis prévoyez une zone d’inscription avec tables, chaises et badges. Gardez au moins 30 minutes avant l’ouverture pour installer les panneaux de direction et tester le vidéoprojecteur, l’écran et le microphone.
Testez chaque épreuve avec les mêmes ordinateurs portables, rallonges, multiprises, balances numériques et thermomètres que le jour J. Faites cette répétition au plus tard la veille et remplacez immédiatement tout équipement instable ou manquant.
Donnez au jury un briefing écrit avant le début des présentations : ordre de passage, critères, durée et méthode de remise des résultats. Prévoyez aussi des chronomètres et une personne chargée de rappeler le temps restant afin d’éviter les retards en cascade.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de répartir les équipes et d’attribuer les numéros de départ. Confirmez le catering au moins 7 jours avant l’événement et vérifiez que les gobelets, tasses, assiettes et couverts correspondent au nombre attendu de participants et de bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours scientifique ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 premières semaines servent à définir le format, les règles et le jury ; les dernières sont consacrées aux inscriptions, aux essais techniques et au briefing.
Quand faut-il contacter le jury d’un concours scientifique ?: Contactez les membres du jury dès que les critères d’évaluation sont définis, idéalement 5 à 6 semaines avant le concours. Envoyez ensuite le déroulé et le briefing final au moins 3 jours avant les présentations.
Quand tester le matériel et les épreuves ?: Effectuez un test complet au plus tard la veille, dans la salle prévue pour le concours. Vérifiez chaque ordinateur, vidéoprojecteur, microphone, rallonge, multiprise, chronomètre, balance et thermomètre, plutôt que de faire un simple contrôle visuel.
Combien de temps prévoir pour les inscriptions le jour du concours ?: Réservez au moins 30 minutes avant le début officiel pour l’accueil, la remise des badges et l’attribution des numéros de départ. Ajoutez 10 à 15 minutes de marge si plusieurs équipes doivent déposer du matériel ou recevoir des consignes de sécurité.

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