Organiser un camp chevaleresque sans rien laisser au hasard

Un camp chevaleresque demande plus qu’un décor de chevaliers : il faut coordonner les activités, les repas, les groupes et la sécurité. Commence par fixer la date, le programme et les lieux, puis réserve assez tôt les espaces nécessaires. Les inscriptions servent aussi à recueillir les contacts des parents, les informations médicales et les besoins alimentaires. Enfin, prépare une solution intérieure avant le jour J : la météo peut modifier tout le déroulé.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Réserver les lieux d’activités
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Enregistrer les contacts parents
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Collecter les informations médicales particulières
10
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
11
Finaliser la liste des participants
2 personnes
12
Faire la répartition des groupes
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Imprimer la liste de contacts
15
Vérifier les prévisions météo
16
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Vérifier les courses
2 personnes
19
Mettre les produits réfrigérés au frais
2 personnes
20
Trier les costumes
2 personnes
21
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
22
Emballer les prix pour les jeux
23
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
24
Créer la playlist musicale
25
Vérifier le permis de feu de camp
26
Récupérer les clés du lieu
27
Contrôler le site
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes
4 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Installer la décoration
4 personnes
32
Installer les bannières de chevaliers
3 personnes
33
Installer les postes de jeu
4 personnes
34
Aménager la tente de bricolage
2 personnes
35
Tester le matériel sonore
2 personnes
36
Balisage sécurisé du feu de camp
2 personnes
37
Préparer le buffet
4 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Préparer le matériel de premiers secours
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Donner les consignes aux bénévoles
2 personnes

Événement

43
Enregistrer les participants
3 personnes
44
Distribuer les badges
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
46
Raconter l'histoire d'ouverture
47
Annoncer les équipes
2 personnes
48
Encadrer l'entraînement de chevalier
6 personnes
49
Accompagner la décoration des panneaux
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Animer les jeux médiévaux
6 personnes
52
Distribuer des collations
3 personnes
53
Réapprovisionner le matériel de jeu
2 personnes
54
Animer la chasse au trésor
6 personnes
55
Mettre le buffet en place
4 personnes
56
Servir le dîner
5 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Dégager les tables au fil de l’événement
3 personnes
59
Animer le quiz des chevaliers
3 personnes
60
Allumer le feu de camp
2 personnes
61
Distribuer des marshmallows
2 personnes
62
Animer le programme du feu de camp
3 personnes
63
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
64
Animer le moment d’au revoir
2 personnes
65
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

66
Éteindre complètement le feu de camp
2 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Rassembler le matériel de jeu
4 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Nettoyer la cuisine
2 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Balayer et vérifier le lieu
3 personnes
75
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
76
Retourner les matériels
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Informer les parents des objets
79
Sauvegarder les photos en toute sécurité
80
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 75
Couverts réutilisablesqté 60
Louchesqté 8
Ciseauxqté 10
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 5
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plaques de cuissonqté 2
Grandes marmitesqté 4
Poêlesqté 2

Décoration

Bannières de chevalierqté 8
Boucliersqté 20
Épées en plastiqueqté 20
Couronnes en plastiqueqté 40
Badges nominatifsqté 50
Nappesqté 8
Torches LEDqté 12

Matériel de sport

Cônesqté 30
Cerceauxqté 10
Cordeqté 100
Masquesqté 10
Balles d'eauqté 200
Mallettes au trésorqté 4
Balles épongeqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires, les activités prévues et les lieux concernés. Garde au moins 30 minutes de marge entre deux temps forts pour les déplacements et les imprévus.
Demande les autorisations parentales, les contacts d’urgence et les informations médicales au moment de l’inscription. Finalise la liste des participants au plus tard 3 jours avant le camp afin de répartir les groupes correctement.
Prépare un badge nominatif pour chaque participant et imprime la liste des contacts ainsi que le déroulé. Garde une copie papier sur place, même si les informations sont aussi enregistrées sur un téléphone.
Vérifie le matériel de jeu et les costumes la veille : compte les boucliers, les épées en plastique et les couronnes, puis regroupe chaque équipement par activité. Emballe également les récompenses pour éviter de chercher les petits éléments au dernier moment.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis prépare un programme intérieur de rechange. Mets les produits réfrigérés au frais dès leur arrivée et vérifie aussi le permis de feu de camp avant d’installer les activités extérieures.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un camp chevaleresque ?: Commence au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réserve le lieu et les espaces d’activités en premier, puis envoie les invitations dès que le programme et les horaires sont suffisamment précis.
Quand faut-il demander les autorisations parentales ?: Demande-les avec l’inscription, idéalement 3 semaines avant le camp. Fixe une date limite de retour 7 jours avant l’événement pour pouvoir relancer les familles et finaliser la liste des participants.
Comment prévoir les groupes pour les activités chevaleresques ?: Répartis les participants après la clôture des inscriptions, environ 3 jours avant le camp. Prépare des groupes équilibrés selon l’âge, le nombre d’animateurs et les activités, puis imprime la répartition avec le déroulé.
Que faire s’il pleut pendant un camp chevaleresque ?: Prépare un programme intérieur au moins 48 heures à l’avance, avec des activités pouvant se dérouler sans feu ni équipement extérieur. Vérifie la météo la veille et informe les responsables du changement dès que la décision est prise.

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