Organiser un concours hippique sans rien laisser au hasard

Un concours hippique se prépare dans un ordre précis : commencer par la date et le terrain, puis verrouiller les épreuves, le règlement et les officiels. Les inscriptions viennent ensuite, avec une vérification attentive des informations du cheval et du cavalier. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les listes de départ, les bénévoles, les prix et le matériel. Le jour J, la circulation des chevaux, le chronométrage et l’état du sol demandent une coordination claire.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le terrain
2 personnes
2
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
3
Établir le règlement du concours
2 personnes
4
Constituer le jury officiel
2 personnes
5
Définir le concepteur du parcours
6
Prévoir des chronométreurs
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d’inscription
9
Publier les informations des participants
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Vérifier les données du cheval et du cavalier
2 personnes
12
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Commander les prix et les rubans
15
Faire les réservations
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Établir les listes de départ
2 personnes
18
Publier les listes de départ
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Récupérer les prix et les rubans
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier le matériel
3 personnes
23
Trier les dossards
2 personnes
24
Composer les dossiers de concours
2 personnes
25
Inspecter le terrain et le sol
3 personnes
26
Installer les panneaux d'itinéraire et de parking
3 personnes
27
Installer le parcours de saut
4 personnes
28
Délimiter le manège
3 personnes
29
Monter les tentes et les tables
5 personnes
30
Délimiter les zones du public
4 personnes
31
Installer la table du jury
2 personnes
32
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
33
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
34
Installer l’abreuvoir pour chevaux
3 personnes
35
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
36
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes

Événement

37
Ouvrir les inscriptions
3 personnes
38
Distribuer les dossards
2 personnes
39
Accueillir les chevaux et les remorques
4 personnes
40
Donner le briefing du parcours
2 personnes
41
Accueillir le public
3 personnes
42
Annoncer l’ordre de départ
43
Enregistrer le temps et les points de pénalité
2 personnes
44
Traiter les formulaires du jury
2 personnes
45
Surveiller le parcours
2 personnes
46
Vérifier les paddocks des chevaux
2 personnes
47
Servir les boissons et le café
3 personnes
48
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vérifier les déchets et les toilettes
2 personnes
51
Saisir les résultats
2 personnes
52
Préparer la remise des prix
2 personnes
53
Remettre les prix et les rubans
4 personnes
54
Accompagner les trailers au départ
3 personnes

Suivi

55
Démonter le catering
4 personnes
56
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
57
Nettoyer le site
5 personnes
58
Évacuer les déchets
3 personnes
59
Démonter les tentes et les barrières
5 personnes
60
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
61
Archiver les résultats et les formulaires
2 personnes
62
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
63
Retourner les matériels de location
3 personnes
64
Ranger le stock restant
2 personnes
65
Rendre le site
2 personnes
66
Envoyer les résultats aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Table du jury
Comptoir d’inscription
Panneaux de paddockqté 30
Barrières de fouleqté 40
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Supports de sautqté 16
Poutres d'équilibreqté 24
Fournitures de printempsqté 10
Barrières de dressageqté 24
Lettres de dressageqté 8
Cônesqté 30
Mètres rubansqté 3
Brossesqté 6
Brouettesqté 4
Fourches à foinqté 4
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Tuyaux à boissonqté 3
Râteliers à foinqté 6

Équipement

Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Chronomètresqté 4
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 6

Décoration

Porte-dossardsqté 60
Drapeaux de matchqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de stationnementqté 8
Panneaux d’informationqté 6
Nappesqté 10
Coupes de prixqté 12
Rosettesqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Tapis antidérapantsqté 8

Papeterie

Listes de départqté 100
Fiches de juryqté 150
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 40
Braceletsqté 300

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le terrain avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez plusieurs semaines pour confirmer les épreuves, le jury, le concepteur du parcours et les besoins techniques.
Ne validez pas une inscription sur le seul nom du cavalier : vérifiez les données du cheval, les coordonnées et la preuve du paiement des droits avant de préparer les dossiers.
Publiez les listes de départ dès qu’elles sont stabilisées, puis faites une dernière vérification la veille. Une erreur d’ordre ou de catégorie crée rapidement des retards au paddock.
Attribuez chaque bénévole à une mission précise et fournissez un moyen de communication. Les talkies-walkies sont particulièrement utiles entre le jury, le paddock, l’accueil et la piste.
Inspectez le terrain et le sol avant l’arrivée des concurrents, puis vérifiez le matériel le jour précédent. Contrôlez notamment les obstacles, les barrières, les chronomètres, les rallonges et les points d’eau pour les chevaux.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours hippique ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un concours avec plusieurs épreuves. Ce délai laisse le temps de confirmer le terrain et le jury, d’ouvrir les inscriptions, de commander les prix et de répartir les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions d’un concours hippique ?: Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant la date prévue, une fois le règlement et les épreuves définis. Fixez une date de clôture au moins 10 jours avant le concours afin de vérifier les dossiers et préparer les listes de départ.
Quand publier les listes de départ ?: Publiez une première version 3 à 5 jours avant le concours, après le traitement des inscriptions. Faites une dernière vérification la veille pour corriger les forfaits, les changements de catégorie et les horaires de passage.
Quel matériel prévoir pour un concours hippique ?: Prévoyez le matériel de piste et de paddock, les barrières, les panneaux, les chronomètres, les moyens de communication et le matériel d’accueil. Vérifiez tout au plus tard la veille et testez l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.