Comment organiser un camp d’écriture étape par étape
Un camp d’écriture se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu, cadrer le programme, confirmer les participants, puis organiser l’hébergement et les ateliers. Les oublis arrivent souvent avant l’arrivée du groupe : autorisations manquantes, besoins alimentaires non recueillis ou matériel incomplet. Prévoyez aussi un accueil simple et un briefing clair sur les chambres et le règlement intérieur. Ce plan rassemble les étapes nécessaires pour passer de l’idée à un week-end d’écriture prêt à fonctionner.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Fixer les accompagnateurs
- 3
Élaborer le programme
2 personnes
- 4
Créer la liste des participants
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Collecter les autorisations
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Vérifier les contacts d'urgence
- 10
Répartir les chambres
2 personnes
- 11
Briefer les animateurs d'atelier
2 personnes
- 12
Imprimer les feuilles de travail
- 13
Préparer les kits d’écriture
2 personnes
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Vérifier le matériel
2 personnes
Événement
- 16
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 17
Nettoyer la salle
3 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 19
Installer les tables d’écriture
2 personnes
- 20
Installer la table d'inscription
- 21
Accueillir les participants
3 personnes
- 22
Expliquer les chambres et le règlement intérieur
2 personnes
- 23
Animer le jeu de présentation
2 personnes
- 24
Animer un atelier d’écriture
2 personnes
- 25
Préparer les boissons
2 personnes
- 26
Préparer le repas du soir
3 personnes
- 27
Servir le dîner
3 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons
- 29
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
- 30
Animer la séance de lecture
2 personnes
- 31
Animer la séance d’écriture du soir
2 personnes
- 32
Préparer les encas du soir
- 33
Encadrer la ronde du soir
3 personnes
- 34
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 35
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
- 36
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
- 37
Animer le temps de silence du matin
2 personnes
- 38
Animer le tour de feedback
2 personnes
- 39
Vérifier les chambres
2 personnes
- 40
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
- 41
Rassembler les travaux
2 personnes
- 42
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
- 43
Rassembler les déchets
3 personnes
- 44
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 45
Nettoyer les espaces d’écriture
3 personnes
- 46
Nettoyer la cuisine et les sanitaires
3 personnes
- 47
Trier les matériaux
2 personnes
- 48
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 49
Partager les travaux numériquement
- 50
Rendre les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 24
- Porte-manteauxqté 2
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 30
- Bols réutilisablesqté 30
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Tassesqté 30
- Couvertsqté 30
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chefqté 3
- Louchesqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portable
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Lampes de tableqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 3
Matériel d’écriture
- Carnetsqté 24
- Stylos à billeqté 50
- Crayonsqté 30
- Gommesqté 24
- Taille-crayonsqté 12
- Marqueursqté 12
- Crayons de couleurqté 8
- Papier A4qté 2
- Blocs pour chevaletqté 3
- Marqueurs pour tableau blancqté 12
- Post-itqté 12
- Chemises à pinceqté 24
Décoration
- Badges nominatifsqté 30
- Panneaux de directionqté 8
- Ruban de masquageqté 4
Matériel de couchage
- Matelas gonflablesqté 20
- Matelas de couchageqté 24
- Coussinsqté 24
- Couverturesqté 24
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balais à mainqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le lieu et le programme avant d’envoyer les invitations. Vérifiez notamment les espaces disponibles pour les tables d’écriture, les ateliers et les repas, puis indiquez clairement les horaires dans le programme.
- Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant le camp. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de collecter les autorisations, de vérifier les contacts d’urgence et de recueillir les besoins alimentaires.
- Préparez la répartition des chambres avant l’arrivée, avec une version imprimée pour l’accueil. Expliquez ensuite les chambres et le règlement intérieur dès l’installation afin d’éviter les mêmes questions pendant le premier atelier.
- Faites un inventaire du matériel d’écriture 48 heures avant l’ouverture : carnets, stylos, crayons, gommes, taille-crayons et marqueurs. Testez aussi l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant que les participants arrivent.
- Organisez l’ouverture du lieu au moins 90 minutes avant le premier accueil. Installez les tables et les chaises, la table d’inscription, les tables d’écriture et les boissons, puis gardez les feuilles de travail et les kits d’écriture à portée de main.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un camp d’écriture ?
- Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le camp, avec le programme, les informations pratiques et une date limite d’inscription. Gardez ensuite au moins 10 jours pour traiter les réponses et finaliser l’organisation.
- Quand demander les autorisations et les besoins alimentaires ?
- Demandez-les au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le camp. Faites une dernière vérification 48 heures avant les courses et la préparation des repas.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un camp d’écriture ?
- Prévoyez environ 90 minutes avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription, le matériel d’écriture et les boissons. Ajoutez 30 minutes si le vidéoprojecteur ou l’enceinte doivent être testés dans une autre salle.
- Comment organiser le premier jour d’un camp d’écriture ?
- Commencez par l’accueil et l’inscription, puis expliquez les chambres et le règlement intérieur. Enchaînez avec un jeu de présentation avant le premier atelier d’écriture, en laissant au moins 15 minutes de battement pour les arrivées tardives.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !