Organiser un camp de cirque sans rien laisser au hasard

Un camp de cirque se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par confirmer le lieu, les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, rassemble les informations médicales et alimentaires, répartis les participants par groupes et prépare le matériel de jonglage, les tentes et les espaces de repos. Les derniers jours servent surtout à contrôler la météo, les réservations, les courses et la sécurité du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et le terrain
2
Vérifier les autorisations et l'assurance
3
Établir le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Collecter les informations médicales
8
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
9
Faire la répartition des groupes
2 personnes
10
Imprimer le déroulé
11
Imprimer la liste des contacts
12
Confirmer les réservations
13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
14
Faire les courses
3 personnes
15
Trier les courses non périssables
2 personnes
16
Refroidir les courses fraîches
2 personnes
17
Récupérer le matériel
2 personnes
18
Étiqueter le matériel
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Vérifier la sécurité du site
2 personnes
21
Monter les tentes
5 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Préparer le matériel de cirque
4 personnes
24
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
25
Aménager le poste de premiers secours et de repos
2 personnes
26
Tester le matériel sonore
2 personnes
27
Installer la décoration
3 personnes
28
Installer la table du déjeuner et des boissons
3 personnes
29
Préparer les dossiers des participants
2 personnes
30
Passer en revue les consignes de sécurité
8 personnes

Événement

31
Tenir le bureau d'accueil
3 personnes
32
Enregistrer la présence
2 personnes
33
Distribuer les bracelets
2 personnes
34
Accompagner le programme d'accueil
4 personnes
35
Expliquer les règles du groupe
4 personnes
36
Encadrer les ateliers de cirque
8 personnes
37
Distribuer de l’eau et des fruits
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Changer le matériel d’atelier
4 personnes
40
Animer les jeux de cirque
6 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Mettre le buffet en place
4 personnes
43
Servir le dîner
6 personnes
44
Servir les repas diététiques
2 personnes
45
Dégager les tables
4 personnes
46
Faire la vaisselle
4 personnes
47
Préparer le spectacle du soir
5 personnes
48
Accompagner les spectacles
6 personnes
49
Accompagner le public en toute sécurité
4 personnes
50
Servir les en-cas du soir
3 personnes
51
Animer le feu de camp de clôture
5 personnes
52
Accompagner les participants jusqu’au lieu de couchage
6 personnes

Suivi

53
Rassembler les objets perdus
2 personnes
54
Ranger le matériel de cirque
5 personnes
55
Démonter les tentes et la décoration
5 personnes
56
Remettre le mobilier en place
4 personnes
57
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
58
Nettoyer la cuisine
4 personnes
59
Nettoyer les sanitaires
3 personnes
60
Rendre le terrain propre
4 personnes
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Stocker les restes
2 personnes
64
Informer les parents des objets trouvés
65
Envoyer un message de remerciement aux participants
66
Archiver les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 6
Canapés de salonqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Petits bolsqté 50
Couvertsqté 60
Louchesqté 8
Pichets de serviceqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Matériel de sport

Balles de jonglageqté 40
Foulards de jonglageqté 40
Cerceaux de jonglageqté 30
Clubs de jonglageqté 20
Diabolosqté 12
Flowersticksqté 12
Coussins d’équilibreqté 12
Échassesqté 10
Cerceauxqté 12
Cônesqté 30
Cordes à sauterqté 20
Tapis de chuteqté 8
Bâtons de rubanqté 12
Costumesqté 40
Maquillage de cirqueqté 8
Parachute d'entraînement

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 50
Tentures de scèneqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Grandes casserolesqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Papier aluminiumqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvre les inscriptions au moins 3 semaines avant le camp. Demande dès le formulaire les allergies, les besoins alimentaires, les informations médicales et les autorisations nécessaires.
Fixe la répartition des groupes avant d’imprimer le déroulé. Prévois une liste de contacts à jour et garde une copie des formulaires d’autorisation au bureau d’inscription.
Contrôle le matériel 48 heures avant l’installation : balles, foulards, cerceaux, diabolos, échasses et tapis de chute doivent être comptés, étiquetés et regroupés par activité.
Achète les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis refroidis les produits frais la veille. Les glacières et les pichets de service doivent être prêts avant l’arrivée des participants.
Installe d’abord les tentes, les tables et les chaises, puis sépare clairement l’espace cirque du poste de premiers secours et de repos. Vérifie les rallonges, multiprises et projecteurs avant de faire circuler les groupes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp de cirque ?: Prévois au minimum 3 semaines pour gérer les inscriptions, les autorisations, l’assurance et les besoins médicaux. Garde les 48 dernières heures pour les courses fraîches, la météo et le contrôle du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un camp de cirque ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée au moins 7 jours avant le camp. Tu auras ainsi le temps de répartir les groupes et de vérifier les formulaires manquants.
Comment organiser la sécurité d’un camp de cirque ?: Vérifie le terrain avant l’installation et réserve un espace clairement identifié pour les premiers secours et le repos. Les tapis de chute doivent être placés avant le début des activités, et les contacts d’urgence imprimés le jour précédent.
Que faut-il préparer la veille d’un camp de cirque ?: La veille, refroidis les produits frais, rassemble le matériel étiqueté, imprime le déroulé et la liste des contacts, puis consulte les prévisions météo. Confirme aussi les réservations et prépare le bureau d’inscription.

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