Organiser un après-midi artistique en établissement de soins

Un après-midi artistique en établissement de soins demande surtout une préparation précise et un déroulement souple. Commencez par réserver la salle, fixer les activités et repérer les besoins des résidents avant d’envoyer les invitations. Prévoyez ensuite les accompagnateurs, le matériel de peinture et de collage, les tables adaptées aux fauteuils roulants et une zone de séchage. Le jour même, gardez du temps pour l’installation, l’accueil et l’accompagnement individuel : c’est souvent là que le programme prend du retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et la salle
2 personnes
2
Définir le programme des activités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les résidents pour les activités
2 personnes
7
Confirmer les accompagnateurs artistiques
8
Déterminer les quantités de catering
9
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Installer le matériel artistique
2 personnes
12
Répartir les tables de travail
2 personnes
13
Préparer les badges nominatifs
14
Préparer la playlist
15
Rendre l’espace accessible
2 personnes
16
Installer les tables et les chaises
3 personnes
17
Aménager les tables d’art
3 personnes
18
Suspendre la décoration
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes
20
Préparer les en-cas
2 personnes

Événement

21
Accueillir les participants
3 personnes
22
Expliquer le programme et le règlement intérieur
23
Encadrer l'activité de peinture
3 personnes
24
Animer l'activité collage
3 personnes
25
Offrir un accompagnement individuel
4 personnes
26
Servir le café et le thé
2 personnes
27
Servir des amuse-bouches
2 personnes
28
Réapprovisionner les boissons
29
Nettoyer les tables de travail entre deux utilisations
2 personnes
30
Faire sécher les œuvres
2 personnes
31
Présenter les œuvres d’art
2 personnes
32
Servir le dîner
3 personnes
33
Accompagner les participants vers le départ
3 personnes

Suivi

34
Faire la vaisselle
2 personnes
35
Ranger le matériel d’art
2 personnes
36
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
37
Rassembler les déchets
2 personnes
38
Nettoyer l’espace
2 personnes
39
Laisser sécher le matériel
40
Stocker les œuvres d’art en toute sécurité
2 personnes
41
Ranger le stock restant
42
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 8
Chaisesqté 45
Tables pour fauteuils roulantsqté 4
Chariot de serviceqté 2
Étagères de séchageqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 50
Louchesqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Enceinte Bluetooth
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Thermosqté 4
Pichets de serviceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4

Matériel d’art

Papier à dessinqté 100
Toilesqté 45
Sets de peinture acryliqueqté 12
Pinceauxqté 60
Crayons de couleurqté 20
Feutresqté 20
Craie grasseqté 12
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 30
Palettes de mélangeqté 20
Gamelles d’eauqté 30
Tabliersqté 45
Film de protectionqté 2
Pinces à lingeqté 60
Cordeqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes en papierqté 6
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 50

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant les inscriptions : prévoyez par exemple 45 à 60 minutes de peinture, une pause de 15 minutes, puis 45 minutes de collage. Vous pourrez ainsi répartir les résidents selon leurs capacités et leurs envies.
Demandez les besoins alimentaires et les contraintes d’accompagnement au moment de l’inscription, au moins 7 jours avant l’événement. Comptez ensuite les portions séparément pour les résidents, les accompagnateurs et l’équipe.
Vérifiez l’accessibilité de la salle avant de disposer les tables. Laissez un passage d’au moins 90 cm et prévoyez des tables assez dégagées pour accueillir les fauteuils roulants sans bloquer la circulation.
Installez le matériel artistique par activité, plutôt que de tout mélanger sur les tables. Préparez les feuilles, toiles, pinceaux, peintures, feutres et ciseaux avant l’arrivée du groupe, puis gardez une étagère de séchage dans un endroit stable.
Terminez l’installation au moins 30 minutes avant l’accueil. Testez l’enceinte, les rallonges et les multiprises, préparez le café et le thé dans des thermos, et placez les badges nominatifs près de l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un après-midi artistique en établissement de soins ?: Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez les 7 derniers jours pour traiter les inscriptions, confirmer les accompagnateurs, vérifier le matériel et ajuster les quantités de boissons et d’en-cas.
Combien de temps doit durer un après-midi artistique pour des résidents ?: Prévoyez environ 2 h 30 à 3 heures sur place, accueil compris. Une organisation avec deux activités de 45 à 60 minutes et une pause de 15 minutes laisse assez de temps pour les déplacements et l’accompagnement individuel.
Combien de matériel faut-il prévoir par participant ?: Prévoyez au minimum une surface de travail par personne, un jeu de pinceaux partagé pour 2 à 3 participants et une paire de ciseaux pour 2 participants. Ajoutez 10 % de feuilles, gobelets et consommables pour remplacer le matériel renversé ou abîmé.
Quand installer les tables et le matériel artistique ?: Installez les tables et les chaises 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Le matériel de peinture, les badges, les boissons et la décoration devraient être prêts au plus tard 30 minutes avant le début de l’accueil.

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