Cómo organizar un concurso hípico sin dejar cabos sueltos

Un concurso hípico se organiza primero sobre el papel y después en la pista. Empieza fijando fecha y recinto, confirma permisos y seguros, y define las pruebas antes de abrir las inscripciones. A continuación coordina jurado, recorrido, boxes, aparcamiento de remolques y voluntarios. Durante la última semana, revisa participantes, dorsales, premios, material y programa; el día anterior, la pista y la logística deben estar listas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Gestionar permisos y seguros
2 personas
3
Definir las pruebas de la competición
3 personas
4
Establecer el jurado y la dirección del concurso
2 personas
5
Elaborar el diseño del recorrido
2 personas
6
Redactar las condiciones de participación
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Registrar las tasas de inscripción
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Distribuir los boxes
2 personas
13
Hacer el plan de aparcamiento para remolques
2 personas
14
Hacer reservas de material
15
Redactar el texto de anuncio y el programa del día
2 personas
16
Preparar las listas de salida
2 personas
17
Imprimir los dorsales
2 personas
18
Encargar premios y cintas
19
Enviar información a los participantes
2 personas
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Reunir el material y las herramientas
3 personas
24
Inspeccionar el recinto y la pista
3 personas
25
Arrastrar y nivelar la pista
3 personas
26
Preparar establos y paddocks
4 personas
27
Delimitar el recorrido y la pista de doma
4 personas
28
Montar los obstáculos de salto
5 personas
29
Montar las tiendas y las vallas
5 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar la mesa del jurado y la inscripción
2 personas
32
Probar el sonido y los micrófonos
2 personas
33
Comprobar la iluminación
2 personas
34
Colgar señalización
2 personas
35
Preparar los premios y dorsales
2 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Llenar las neveras portátiles
2 personas
38
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
39
Comprobar y abastecer los baños
2 personas

Evento

40
Abrir la oficina de inscripciones
2 personas
41
Inscribir a los caballos y participantes
3 personas
42
Repartir dorsales
2 personas
43
Acompañar a los caballos a los establos
3 personas
44
Abrir el recorrido
2 personas
45
Anunciar la apertura
46
Supervisar las competiciones
5 personas
47
Registrar los resultados del jurado
2 personas
48
Gestionar los anuncios y la música
2 personas
49
Informar sobre el acceso y a los visitantes
2 personas
50
Guiar el estacionamiento de los remolques
3 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Supervisar la basura y las mesas
2 personas
55
Revisar la pista a mitad de recorrido
2 personas
56
Comprobar los obstáculos entre medias
2 personas
57
Preparar la entrega de premios
3 personas
58
Coordinar la entrega de premios
4 personas
59
Acompañar la salida de los caballos
3 personas
60
Recoger objetos perdidos
61
Cerrar la administración de la competición
2 personas
62
Comprobar los caballos y los establos
2 personas

Seguimiento

63
Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
64
Recoger el catering
3 personas
65
Desmontar el recorrido y los obstáculos
5 personas
66
Desmontar carpas y vallas
5 personas
67
Desmontar mesas y sillas
4 personas
68
Recoger y retirar la basura
3 personas
69
Limpiar el recinto
4 personas
70
Limpiar establos y paddocks
3 personas
71
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
72
Limpiar y secar el material
3 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Enviar resultados y agradecimientos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesa del juradocant. 2
Mesas altascant. 8
Papeleracant. 8

Material deportivo

Obstáculos de saltocant. 12
Letras de domacant. 12
Vallado circularcant. 80
Conoscant. 30
Vigas de basecant. 12
Carteles con números del recorridocant. 12
Rastros de henocant. 20
Bebederos para caballoscant. 20
Carretillascant. 4
Horcascant. 4
Palascant. 4
Rastrillar la pistacant. 3
Cubos con esponjas y aguacant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Linternas de manocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Walkie-talkiescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 10

Decoración

Banderas de la competicióncant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Carteles del programacant. 4
Portadorsalescant. 50
Copas premiocant. 12
Rosetones y cintascant. 30

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Focos LED de obracant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4
Bandejas de comidacant. 8

Limpieza

Escobascant. 4
Limpiacristalescant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4
Guantescant. 12
Pinzas para residuoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra las condiciones de participación antes de publicar el formulario: incluye pruebas, horarios previstos, tasas, documentación exigida y fecha límite de inscripción. Deja al menos 7 días entre el cierre y el concurso para preparar listas y dorsales.
Diseña el recorrido después de confirmar las pruebas y las medidas disponibles. Numera los obstáculos, coloca las letras de doma o los conos necesarios y prepara una copia del plano para el jurado y otra para los participantes.
No esperes al día del concurso para organizar los boxes y los remolques. Asigna cada box cuando cierres las inscripciones y dibuja un plan de aparcamiento que separe entradas, salidas, caballos y público.
Asigna voluntarios con funciones concretas y horario de relevo: recepción, pista, boxes, aparcamiento, megafonía y atención a participantes. Prepara una lista de contactos y reúne micrófonos, altavoces, cables y regletas al menos el día anterior.
Inspecciona y nivela la pista antes de montar los obstáculos, y vuelve a comprobarla tras el primer uso. Deja preparados bebederos, cubos con agua, horcas, palas, carretillas y material para retirar rápidamente estiércol o barro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso hípico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, seguros, jurado y reservas de material suelen requerir más tiempo que la preparación del recinto; deja la última semana para cerrar inscripciones y logística.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un concurso hípico?: Cierra el formulario al menos 7 días antes del concurso. Así tendrás tiempo para registrar las tasas, distribuir boxes, preparar listas de salida, imprimir dorsales y enviar la información definitiva.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior deben estar revisados el recinto y la pista, colocada la señalización y reunido el material. Comprueba también obstáculos, vallado, bebederos, megafonía, iluminación y la mesa del jurado.
¿Cómo organizar el aparcamiento de remolques en un concurso hípico?: Haz un plano antes de asignar los boxes y reserva zonas de entrada, maniobra y salida. Envía a cada participante su ubicación y las instrucciones de llegada al menos 48 horas antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.