Organiser un concours hippique sans rien laisser au hasard

Un concours hippique se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, le lieu et les épreuves avant d’ouvrir les inscriptions : le parcours, les horaires et le matériel en dépendent. Prévoyez ensuite les autorisations, les assurances, le stationnement des remorques et l’accueil des chevaux. Les dernières semaines servent à confirmer les engagés, répartir les bénévoles et vérifier la piste, les obstacles et la sonorisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Gérer les permis et les assurances
2 personnes
3
Définir les épreuves de la compétition
3 personnes
4
Définir le jury et l’organisation du concours
2 personnes
5
Créer le plan du parcours
2 personnes
6
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
7
Publier le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Répartir les emplacements
2 personnes
13
Élaborer un plan de stationnement pour les remorques
2 personnes
14
Faire les réservations pour le matériel
15
Créer le texte d’annonce et le programme du jour
2 personnes
16
Établir les listes de départ
2 personnes
17
Imprimer les dossards
2 personnes
18
Commander les prix et les rubans
19
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Rassembler le matériel et les outils
3 personnes
24
Vérifier le terrain et la chaussée
3 personnes
25
Déplacer et niveler la piste
3 personnes
26
Préparer les écuries et les paddocks
4 personnes
27
Tracer le parcours et le carré de dressage
4 personnes
28
Monter les obstacles de saut
5 personnes
29
Monter les tentes et les barrières
5 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer la table du jury et les inscriptions
2 personnes
32
Tester le son et les micros
2 personnes
33
Vérifier l'éclairage
2 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Préparer les prix et les dossards
2 personnes
36
Préparer le café et le thé
2 personnes
37
Remplir les glacières
2 personnes
38
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
39
Vérifier et approvisionner les toilettes
2 personnes

Événement

40
Ouvrir le bureau d’inscription
2 personnes
41
Inscrire les chevaux et les participants
3 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Accompagner les chevaux aux écuries
3 personnes
44
Autoriser le parcours
2 personnes
45
Annoncer l'ouverture
46
Encadrer les matchs
5 personnes
47
Enregistrer les résultats du jury
2 personnes
48
Assurer l’annonce et la musique
2 personnes
49
Informer sur l'accès et les visiteurs
2 personnes
50
Guider le stationnement des remorques
3 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Gérer les déchets et les tables
2 personnes
55
Contrôler la piste en cours de route
2 personnes
56
Contrôler les obstacles à intervalles réguliers
2 personnes
57
Préparer la remise des prix
3 personnes
58
Animer la remise des prix
4 personnes
59
Accompagner le départ des chevaux
3 personnes
60
Rassembler les objets trouvés
61
Clore l’administration de la compétition
2 personnes
62
Vérifier les chevaux et les écuries
2 personnes

Suivi

63
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Démonter le parcours et les obstacles
5 personnes
66
Démonter les tentes et les barrières
5 personnes
67
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
68
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Nettoyer les écuries et les paddocks
3 personnes
71
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
72
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Envoyer les résultats et les remerciements
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Table du juryqté 2
Tables hautesqté 8
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Obstacles de sautqté 12
Lettres de dressageqté 12
Barrières circulairesqté 80
Cônesqté 30
Poutres de solqté 12
Panneaux de numéros de parcoursqté 12
Râteliers à foinqté 20
Bacs à eau pour chevauxqté 20
Brouettesqté 4
Fourches à foinqté 4
Pellesqté 4
Râteaux de pisteqté 3
Éponges et seaux d'eauqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Porte-dossardsqté 50
Coupesqté 12
Rosettes et rubansqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Projecteurs de chantier LEDqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pinces de serviceqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs alimentairesqté 8

Nettoyage

Balaisqté 4
Raclettes de solqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Gantsqté 12
Pinces à déchetsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez les épreuves et le format du concours avant de publier le formulaire d’inscription. Les conditions de participation doivent préciser les catégories, les droits d’inscription, les horaires prévus et les documents demandés.
Dessinez le parcours plusieurs semaines à l’avance, puis contrôlez-le directement sur le terrain. Vérifiez la chaussée, nivelez la piste si nécessaire et numérotez les obstacles avant l’arrivée des participants.
Réservez le matériel dès que la date est confirmée : obstacles, lettres de dressage, barrières, cônes, râteliers à foin et bacs à eau peuvent manquer si vous attendez les dernières semaines.
Établissez le plan des remorques avant d’envoyer les informations finales. Prévoyez aussi des zones clairement séparées pour les chevaux, le public, les tables du jury et les tentes d’accueil.
Préparez les listes de départ, les dossards et les prix au moins 3 jours avant le concours. Testez la sonorisation avec les haut-parleurs, les microphones, la table de mixage et les rallonges avant l’ouverture du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours hippique ?: Prévoyez au moins 3 à 6 mois pour un concours avec plusieurs épreuves. Ce délai laisse le temps de régler les permis et assurances, réserver le matériel, ouvrir les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours hippique ?: Ouvrez généralement les inscriptions 6 à 8 semaines avant la date du concours. Fermez-les environ 10 à 14 jours avant afin de traiter les paiements, répartir les emplacements et établir les listes de départ.
Quand préparer le parcours d’un concours hippique ?: Préparez le plan du parcours 3 à 4 semaines avant l’événement, puis faites une vérification sur place au plus tard la veille. Le terrain, la chaussée, les obstacles et la signalétique doivent être contrôlés avant l’arrivée des chevaux.
Combien de bénévoles faut-il pour un concours hippique ?: Pour un concours de petite ou moyenne taille, prévoyez au minimum 10 à 15 bénévoles, en plus du jury et de l’équipe technique. Répartissez-les avant la dernière semaine entre l’accueil, le parking, la piste, la restauration et le rangement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.