Zirkuslager organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Bei einem Zirkuslager laufen Anmeldung, Unterkunft, Verpflegung und Programm gleichzeitig. Beginne deshalb mit Gelände, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du verbindliche Angaben zu Ernährung, Gesundheit und Einverständnissen und teilst die Teilnehmenden in Gruppen ein. In den letzten Tagen zählen Materialkontrolle, Aufbau und ein gedruckter Ablaufplan: Vor Ort bleibt dann mehr Zeit für Jonglage, Balance und die Betreuung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Gelände bestätigen
2
Genehmigungen und Versicherung prüfen
3
Anmeldeformular erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Medizinische Informationen sammeln
8
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
9
Gruppen einteilen
2 Personen
10
Ablaufplan ausdrucken
11
Kontaktliste drucken
12
Reservierungen bestätigen
13
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
14
Einkaufen gehen
3 Personen
15
Haltbare Lebensmittel sortieren
2 Personen
16
Frische Einkäufe kühlen
2 Personen
17
Materialien abholen
2 Personen
18
Materialien beschriften
2 Personen
19
Wettervorhersage prüfen
20
Gelände sicher kontrollieren
2 Personen
21
Zelte aufbauen
5 Personen
22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
23
Zirkusmaterialien bereitlegen
4 Personen
24
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
25
Erste-Hilfe- und Ruhebereich einrichten
2 Personen
26
Tonanlage testen
2 Personen
27
Dekoration aufhängen
3 Personen
28
Mittags- und Getränketisch aufbauen
3 Personen
29
Teilnehmermappen bereitlegen
2 Personen
30
Sicherheitsunterweisung durchgehen
8 Personen

Event

31
Empfangstisch betreuen
3 Personen
32
Anwesenheit erfassen
2 Personen
33
Armbänder verteilen
2 Personen
34
Willkommensprogramm begleiten
4 Personen
35
Gruppenregeln erklären
4 Personen
36
Zirkusworkshops begleiten
8 Personen
37
Wasser und Obst ausgeben
3 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Workshopmaterial austauschen
4 Personen
40
Zirkusspiele betreuen
6 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Buffet vorbereiten
4 Personen
43
Abendessen servieren
6 Personen
44
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
45
Tische abräumen
4 Personen
46
Geschirr abwaschen
4 Personen
47
Abendshow vorbereiten
5 Personen
48
Auftritte betreuen
6 Personen
49
Publikum sicher begleiten
4 Personen
50
Abendhäppchen servieren
3 Personen
51
Abschließendes Lagerfeuer begleiten
5 Personen
52
Teilnehmer zur Schlafstätte begleiten
6 Personen

Nachbereitung

53
Fundsachen sammeln
2 Personen
54
Zirkusmaterialien aufräumen
5 Personen
55
Zelte und Dekoration abbauen
5 Personen
56
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
57
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
58
Küche reinigen
4 Personen
59
Sanitärräume reinigen
3 Personen
60
Gelände sauber übergeben
4 Personen
61
Materialien inventarisieren
2 Personen
62
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
63
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
64
Eltern über Fundstücke informieren
65
Dankeschön an Teilnehmer versenden
66
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
BiertischeAnz. 6
LoungebänkeAnz. 4
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
TellerAnz. 60
SchälchenAnz. 50
BestecksetsAnz. 60
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
Akkubetriebene ArbeitsleuchtenAnz. 4

Sportmaterial

JonglierbälleAnz. 40
Jonglier-TücherAnz. 40
JonglierkeulenAnz. 30
JonglierclubsAnz. 20
DiabolosAnz. 12
FlowersticksAnz. 12
BalancekissenAnz. 12
HochstelzenAnz. 10
ReifenAnz. 12
KegelAnz. 30
SpringseileAnz. 20
FallschutzmattenAnz. 8
BandstäbeAnz. 12
KostümeAnz. 40
Zirkus-Make-upAnz. 8
Übungsfallschirm

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 50
BühnentücherAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
Große TöpfeAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Gelände, Genehmigungen und Versicherung zuerst. Kläre spätestens 6 bis 8 Wochen vorher, wo Zelte, Erste-Hilfe-Bereich, Ruhezone und Anmeldebereich eingerichtet werden dürfen.
Verschicke die Anmeldung nicht ohne Abfragen zu Ernährung, medizinischen Informationen und Einverständniserklärungen. Setze eine Rückmeldefrist von mindestens 3 Wochen, damit Gruppen und Verpflegung planbar werden.
Lege für jede Gruppe einen gedruckten Ablaufplan und eine Kontaktliste bereit. Plane pro Gruppe eine verantwortliche Person ein und bewahre die Unterlagen zusätzlich digital auf.
Kontrolliere Zirkusmaterialien wie Jonglierbälle, Tücher, Keulen, Diabolos, Flowersticks, Reifen und Springseile mindestens 3 Tage vor Beginn. Beschrifte Kisten und lege Fallschutzmatten bei Balancekissen und Hochstelzen direkt an den Einsatzort.
Prüfe die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vorher und kontrolliere das Gelände am Aufbau-Tag. Baue Partyzelte, Tische und Sitzplätze zuerst auf, kühle frische Einkäufe sofort und teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Verlängerungskabel und Arbeitsleuchten vor der Ankunft.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Zirkuslager organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Lager mit Gelände, Genehmigungen und Versicherung. Die Anmeldung sollte spätestens 3 Wochen vor Beginn geschlossen werden, damit Gruppen, Essen und Material feststehen.
Welche Angaben brauche ich bei der Anmeldung für ein Zirkuslager?: Frage neben Name und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, medizinische Informationen und Einverständniserklärungen ab. Setze eine feste Frist und prüfe die Unterlagen spätestens 7 Tage vor dem Start.
Wann soll ich das Zirkusmaterial kontrollieren?: Kontrolliere und sortiere Jonglier- und Balance-Material mindestens 3 Tage vorher. Am Aufbau-Tag legst du es gruppenweise bereit und platzierst Fallschutzmatten dort, wo Hochstelzen oder Balanceübungen stattfinden.
Wie plane ich den Aufbau beim Zirkuslager?: Plane für den Aufbau mindestens einen halben Tag ein. Stelle zuerst Zelte, Tische, Stühle und den Anmeldebereich auf; danach folgen Erste-Hilfe- und Ruhebereich, Materialstationen sowie Technik und Beleuchtung.

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