Organiser un concours de mots croisés sans perdre le fil

Un concours de mots croisés repose surtout sur une organisation précise : format, séries de grilles, règles, inscriptions et correction doivent être fixés dans cet ordre. Prévoyez les tables numérotées, le matériel d’écriture et un système de chronométrage avant l’arrivée des participants. Le jury doit connaître les critères de correction et le déroulement au moins quelques jours à l’avance. Le jour J, gardez une personne à l’inscription et une autre responsable du temps et des résultats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Définir le format de la compétition
2 personnes
3
Sélectionner des mots croisés
2 personnes
4
Rédiger les règles du concours
2 personnes
5
Définir les membres du jury
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer la liste des participants
10
Commander les prix
11
Commander le catering
12
Imprimer le matériel de la compétition
2 personnes
13
Trier les formulaires de réponse
2 personnes
14
Préparer les formulaires du jury
15
Faire les courses
2 personnes
16
Refroidir les boissons
2 personnes
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Installer les tables
4 personnes
19
Installer les chaises
4 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Numéroter les tables de compétition
2 personnes
22
Préparer le matériel de compétition
2 personnes
23
Mettre en place le point café
2 personnes
24
Installer la signalétique
2 personnes
25
Briefing du jury
3 personnes

Événement

26
Accueillir les participants
4 personnes
27
Enregistrer la présence
2 personnes
28
Expliquer les règles du match
29
Encadrer la première manche
4 personnes
30
Recueillir les réponses
3 personnes
31
Servir les boissons de la pause
3 personnes
32
Accompagner le deuxième tour
4 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Vérifier les réponses
4 personnes
36
Animer la finale
4 personnes
37
Vérifier le score final
3 personnes
38
Annonce des gagnants
39
Remettre les prix
2 personnes
40
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

41
Rassembler le matériel de compétition
3 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Collecter les déchets
2 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Nettoyer le lieu
3 personnes
46
Vérifier les stocks
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Pendule de matchqté 6
Imprimantesqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Matériel de jeu

Stylosqté 120
Crayonsqté 80
Gommesqté 60
Presse-papiersqté 60
Massicot
Agrafeusesqté 3
Règlesqté 20

Décoration

Numéros de tableqté 8
Assiettes rondesqté 3
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 8
Prixqté 3
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le format avant de sélectionner les grilles : nombre de manches, durée de chaque manche et mode de départage doivent figurer dans les règles imprimées. Prévoyez une marge de 10 à 15 minutes entre deux manches pour récupérer les formulaires et distribuer la suite.
Confirmez la liste des participants 3 à 5 jours avant le concours. Utilisez cette liste pour numéroter les tables, préparer les badges et vérifier les besoins alimentaires plutôt que d’improviser à l’accueil.
Préparez les pochettes de compétition par table la veille : grilles, formulaires de réponse, crayons, stylos, gommes et presse-papiers. Gardez quelques exemplaires supplémentaires, car les erreurs d’impression et les feuilles perdues arrivent souvent.
Briefez le jury avant l’ouverture des portes, pendant 20 à 30 minutes. Montrez-lui un exemple de formulaire correctement rempli, précisez les réponses acceptées et désignez une personne qui tranche les cas litigieux.
Installez le point café et les boissons avant l’arrivée du public, mais éloignez-les des tables de compétition. Prévoyez au moins une multiprise et une rallonge par zone d’équipement électrique, et refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de mots croisés ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour réserver le lieu, définir le format, sélectionner les grilles et envoyer les invitations. Gardez les 3 derniers jours pour confirmer les participants, imprimer le matériel et préparer les pochettes.
Combien de grilles faut-il prévoir par participant ?: Prévoyez une grille par manche et par participant, puis ajoutez 5 à 10 % d’exemplaires de secours. Pour 40 participants et 3 manches, imprimez donc au moins 126 grilles, sans oublier les formulaires de réponse correspondants.
Quand faut-il envoyer les règles du concours ?: Envoyez-les avec l’invitation, idéalement 10 à 14 jours avant l’événement. Rappelez le format, la durée des manches, le matériel autorisé et la méthode de départage dans un document d’une page.
Comment éviter les erreurs de correction pendant le concours ?: Préparez les formulaires du jury et les réponses de référence au plus tard la veille. Faites corriger chaque manche par deux personnes lorsque c’est possible, puis réservez 15 minutes après la dernière manche pour vérifier les égalités et les résultats.

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