Organiser un concert de chorale, étape par étape
Un concert de chorale se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et les lieux, puis le programme, les interprètes et les répétitions. Les autorisations, la billetterie ou les inscriptions doivent être lancées assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Prévoyez aussi le matériel technique, les partitions, l’accueil et le catering. Ce plan vous aide à répartir les 57 tâches et à vérifier les 49 éléments nécessaires avant l’ouverture des portes.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date du concert
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Réserver la salle de répétition
- 4
Vérifier les autorisations
- 5
Établir le programme
2 personnes
- 6
Confirmer le chef d’orchestre
- 7
Confirmer les musiciens
- 8
Planifier les répétitions
2 personnes
- 9
Envoyer les invitations
2 personnes
- 10
Publier le concert en ligne
- 11
Traiter les inscriptions
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
- 15
Concevoir les supports imprimés
- 16
Imprimer les programmes
2 personnes
- 17
Préparer les frais d’entrée
- 18
Vérifier les parties de musique
2 personnes
- 19
Tester la technique
2 personnes
- 20
Vérifier la liste des courses
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Trier les programmes
2 personnes
- 23
Envoyer un rappel au chœur
- 24
Préparer les costumes et les partitions
2 personnes
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Vérifier les espaces
2 personnes
- 27
Installer les chaises
4 personnes
- 28
Installer des tables d'accueil
2 personnes
- 29
Mettre en place la chorale
4 personnes
- 30
Installer les pupitres
2 personnes
- 31
Installer les microphones
2 personnes
- 32
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 33
Régler l’éclairage
2 personnes
- 34
Faire échauffer la chorale
3 personnes
- 35
Effectuer la vérification du son
3 personnes
- 36
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 37
Mettre en place le buffet de la pause
2 personnes
- 38
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
- 39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 40
Distribuer les programmes
2 personnes
- 41
Encadrer le concert
3 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Servir le buffet de pause
3 personnes
- 44
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
- 45
Reconduire les visiteurs
2 personnes
- 46
Rassembler les objets trouvés
Suivi
- 47
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 48
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
- 49
Faire la vaisselle
3 personnes
- 50
Rassembler les déchets
2 personnes
- 51
Nettoyer la salle
3 personnes
- 52
Démonter la technique
2 personnes
- 53
Fermer le lieu
2 personnes
- 54
Rapporter le matériel
2 personnes
- 55
Retourner le matériel loué
2 personnes
- 56
Traiter les frais et les droits d'entrée
- 57
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 100
- Tablesqté 6
- Chaises de chœurqté 50
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verres à eauqté 100
- Assiettes à pâtisserieqté 100
- Cuillères à caféqté 100
- Cuillères de serviceqté 8
- Carafes d’eauqté 8
Équipement
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Table de mixage
- Haut-parleursqté 2
- Pupitres de musiqueqté 25
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Tabouret de piano
Éclairage
- Lampadairesqté 4
- Lampes LEDqté 8
Décoration
- Compositions floralesqté 4
- Nappesqté 6
- Support pour le programme
- Panneaux indicateursqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
Catering
- Programmesqté 120
- Étiquettes nominativesqté 30
- Caisse d'entrée
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Autre
- Pochettes de musiqueqté 60
- Crayonsqté 30
- Blocs-notesqté 10
- Stylosqté 20
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 3
- Serre-câblesqté 2
- Lampes de pocheqté 3
Conseils
- Commencez par bloquer la date, le lieu du concert et la salle de répétition. Faites-le plusieurs mois à l’avance si plusieurs musiciens ou un chef d’orchestre doivent encore confirmer leur disponibilité.
- Finalisez le programme avant d’imprimer quoi que ce soit. Vérifiez chaque partie musicale et prévoyez une dernière répétition complète avec les chaises de chœur, les pupitres et le tabouret de piano.
- Testez la technique dans la salle, pas seulement sur le papier. Comptez les microphones, pieds de micro, haut-parleurs, rallonges et multiprises, puis vérifiez que les câbles atteignent réellement la table de mixage.
- Ne reportez pas l’accueil du public à la dernière heure. Préparez les inscriptions, les frais d’entrée, les programmes imprimés et les panneaux indicateurs au moins 24 heures avant le concert.
- Calculez le catering à partir des inscriptions et des besoins alimentaires recueillis. Installez les machines à café, bouilloires, thermos, carafes d’eau et vaisselle avant l’arrivée du chœur pour éviter une file d’attente pendant l’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert de chorale ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le chef d’orchestre et les musiciens, planifier les répétitions, publier le concert et commander ou préparer le matériel.
- Quand faut-il réserver la salle et la salle de répétition ?
- Réservez-les dès que la date est fixée, de préférence au moins 2 à 3 mois avant le concert. Vérifiez en même temps les autorisations nécessaires et les horaires d’ouverture du lieu.
- Quand faut-il tester la sonorisation d’un concert de chorale ?
- Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis un test complet le jour du concert, avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les rallonges et les multiprises.
- Quand envoyer le rappel aux choristes ?
- Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant le concert. Indiquez l’heure d’arrivée, les costumes, les partitions à apporter, le lieu de rendez-vous et toute consigne liée aux répétitions ou à l’accueil.
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