Organiser un camp d’équitation sans rien laisser au hasard

Un camp d’équitation demande de coordonner les participants, les chevaux, les cours et la vie sur place. Commencez par recueillir les informations des familles avant de réserver les écuries et de répartir les couchages. Ensuite, préparez séparément la sécurité, le matériel d’équitation, les repas et l’installation du camp. Les oublis les plus fréquents concernent les contacts d’urgence, les besoins alimentaires, les casques adaptés et les informations envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Vérifier les coordonnées des parents
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Collecter les informations médicales
6
Regrouper les contacts d’urgence
7
Réserver les chevaux et les écuries
8
Planifier les leçons de conduite
9
Répartir les hébergements
2 personnes
10
Envoyer les informations aux participants
11
Vérifier les prévisions météo
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier les casques d’équitation
2 personnes
14
Vérifier le matériel d'équitation
2 personnes
15
Vérifier la trousse de premiers secours
16
Imprimer les numéros de téléphone
17
Trier le matériel de camping
3 personnes
18
Préparer les repas
3 personnes
19
Monter les tentes
4 personnes
20
Aménager les couchages
3 personnes
21
Installer l’espace repas
3 personnes
22
Vérifier la piste
2 personnes
23
Préparer les chevaux
4 personnes
24
Préparer l’inscription
2 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Transporter les bagages vers les dortoirs
3 personnes
28
Expliquer les règles du camp
2 personnes
29
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
30
S’occuper des chevaux
4 personnes
31
Accompagner la première leçon d’équitation
4 personnes
32
Déseller les chevaux
4 personnes
33
Servir le dîner
3 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Animer l’activité du soir
3 personnes
36
Effectuer la ronde du soir des chevaux
3 personnes
37
Accompagner le coucher
3 personnes
38
Préparer le petit-déjeuner
3 personnes
39
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
40
Nourrir les chevaux
3 personnes
41
Curer les étables
4 personnes
42
Encadrer la deuxième leçon de conduite
4 personnes
43
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
44
Accompagner la balade à cheval
4 personnes
45
S’occuper des chevaux
4 personnes
46
Distribuer les boissons de pause
2 personnes
47
Animer le jeu de chevaux
3 personnes
48
Préparer le repas du soir
3 personnes
49
Servir le dîner
3 personnes
50
Encadrer l’activité du feu de camp
3 personnes
51
Effectuer la ronde du soir des chevaux
3 personnes
52
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
53
Accompagner la dernière leçon de conduite
4 personnes
54
S’occuper des chevaux
4 personnes
55
Servir le déjeuner
3 personnes
56
Animer le jeu de clôture
3 personnes
57
Ramener les chevaux
3 personnes
58
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

59
Démonter les tentes
4 personnes
60
Rassembler le matériel de couchage
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le matériel de conduite
3 personnes
63
Laisser les écuries propres
4 personnes
64
Rassembler les déchets
2 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Compter le stock
67
Rendre les articles empruntés
2 personnes
68
Trier les objets perdus
69
Rappeler les parents au sujet des affaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de campingqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Caisses de rangementqté 12

Matériel de sport

Casques d'équitationqté 24
Selles d'équitationqté 20
Bridesqté 20
Malles de nettoyageqté 12
Licolsqté 20
Longesqté 4
Cônesqté 20
Ballonsqté 6
Gilets réfléchissantsqté 24
Lampes de pocheqté 12
Ponchos de pluieqté 24
Couvertures pour chevauxqté 10

Cuisine

Brûleurs à gazqté 3
Casserolesqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux de cuisineqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 3

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 30
Bols réutilisablesqté 30
Gobelets réutilisablesqté 40
Couvertsqté 30
Thermosqté 4

Équipement

Haut-parleur
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes à pilesqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Extincteursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 3
Serpillièresqté 3
Étendoirsqté 4
Pinces à lingeqté 40

Catering

Courses

Conseils

Demandez les coordonnées des parents, les contacts d’urgence, les informations médicales et les besoins alimentaires dès l’inscription. Faites une vérification finale au moins 7 jours avant l’arrivée.
Réservez les chevaux et les écuries avant de construire le programme des leçons. Prévoyez une répartition claire des cavaliers et vérifiez que chaque participant dispose d’un casque et d’un équipement adapté.
Envoyez les informations pratiques au moins 5 jours avant le camp : horaires, couchages, repas, vêtements, matériel à apporter et contacts utiles. Cela évite les questions de dernière minute et les arrivées mal préparées.
Contrôlez la météo 48 heures avant le début, puis de nouveau le matin de l’installation. Gardez les ponchos, lampes de poche, gilets réfléchissants et couvertures pour chevaux accessibles, plutôt que rangés au fond d’une caisse.
Installez les tentes, les couchages et l’espace repas avant l’accueil. Vérifiez ensuite la piste, les chevaux, la trousse de premiers secours et les numéros de téléphone imprimés avant la première activité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp d’équitation ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les inscriptions, les informations médicales, la réservation des chevaux et des écuries doivent être finalisées avant de planifier les cours et les couchages.
Quand envoyer les invitations pour un camp d’équitation ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant le camp pour laisser le temps de répondre et de transmettre les informations nécessaires. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le début.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des participants ?: La veille, vérifiez les prévisions météo, la piste, les casques, le matériel d’équitation, les chevaux et la trousse de premiers secours. Contrôlez aussi les couchages, les repas et la liste des contacts d’urgence.
Quand préparer les repas et le matériel de camping ?: Triez le matériel de camping 2 à 3 jours avant, puis préparez les repas selon leur durée de conservation. Montez les tentes et aménagez l’espace repas avant l’accueil, idéalement le jour précédent.

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