Organiser un camp scolaire sans rien laisser au hasard

Un camp scolaire se prépare dans un ordre précis : commencez par la date, le lieu et le budget, puis verrouillez le transport et les autorisations. Les inscriptions permettent ensuite de constituer les groupes, de prévoir les besoins médicaux et alimentaires et d’affecter les accompagnateurs. Le programme, les repas et le matériel se finalisent quelques semaines avant le départ. Les oublis les plus fréquents concernent les formulaires, les médicaments, les informations des parents et l’adaptation du programme à la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du camp
2 personnes
2
Établir le budget du camp
2 personnes
3
Réserver le transport
2 personnes
4
Vérifier l’assurance et les autorisations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Collecter les informations médicales
2 personnes
9
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
10
Regrouper les coordonnées des parents
2 personnes
11
Faire la répartition des groupes
3 personnes
12
Associer les accompagnateurs aux groupes de couchage
3 personnes
13
Élaborer le programme par jour de camp
3 personnes
14
Répartir les corvées quotidiennes
2 personnes
15
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
16
Élaborer un programme adapté à la météo
2 personnes
17
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
18
Imprimer les numéros d’urgence et l’itinéraire
19
Noter les rendez-vous pour les médicaments
2 personnes
20
Envoyer la liste de préparation aux parents
2 personnes
21
Répondre aux questions des parents
2 personnes
22
Vérifier le stock et le matériel
3 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Stocker les produits frais au réfrigérateur
2 personnes
25
Étiqueter les tentes et les bagages
3 personnes
26
Emballer le matériel
4 personnes
27
Préparer le dossier administratif
2 personnes
28
Confirmer le transport et les chauffeurs
2 personnes
29
Préparer l’enregistrement des départs
2 personnes
30
Recharger les téléphones des accompagnateurs
2 personnes

Événement

31
Effectuer l’enregistrement des départs
4 personnes
32
Charger les bagages
4 personnes
33
Accueillir les enfants
4 personnes
34
Se rendre sur le lieu du camp
5 personnes
35
Arrivée et contrôle du site
3 personnes
36
Monter les tentes
10 personnes
37
Aménager les couchages
8 personnes
38
Expliquer les règles du camp
4 personnes
39
Préparer le repas du soir
4 personnes
40
Servir le dîner
4 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Animer le jeu du soir
4 personnes
43
Accompagner la toilette du soir et le brossage des dents
4 personnes
44
Effectuer la ronde du coucher
4 personnes
45
Ranger la cuisine
3 personnes
46
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
47
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
48
Vérifier les tentes et le terrain
3 personnes
49
Accompagner la promenade du matin
5 personnes
50
Distribuer des fruits et de l’eau
2 personnes
51
Encadrer les activités sportives
5 personnes
52
Préparer le déjeuner
4 personnes
53
Servir le déjeuner
4 personnes
54
Animer le jeu de l’après-midi
5 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Préparer les en-cas
3 personnes
57
Préparer le dîner
5 personnes
58
Servir le dîner
4 personnes
59
Animer le programme du feu de camp
4 personnes
60
Distribuer la collation du soir
2 personnes
61
Assurer la surveillance de nuit
2 personnes
62
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
63
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
64
Expliquer le programme de la journée
3 personnes
65
Encadrer la chasse au trésor
5 personnes
66
Distribuer le goûter
2 personnes
67
Encadrer l'activité créative
5 personnes
68
Préparer le déjeuner
4 personnes
69
Servir le déjeuner
4 personnes
70
Encadrer le temps libre
4 personnes
71
Animer le quiz du camp
4 personnes
72
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
73
Préparer le dernier dîner
5 personnes
74
Servir le dernier dîner
4 personnes
75
Animer la soirée variée
5 personnes
76
Ranger les couchages
8 personnes
77
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
78
Démonter les tentes
8 personnes
79
Charger les bagages et le matériel
5 personnes
80
Rendre le terrain propre
6 personnes
81
Effectuer l’enregistrement des départs
4 personnes
82
Accompagner le retour
5 personnes
83
Remettre les enfants à leurs parents
4 personnes

Suivi

84
Décharger le matériel
4 personnes
85
Laisser sécher les tentes
3 personnes
86
Faire la vaisselle
3 personnes
87
Nettoyer le matériel de cuisine
3 personnes
88
Nettoyer le matériel de couchage
3 personnes
89
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
90
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
91
Restituer les objets trouvés
2 personnes
92
Informer les parents des objets trouvés
93
Traiter les frais et les reçus
2 personnes
94
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises de campingqté 10
Tables pliantesqté 6
Tables de bièreqté 4
Poubellesqté 6

Camping

Tentes pour enfantsqté 10
Tentes pour les accompagnateursqté 3
Matelas de couchageqté 35
Sacs de couchageqté 35
Coussinsqté 35
Couvertures en polaireqté 35
Lampes de pocheqté 35
Lampes frontalesqté 10
Boîtes de rangement étanchesqté 8
Étiquettes de bagagesqté 40

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Petits bolsqté 40
Couteauxqté 40
Fourchettesqté 40
Cuillèresqté 40
Louchesqté 8

Cuisine

Casserolesqté 4
Poêlesqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Passoiresqté 3
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 3
Glacièresqté 6
Appareils de cuissonqté 4
Bouteilles de gazqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Tapis de planche à découperqté 4

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Rallongesqté 3

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Volley-ballqté 2
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 10
Frisbeesqté 6
Sets de tennis de tableqté 2

Matériel de jeu

Cartes de jeuqté 6
Jeux de sociétéqté 8
Cartes de chasse au trésorqté 40
Sets de stylosqté 6
Blocs-notesqté 40
Tableaux de présentationqté 4
Lampes de poche pour les jeuxqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Siffletsqté 8
Gilets réfléchissantsqté 8
Crème solaireqté 6
Spray anti-insectesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 40
Ruban adhésifqté 8
Rouleaux de cordeqté 4

Outils

Marteauqté 3
Pelles de pionniersqté 2
Gants de travailqté 8
Couteau suisseqté 2

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 8
Torchons réutilisablesqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Serviettesqté 12

Administration

Classeursqté 6
Stylosqté 20
Papier d’impressionqté 2
Marqueurs indélébilesqté 12
Presse-papiersqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, le lieu et le budget avant d’envoyer les invitations. Le transport et l’assurance dépendent de ces trois décisions, et une réservation tardive peut modifier toute l’organisation.
Demandez les inscriptions, les informations médicales et les besoins alimentaires dans un même délai, idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Relancez les familles qui n’ont pas fourni les autorisations complètes.
Constituez les groupes après la clôture des inscriptions, puis associez chaque groupe à ses accompagnateurs et à un espace de couchage. Préparez aussi une liste séparée avec les rendez-vous pour les médicaments.
Élaborez un programme par jour avec une solution de repli pour la pluie ou une forte chaleur. Imprimez les consignes de sécurité, les numéros d’urgence et l’itinéraire avant le départ, au lieu de compter uniquement sur un téléphone.
Faites l’inventaire du matériel au moins une semaine avant le camp : tentes, couchages, lampes, boîtes étanches, vaisselle et équipement de cuisine. Étiquetez les bagages et les tentes avant l’arrivée des élèves, puis stockez les produits frais au réfrigérateur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp scolaire ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant le départ. Les premières semaines servent à fixer la date, le lieu, le budget, le transport et les autorisations ; les inscriptions et la préparation détaillée viennent ensuite.
Quand demander les autorisations parentales pour un camp scolaire ?: Envoyez les formulaires avec les invitations et fixez une date limite 4 à 6 semaines avant le départ. Faites une relance 2 semaines avant, puis vérifiez chaque dossier avant de répartir définitivement les groupes.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour un camp scolaire ?: Le nombre dépend de l’effectif, de l’âge des élèves, du lieu et des règles applicables. Répartissez les adultes par groupe de couchage et prévoyez un responsable clairement identifié pour chaque groupe avant de finaliser le programme.
Que vérifier la veille d’un camp scolaire ?: Contrôlez les inscriptions, les autorisations, les contacts des parents, les informations médicales et les médicaments. Vérifiez aussi le transport, la météo, les repas, les produits frais et la présence de tout le matériel prévu.

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