Organiser un concours de danse sans perdre le fil

Un concours de danse se prépare dans un ordre précis : le règlement et le jury d’abord, les inscriptions ensuite, puis la musique, le planning et l’installation de la salle. Le point critique arrive souvent la dernière semaine, quand les fichiers musicaux, les besoins alimentaires ou l’ordre de départ ne sont pas encore validés. Ce plan vous aide à suivre les participants, répartir les bénévoles et vérifier le matériel avant l’ouverture des portes.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir le règlement du concours
2 personnes
2
Définir les membres du jury
3
Confirmer le prestataire musique
4
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
5
Créer le formulaire des participants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Faire les réservations
10
Mettre à jour la liste des participants
11
Établir l’ordre de départ
2 personnes
12
Concevoir les formulaires du jury
13
Commander les prix
14
Imprimer le déroulé
15
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
16
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
17
Informer les participants
2 personnes
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
3 personnes
21
Vérifier les prix et les médailles
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Ouvrir la salle
2 personnes
25
Inspecter le sol
2 personnes
26
Installer la piste de danse
4 personnes
27
Installer les sièges du public
4 personnes
28
Installer la table du jury
2 personnes
29
Installer la table d'inscription
2 personnes
30
Installer la table de restauration
2 personnes
31
Brancher le système de sonorisation
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Préparer la musique de compétition
2 personnes
34
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
35
Préparer les numéros de table
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Mettre en place le buffet et les boissons
3 personnes
38
Installer les lots
2 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

41
Accueillir les participants
4 personnes
42
Enregistrer les participants
3 personnes
43
Distribuer les dossards
2 personnes
44
Accueillir le public
3 personnes
45
Lancer la musique d’ouverture
46
Assurer le mot de bienvenue
47
Expliquer les règles du match
48
Animer l'espace d'échauffement
2 personnes
49
Annoncer les spectacles
50
Gérer la musique de la compétition
2 personnes
51
Préparer les participants
2 personnes
52
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
53
Saisir les scores
2 personnes
54
Servir les boissons
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Maintenir le sol du public propre
2 personnes
59
Animer le programme de la pause
2 personnes
60
Annoncer les finalistes
61
Encadrer la finale
4 personnes
62
Vérifier les résultats du jury
3 personnes
63
Assurer la remise des prix
3 personnes
64
Annoncer la clôture
65
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

66
Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
67
Emballer les restes
2 personnes
68
Rassembler la vaisselle
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Retirer la piste de danse
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Nettoyer la salle
4 personnes
74
Nettoyer les toilettes
2 personnes
75
Compter le matériel
2 personnes
76
Retourner le matériel audio
2 personnes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Publier les résultats
79
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 180
Tables du juryqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Tentes de réceptionqté 2

Matériel de sport

Panneaux de piste de danseqté 24
Ruban de solqté 6
Tapis chauffantsqté 8
Dossardsqté 40
Chronomètresqté 3
Cônesqté 12
Gobeletsqté 6
Médaillesqté 30
Certificatsqté 50
Panneaux de dossardqté 40
Tableau des scores
Fiches de scoreqté 150
Fiches de juryqté 100
Stylosqté 40

Équipement

Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Ordinateur portable
Clés USBqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Passe-câblesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Corbeilles à painqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 10
Tentures de scèneqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Mur photo
Panneau d’affichageqté 2
Numéros de tableqté 10

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2
Balai et pelleqté 3
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le règlement et le jury avant d’ouvrir les inscriptions. Les catégories, critères de notation et modalités de passage doivent être fixés assez tôt pour éviter de corriger les formulaires après leur envoi.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le concours, puis mettez à jour la liste des participants après chaque modification. Prévoyez un délai précis pour recueillir les besoins alimentaires et finaliser les réservations.
Rassemblez les fichiers musicaux au moins 48 heures avant l’événement et testez-les sur l’ordinateur et le système de sonorisation utilisés sur place. Une clé USB de secours évite de bloquer un passage à cause d’un fichier illisible.
Préparez l’ordre de départ, les dossards et les formulaires du jury avant l’impression du déroulé. Gardez quelques exemplaires vierges pour une inscription corrigée ou un changement de catégorie le jour même.
À l’ouverture de la salle, inspectez le sol avant l’installation définitive : vérifiez les panneaux de piste, le ruban de sol, les câbles et les passe-câbles. Testez ensuite les microphones, les haut-parleurs et l’éclairage avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours de danse ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer le règlement, confirmer le jury, réserver la salle et lancer les inscriptions.
Quand fermer les inscriptions à un concours de danse ?: Fermez-les idéalement 7 à 10 jours avant le concours. Ce délai laisse le temps de traiter les inscriptions, recueillir les informations manquantes et établir un ordre de départ stable.
Combien de temps avant faut-il vérifier la musique ?: Rassemblez et testez tous les fichiers au moins 48 heures avant l’événement. Faites un second contrôle le jour même, avec l’ordinateur, les clés USB et le système audio réellement prévus.
Que faut-il vérifier dans la salle avant un concours de danse ?: Prévoyez une inspection 2 à 3 heures avant l’ouverture. Contrôlez le sol, la piste, les branchements, les câbles, les tables du jury, les chaises et le fonctionnement des microphones.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.