Organiser un championnat du club sans rien laisser au hasard

Un championnat du club se prépare dans un ordre précis : fixer la date, ouvrir les inscriptions, réserver les terrains, puis construire le planning des matchs. Le jour J, les participants doivent trouver rapidement le comptoir d’inscription, les vestiaires et les aires de compétition. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les arbitres, les ballons de rechange et les documents imprimés. Prévoyez aussi une solution pour la météo et un responsable pour chaque zone.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2 personnes
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver les terrains de sport
6
Établir le planning des matchs
2 personnes
7
Répartir les arbitres
2 personnes
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Commander les prix
10
Partager les règles du concours
11
Vérifier les prévisions météo
12
Imprimer la liste des participants
13
Imprimer les formulaires de compétition
14
Faire les courses
3 personnes
15
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
16
Préparer les prix
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Vérifier le terrain et les vestiaires
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer les aires de compétition
4 personnes
21
Installer les tables de score
2 personnes
22
Préparer le matériel de sport
3 personnes
23
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Préparer les amuse-bouches et le buffet
4 personnes
28
Tester le système de sonorisation
2 personnes
29
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

30
Accueillir les participants
3 personnes
31
Enregistrer la présence
2 personnes
32
Annoncer le tournoi de départ
33
Encadrer les matchs
8 personnes
34
Saisir les scores
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Servir des amuse-bouches
3 personnes
37
Servir le buffet
4 personnes
38
Rassembler la vaisselle
2 personnes
39
Encadrer les finales
5 personnes
40
Annonce des gagnants
41
Remettre les prix
2 personnes
42
Fournir la musique
43
Servir le dernier tour
2 personnes

Suivi

44
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
45
Ranger le site
5 personnes
46
Remettre le mobilier en place
4 personnes
47
Faire la vaisselle
3 personnes
48
Rassembler les déchets
3 personnes
49
Nettoyer le lieu
4 personnes
50
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
51
Éteindre l’équipement
2 personnes
52
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables hautesqté 4
Tentes de réceptionqté 2

Matériel de sport

Ballons de matchqté 8
Ballons de rechangeqté 4
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 6
Siffletsqté 8
Panneaux de scoreqté 8
Chasubles sportivesqté 40
Chronomètresqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Tasses à caféqté 50
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Louchesqté 8

Décoration

Drapeaux du clubqté 8
Nappesqté 8
Table des prix

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date et le programme avant d’envoyer les invitations, puis fixez une date limite d’inscription. Gardez quelques jours pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
Réservez les terrains avant d’établir le planning des matchs. Prévoyez ensuite les arbitres, les bénévoles et un temps tampon entre les rencontres pour éviter qu’un retard ne se propage toute la journée.
Préparez le matériel sportif par aire de compétition : ballons de match, ballons de rechange, cônes, sifflets, chronomètres et panneaux de score. Vérifiez chaque lot au plus tard la veille, et placez les trousses de premiers secours à un endroit connu.
Imprimez la liste des participants, les formulaires de compétition et les règles du concours avant l’ouverture du lieu. Installez le comptoir d’inscription avec un responsable identifié, car les arrivées tardives perturbent vite le premier match.
Contrôlez les prévisions météo la veille et le matin même. Si des tentes sont prévues, installez-les avant les tables, les chaises et les boissons ; mettez les boissons au frais assez tôt et préparez les prix avant le début des finales.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un championnat du club ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver les terrains, publier le programme, recueillir les inscriptions et commander les prix.
Combien de temps avant faut-il clôturer les inscriptions ?: Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant le championnat. Vous aurez ainsi le temps de construire le planning des matchs, répartir les arbitres et imprimer les documents.
Que faut-il vérifier la veille d’un championnat du club ?: Vérifiez les terrains, les vestiaires, le matériel sportif, la sonorisation et les rallonges. Contrôlez aussi la liste des participants, les formulaires, les prix et les prévisions météo au moins une fois la veille.
À quelle heure ouvrir le lieu le jour du championnat ?: Ouvrez le lieu environ 2 heures avant le premier match. Comptez ce temps pour installer les aires de compétition, les tables de score, le comptoir d’inscription et les boissons au frais.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.