Cómo organizar un concierto coral sin dejar cabos sueltos

Un concierto coral se organiza mejor empezando por la fecha y el lugar, y cerrando después el programa, los ensayos y la parte técnica. Reserva pronto la sala de ensayo y confirma al director y a los músicos antes de anunciar el concierto. En las últimas semanas tendrás que coordinar inscripciones, voluntarios, entradas, programas impresos y catering. El día del concierto, la prueba de sonido, las partituras y la apertura del lugar deben tener responsables concretos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del concierto
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Reservar la sala de ensayo
4
Comprobar permisos
5
Elaborar el programa
2 personas
6
Confirmar al director
7
Confirmar músicos
8
Planificar los ensayos
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar el concierto en línea
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Determinar las cantidades del catering
2 personas
15
Diseñar material impreso
16
Imprimir programas
2 personas
17
Preparar el cobro de entrada
18
Comprobar las partituras
2 personas
19
Probar la técnica
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
21
Hacer la compra
2 personas
22
Clasificar los programas
2 personas
23
Enviar recordatorio al coro
24
Preparar ropa y partituras
2 personas

Evento

25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar los espacios
2 personas
27
Colocar las sillas
4 personas
28
Colocar las mesas de recepción
2 personas
29
Preparar la disposición del coro
4 personas
30
Colocar los atriles
2 personas
31
Colocar los micrófonos
2 personas
32
Conectar el equipo de sonido
2 personas
33
Ajustar la iluminación
2 personas
34
Hacer que el coro ensaye
3 personas
35
Realizar la prueba de sonido
3 personas
36
Preparar café y té
2 personas
37
Preparar el bufé del descanso
2 personas
38
Montar el mostrador de entrada
2 personas
39
Recibir a los visitantes
3 personas
40
Repartir programas
2 personas
41
Acompañar el concierto
3 personas
42
Rellenar las bebidas
2 personas
43
Servir el buffet del descanso
3 personas
44
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
45
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
46
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

47
Apagar el equipo
2 personas
48
Retirar sillas y mesas
4 personas
49
Lavar la vajilla
3 personas
50
Recoger la basura
2 personas
51
Limpiar la sala
3 personas
52
Desmontar el equipo técnico
2 personas
53
Cerrar el recinto
2 personas
54
Devolver los materiales
2 personas
55
Devolver el equipo alquilado
2 personas
56
Procesar los gastos y la cuota de entrada
57
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesascant. 6
Sillas del corocant. 50
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 100
Platos de postrecant. 100
Cucharillascant. 100
Cucharones de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Atriles de músicacant. 25
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Taburete de piano

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Lámparas LEDcant. 8

Decoración

Arreglos floralescant. 4
Mantelescant. 6
Soporte para el programa
Carteles direccionalescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de cocinacant. 2
Bandejas de serviciocant. 6

Catering

Programascant. 120
Pegatinas con nombrecant. 30
Caja para el dinero de la entrada
Compras

Limpieza

Papeleracant. 6
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Otros

Carpetas de músicacant. 60
Lápicescant. 30
Bloc de notascant. 10
Bolígrafoscant. 20
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 3
Bridascant. 2
Linternascant. 3

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y los permisos. Comprueba también si la sala permite cobrar entradas, servir comida y colocar sillas, mesas, atriles y equipos de sonido.
Confirma al director y a los músicos antes de publicar el concierto. Después fija el calendario de ensayos y envía al coro un recordatorio con la hora, la ropa y las partituras que debe llevar.
No dejes la técnica para el mismo día. Prueba con antelación los micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, cables y regletas; reserva tiempo suficiente para ajustar el sonido en la sala real.
Calcula el catering a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de comprar. Revisa también tazas, vasos, platos, cucharillas, jarras y termos para no descubrir faltas durante la recepción.
Prepara la llegada del público con programas clasificados, carteles direccionales y un sistema de cobro probado. Asigna voluntarios para abrir el lugar, recibir asistentes, orientar al coro y resolver incidencias.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral?: Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva el lugar y la sala de ensayo en la primera semana, y deja las 2 últimas semanas para confirmar asistentes, imprimir programas y probar la técnica.
¿Cuándo hay que confirmar a los músicos y al director?: Hazlo antes de publicar la fecha, idealmente dentro de las primeras 2 semanas. Así puedes cerrar el repertorio y planificar los ensayos sin cambiar el programa a última hora.
¿Cuándo se deben imprimir los programas del concierto?: Imprímelos entre 5 y 7 días antes, cuando el programa y los nombres estén revisados. Clasifícalos antes del día del concierto para que el equipo de recepción no tenga que ordenarlos al abrir.
¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido?: Reserva entre 60 y 90 minutos el mismo día para probar micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y cables. Haz una comprobación adicional durante el ensayo final si es posible.

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