Organiser un concours de voltige, étape par étape

Un concours de voltige se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, le règlement et le jury, puis les inscriptions et la logistique des chevaux. Prévoyez ensuite le terrain, la musique, les documents de jugement et les bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent l’assurance, les besoins alimentaires, les toilettes et le matériel testé trop tard. Ce plan vous aide à répartir les 73 tâches et à vérifier les 65 équipements nécessaires avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Définir les membres du jury
4
Vérifier l’assurance de la compétition
5
Inviter les participants
2 personnes
6
Recruter des bénévoles
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Établir la liste de départ
2 personnes
10
Enregistrer les chevaux et les remorques
2 personnes
11
Réserver les tables du jury
12
Réserver des toilettes supplémentaires
13
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
14
Acheter les prix et les récompenses
2 personnes
15
Imprimer les listes de départ
16
Imprimer les feuilles de jury
17
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Étiqueter les prix et les rubans
2 personnes
21
Tester le matériel de musique
2 personnes
22
Vérifier les boxes pour chevaux
2 personnes
23
Vérifier le terrain et le sol
2 personnes
24
Délimiter l’aire de compétition
4 personnes
25
Marquer le cercle de voltige
2 personnes
26
Déployer les tapis de chute
4 personnes
27
Aménager les boxes à chevaux
3 personnes
28
Monter la tente du public
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer la table du jury
2 personnes
31
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Brancher le système d’annonce
2 personnes
36
Tester la musique par groupe de départ
2 personnes
37
Préparer les formulaires du jury
2 personnes

Événement

38
Inscrire les participants
3 personnes
39
Contrôler les chevaux par le vétérinaire
2 personnes
40
Briefer les groupes de départ
2 personnes
41
Tenir une réunion du jury et des speakers
4 personnes
42
Accueillir le public
3 personnes
43
Animer la ronde d'ouverture
4 personnes
44
Lancer la musique par numéro
2 personnes
45
Guider les chevaux vers le manège
4 personnes
46
Assister les longeurs
2 personnes
47
Veiller à la sécurité autour du ring
3 personnes
48
Annoncer la pause
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Servir les sandwichs et les snacks
3 personnes
52
Récupérer les formulaires du jury
53
Saisir les scores
2 personnes
54
Publier les classements intermédiaires
55
Animer la remise des prix
4 personnes
56
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
57
Faire partir les chevaux en toute sécurité
3 personnes

Suivi

58
Réfrigérer les restes
2 personnes
59
Ranger le service traiteur
3 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Éteindre le matériel audio
2 personnes
62
Ranger les tapis de chute et les barrières
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Nettoyer les boxes des chevaux
3 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Préparer le site pour la remise
2 personnes
68
Publier les résultats
69
Remercier les participants
70
Archiver les feuilles de score
71
Laisser sécher le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables du juryqté 3
Voiture du juryqté 3
Table d'inscription
Tentes de réceptionqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Tapis de chuteqté 8
Selles de voltigeqté 6
Sangles de voltigeqté 6
Poignées de voltigeqté 6
Longesqté 6
Lignes de longeqté 6
Licolsqté 8
Licolsqté 8
Cônes pour tapis roulantqté 12
Plots de balisageqté 20
Barrières circulaires
Lettres de dressageqté 8
Brosses pour chevauxqté 8
Ensembles de bridesqté 6
Protections de transportqté 6
Seaux d'eauqté 12
Filets à foinqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de glace et packs froidsqté 8
Fourches d’écurieqté 4
Brouettesqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Mégaphonesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Conteneurs alimentairesqté 12

Décoration

Bannières de compétitionqté 6
Panneaux de dossardqté 20
Nappe pour table des prix
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pelles à poussièreqté 4
Balaisqté 6
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par réserver le lieu et vérifier le sol, les boxes et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces validations, vous risquez de devoir modifier le règlement ou le nombre de participants.
Fixez le règlement et les membres du jury avant d’inviter les participants. Prévoyez ensuite un délai précis pour traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et établir la liste de départ.
Organisez les arrivées des chevaux séparément du déroulement sportif : enregistrez les chevaux et les remorques, vérifiez les boxes et prévoyez l’eau, le foin et les protections de transport.
Testez la musique avec le système de sonorisation, la table de mixage, les microphones et les rallonges au moins la veille. Rassemblez les fichiers musicaux dans un seul dossier et gardez une copie sur l’ordinateur portable.
Imprimez les feuilles du jury, les listes de départ et les documents d’inscription avant l’installation. Étiquetez les prix et les rubans, puis attribuez chaque poste bénévole avec une heure de présence et un responsable.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de voltige ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, définir le règlement, confirmer le jury, traiter les inscriptions et organiser les chevaux, les bénévoles et le matériel.
Quand faut-il établir la liste de départ ?: Établissez-la après la clôture des inscriptions et la vérification des informations des participants. Imprimez les exemplaires au plus tard la veille afin de pouvoir corriger une erreur avant l’accueil.
Quand tester la musique d’un concours de voltige ?: Testez toute la sonorisation au moins 24 heures avant le début du concours, puis refaites un essai sur place le matin même. Vérifiez chaque fichier, les microphones, la table de mixage et les rallonges électriques.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concours de voltige ?: Répartissez les postes selon le programme, avec au minimum une personne à l’inscription, une à la coordination du terrain et une au suivi de la musique. Ajoutez des remplaçants pour les pauses et prévoyez leurs horaires avant le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.