Organiser un après-midi pour enfants sans rien oublier

Un après-midi pour enfants se prépare d’abord comme une petite activité encadrée, puis comme un goûter. Commence par fixer la date, le lieu et les horaires avant d’envoyer les invitations. Le nombre d’inscrits détermine le nombre d’encadrants, le matériel de jeu et les quantités à acheter. Le jour venu, prévois une arrivée structurée, des activités courtes et un point boissons facilement accessible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Vérifier les autorisations
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les encadrants enfants
2 personnes
9
Élaborer le programme de jeu
2 personnes
10
Créer la playlist musicale
11
Vérifier les prévisions météo
12
Faire les courses
2 personnes
13
Récupérer le matériel
2 personnes
14
Préparer la nourriture
3 personnes
15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
16
Ouvrir le lieu
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
19
Suspendre la décoration
3 personnes
20
Brancher la musique
2 personnes
21
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
22
Installer la table d'inscription
2 personnes
23
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

24
Accueillir les enfants
3 personnes
25
Enregistrer la présence
2 personnes
26
Expliquer les règles du jeu
2 personnes
27
Encadrer les activités de jeux
6 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Encadrer l'activité créative
4 personnes
31
Surveiller l’aire de jeu
4 personnes
32
Distribuer les prix
2 personnes
33
Accompagner les enfants au départ
3 personnes

Suivi

34
Rassembler les déchets
3 personnes
35
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
37
Nettoyer le lieu
3 personnes
38
Emballer la décoration et le matériel de jeu
3 personnes
39
Déconnecter le son et l’éclairage
2 personnes
40
Rendre les articles empruntés
2 personnes
41
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Carafesqté 4
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 6
Glacièresqté 3

Équipement

Enceinte portable
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Microphone

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
balles souplesqté 10
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 20
Craie de trottoirqté 3
Tissu parachute

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 6
Coloriagesqté 60
Feutresqté 12
Crayons de couleurqté 12
Ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 6
Sacs de prixqté 45

Éclairage

Lampes LEDqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balais à mainqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixe le programme avant les invitations : indique une heure d’arrivée, une heure de fin et une alternance entre jeux, pause et goûter. Pour des enfants, prévois généralement des séquences de 20 à 30 minutes plutôt qu’une seule longue activité.
Demande les informations alimentaires au moment de l’inscription, et non quelques jours avant. Note les allergies et besoins particuliers dans une liste séparée, consultable par les encadrants et la personne qui prépare la nourriture.
Répartis les encadrants avant le jour J : une personne à l’accueil, une personne responsable du groupe et au moins un adulte disponible pour les déplacements ou les petits incidents. Vérifie aussi les autorisations nécessaires pour le lieu et les activités prévues.
Prépare le matériel par activité dans des bacs distincts : ballons, balles souples, cerceaux, cordes, cônes et craie se retrouvent ainsi rapidement. Teste l’enceinte portable, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture du lieu.
Garde un temps de préparation sur place d’au moins 60 minutes avant l’arrivée des enfants. Installe les tables, les chaises, le buffet, les boissons au frais et la table d’inscription, puis effectue un contrôle de sécurité du sol, des câbles et du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour un après-midi pour enfants ?: Compte généralement 2 h 30 à 3 h, accueil compris. Ajoute au moins 1 heure avant le début pour installer les tables, le buffet, la musique, la décoration et le matériel de jeu.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi pour enfants ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant, afin d’ajuster les encadrants, la nourriture et le matériel.
Combien d’encadrants faut-il prévoir pour des enfants ?: Prévois au minimum 1 adulte pour 8 à 10 enfants, puis adapte selon l’âge, le lieu et les activités. Garde toujours une personne disponible pour l’accueil, les absences et les besoins particuliers.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un après-midi pour enfants ?: Prévois environ 50 cl par enfant pour 3 heures, davantage s’il fait chaud ou si les jeux sont très physiques. Mets une partie des carafes ou bouteilles au frais avant l’arrivée et garde de l’eau disponible pendant toute l’activité.

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