Organiser un atelier de webdesign sans mauvaise surprise

Un atelier de webdesign se prépare d’abord autour des objectifs d’apprentissage, puis autour des exercices que les participants réaliseront réellement. Il faut réserver une salle adaptée, confirmer l’enseignant et son assistant, puis vérifier chaque poste informatique avant l’arrivée du groupe. Les oublis les plus fréquents concernent le Wi-Fi, les adaptateurs vidéo, les fichiers d’exercice et les besoins alimentaires. Cette méthode vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’inscription au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et les objectifs d’apprentissage
2
Confirmer le professeur et l’assistant
3
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Envoyer un rappel aux participants
10
Élaborer les activités et les exercices
2 personnes
11
Préparer la présentation et les démonstrations
12
Préparer les fichiers d’exercice et les modèles
13
Tester les logiciels nécessaires
14
Vérifier le Wi-Fi et la capacité Internet
15
Inventorier le matériel et les câbles
16
Commander le catering
17
Faire les courses
2 personnes
18
Imprimer les badges nominatifs et les fiches de travail
19
Préparer les packs participants
2 personnes
20
Préparer les amuse-bouches et le dîner
2 personnes
21
Refroidir les boissons
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Aménager la table de présentation
24
Fournir de l’électricité aux postes de travail
2 personnes
25
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
26
Préparer les ordinateurs portables et les logiciels
2 personnes
27
Tester la connexion Internet
28
Installer la table d’accueil
29
Préparer le matériel d'inscription
30
Préparer le café et le thé

Événement

31
Accueillir et enregistrer les participants
2 personnes
32
Expliquer le programme et le règlement intérieur
33
Présenter les bases du webdesign
34
Encadrer la première tâche d’entraînement
2 personnes
35
Assurer la pause café
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
37
Expliquer HTML et CSS
38
Encadrer le deuxième exercice
2 personnes
39
Servir le dîner
2 personnes
40
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
41
Présenter le design responsive
42
Accompagner la tâche finale
2 personnes
43
Répondre aux questions individuelles
2 personnes
44
Faire présenter les résultats du travail
45
Distribuer les formulaires de feedback
46
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

47
Rassembler les ordinateurs portables et les accessoires
2 personnes
48
Ranger le projecteur et les câbles
2 personnes
49
Faire la vaisselle
2 personnes
50
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
51
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
52
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
54
Envoyer les fichiers de travail aux participants
55
Envoyer les certificats et l’e-mail de remerciement
56
Traiter les formulaires de feedback

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Table d’accueil
Table de présentation

Équipement

Ordinateurs portablesqté 22
Chargeurs d’ordinateur portableqté 22
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Routeur wifi
Clés USBqté 24
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Câble HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Souris de présentation sans fil
Haut-parleur

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24
Plateaux de serviceqté 6
Pichets à caféqté 2
Carafes d’eauqté 3

Cuisine

Bouilloireqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 4
Glacièresqté 2
Thermosqté 3

Bureau

Badges nominatifsqté 24
Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 24
Feuilles de travailqté 24
Formulaires de feedbackqté 24
Pots à stylosqté 4
Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 2
Marqueursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la date en fixant le programme, les objectifs et le nombre de participants. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, de confirmer l’équipe pédagogique et de traiter les inscriptions.
Testez les logiciels, les fichiers modèles et les démonstrations au moins 7 jours avant l’atelier. Ouvrez chaque fichier sur les ordinateurs prévus et vérifiez aussi les chargeurs, câbles HDMI, adaptateurs et multiprises.
Contrôlez la connexion Internet sur place 3 à 5 jours avant l’événement. Ne vous contentez pas de tester le Wi-Fi : vérifiez le nombre de connexions simultanées et prévoyez un routeur Wi-Fi si la capacité est insuffisante.
Envoyez un rappel aux participants 3 à 4 jours avant, avec l’horaire, l’adresse, les consignes techniques et les informations sur le repas. À ce moment-là, finalisez la liste des participants et signalez clairement les éventuels besoins alimentaires.
Installez la salle au moins 90 minutes avant le début. Disposez les tables et les chaises, alimentez chaque poste, testez le projecteur et l’écran, puis préparez les badges, les fiches de travail et les packs participants à la table d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de webdesign ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les 2 dernières semaines servent surtout à finaliser les inscriptions, les exercices, le catering et les tests techniques.
Quand tester le Wi-Fi et les logiciels de l’atelier ?: Testez les logiciels et les fichiers au moins 7 jours avant, puis contrôlez le Wi-Fi sur place 3 à 5 jours avant. Refaites un essai rapide le matin même après l’installation du matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 90 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez davantage si vous devez installer plusieurs ordinateurs, un projecteur, un écran et des rallonges électriques.
Quand envoyer le rappel aux participants ?: Envoyez-le 3 à 4 jours avant l’atelier. Il doit rappeler l’horaire, le lieu, les consignes de connexion, le matériel à apporter et les informations pratiques concernant le repas.

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