Einen Tanzwettbewerb Schritt für Schritt organisieren

Ein Tanzwettbewerb steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Zuerst legst du Reglement, Kategorien und Bewertung fest, danach folgen Anmeldung, Musik und Raumplanung. Plane die Startreihenfolge erst, wenn die Teilnehmerliste geschlossen ist. Viele Pannen entstehen, weil Musikdateien zu spät geprüft werden oder Jury, Helfer und Preise am Veranstaltungstag nicht vollständig vorbereitet sind. Mit einem festen Zeitplan behältst du Technik, Boden, Aufwärmbereich und Verpflegung im Griff.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
2
Jurymitglieder erfassen
3
Musiklieferant festlegen
4
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
5
Teilnehmerformular erstellen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Reservierungen vornehmen
10
Teilnehmerliste aktualisieren
11
Startreihenfolge zusammenstellen
2 Personen
12
Juryformulare entwerfen
13
Preise bestellen
14
Drehbuch ausdrucken
15
Musikdateien sammeln
2 Personen
16
Musikdateien prüfen
2 Personen
17
Teilnehmer informieren
2 Personen
18
Freiwillige einteilen
2 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
3 Personen
21
Preise und Medaillen prüfen
2 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Saal öffnen
2 Personen
25
Boden inspizieren
2 Personen
26
Tanzfläche verlegen
4 Personen
27
Publikumsstühle aufstellen
4 Personen
28
Jurytisch aufstellen
2 Personen
29
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
30
Cateringtisch aufstellen
2 Personen
31
Soundsystem anschließen
2 Personen
32
Mikrofone testen
2 Personen
33
Wettkampfmusik bereitlegen
2 Personen
34
Jurymaterial bereitlegen
2 Personen
35
Nummernschilder bereitlegen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Buffet und Getränke bereitstellen
3 Personen
38
Preise ausstellen
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

41
Teilnehmende empfangen
4 Personen
42
Teilnehmer registrieren
3 Personen
43
Startnummern ausgeben
2 Personen
44
Publikum empfangen
3 Personen
45
Eröffnungsmusik abspielen
46
Begrüßungswort übernehmen
47
Wettkampfregeln erläutern
48
Aufwärmbereich betreuen
2 Personen
49
Auftritte ankündigen
50
Wettkampfmusik bedienen
2 Personen
51
Teilnehmer bereitstellen
2 Personen
52
Jurybewertungen sammeln
2 Personen
53
Ergebnisse eintragen
2 Personen
54
Getränke servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Publikumsfläche sauber halten
2 Personen
59
Pausenprogramm betreuen
2 Personen
60
Finalisten bekanntgeben
61
Finale betreuen
4 Personen
62
Juryergebnis überprüfen
3 Personen
63
Preisverleihung durchführen
3 Personen
64
Abschluss ankündigen
65
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Soundsystem ausschalten
2 Personen
67
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
68
Geschirr sammeln
3 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Tanzfläche entfernen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Saal reinigen
4 Personen
74
Toiletten reinigen
2 Personen
75
Materialien zählen
2 Personen
76
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Ergebnisse veröffentlichen
79
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 180
JurytischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 4
PartyzelteAnz. 2

Sportmaterial

TanzbodenplattenAnz. 24
BodentapeAnz. 6
AufwärmmattenAnz. 8
StartnummerwestenAnz. 40
StoppuhrenAnz. 3
KegelAnz. 12
BecherAnz. 6
MedaillenAnz. 30
ZertifikateAnz. 50
StartnummernschilderAnz. 40
Anzeigetafel
WertungsbögenAnz. 150
JuryformulareAnz. 100
StifteAnz. 40

Ausstattung

Soundanlage
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Mischpult
Laptop
USB-SticksAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
KabelmattenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
WasserkannenAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

BallonbögenAnz. 2
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
BühnentücherAnz. 4
WegweiserAnz. 12
Fotowand
PinnwandAnz. 2
TischnummernAnz. 10

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
Besen und KehrblechAnz. 3
HandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Wettkampfreglement mindestens 6 Wochen vor dem Termin fest. Darin sollten Startkategorien, Musikdauer, Bewertung und Ausschlussregeln eindeutig stehen, bevor du Einladungen verschickst.
Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vor dem Wettbewerb. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste, erfasse Ernährungswünsche und erstelle erst dann die Startreihenfolge.
Fordere die Musikdateien spätestens 7 Tage vorher an und prüfe jede Datei vollständig. Speichere eine zweite Kopie auf einem USB-Stick, statt dich nur auf den Laptop oder eine einzelne Datei zu verlassen.
Plane Jury, Moderation und Helfer mit festen Einsatzzeiten ein: Für Einlass, Musik, Wertungsbögen und Umbau brauchst du mindestens einen Verantwortlichen je Bereich. Drucke Drehbuch und Juryformulare spätestens am Vortag aus.
Kontrolliere den Saal mindestens 2 Stunden vor Beginn. Prüfe Tanzbodenplatten, Bodentape, Kabelmatten, Lautsprecher und Mikrofone, stelle Tische und Stühle auf und kühle Getränke rechtzeitig.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Tanzwettbewerb organisieren?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Reglement, Jury, Musiklieferant und Location. Verschicke die Einladungen mindestens 6 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vorher.
Wann sollte man die Startreihenfolge für einen Tanzwettbewerb erstellen?: Erstelle sie erst nach dem Anmeldeschluss, idealerweise 7 bis 10 Tage vor dem Wettbewerb. So stimmen Namen, Kategorien und Startnummern mit der finalen Teilnehmerliste überein.
Wie prüft man die Musik für einen Tanzwettbewerb richtig?: Sammle alle Musikdateien spätestens 7 Tage vorher und spiele jede Datei vom Anfang bis zum Ende ab. Lege zusätzlich eine vollständige Kopie auf einem USB-Stick bereit und teste die Dateien noch einmal beim Soundcheck.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Tanzwettbewerbs?: Plane für Saal, Tanzboden, Jurytische, Technik, Beleuchtung und Beschilderung mindestens 2 Stunden ein. Öffne den Saal erst, wenn Boden, Kabel und Soundanlage geprüft sind und die Juryformulare an den Plätzen liegen.

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