Comment organiser un afterwork sans rien oublier
Un afterwork se prépare comme un rendez-vous professionnel avec une fin de journée plus détendue. Commence par fixer le nombre de participants, le lieu et le format, puis avance dans cet ordre : inscriptions, besoins alimentaires, traiteur, mobilier et boissons. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les livraisons, acheter le frais et préparer l’accueil. Le jour J, prévois assez de temps pour installer le buffet, le bar, le café et les badges avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Établir la liste des invités
- 2
Envoyer les invitations
- 3
Enregistrer les inscriptions
- 4
Réserver le lieu
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Déterminer les quantités de catering
- 8
Réserver le mobilier
- 9
Créer le programme des hôtes
- 10
Confirmer les livraisons
- 11
Faire les courses de produits non périssables
2 personnes
- 12
Clôturer les inscriptions
- 13
Établir la liste définitive des invités
- 14
Faire les courses de produits frais
2 personnes
- 15
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 16
Préparer les en-cas
3 personnes
- 17
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 18
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 19
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
- 20
Mettre en place le point café
2 personnes
- 21
Suspendre la décoration
2 personnes
- 22
Préparer les badges nominatifs
- 23
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
- 24
Étiqueter les plats spéciaux
- 25
Tester la musique
Événement
- 26
Assurer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
- 27
Accueillir les invités
2 personnes
- 28
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 30
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 31
Réapprovisionner le café et le thé
- 32
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
- 33
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 34
Vider les poubelles
- 35
Servir le dernier tour
2 personnes
- 36
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
- 37
Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
- 38
Faire la vaisselle
3 personnes
- 39
Démonter le mobilier
4 personnes
- 40
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 41
Évacuer les déchets
2 personnes
- 42
Vérifier le matériel
2 personnes
- 43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 55
- Tables hautesqté 4
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Verres à vinqté 60
- Verres à bièreqté 60
- Verres à eauqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Rallonges électriquesqté 2
- Multiprisesqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandesqté 6
- Compositions floralesqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Matériel
- Badges nominatifsqté 60
- Marqueursqté 6
- Numéros de tableqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Petits bolsqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Tire-bouchonsqté 3
- Tire-bouchonqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Clôture les inscriptions quelques jours avant l’afterwork afin d’établir une liste définitive. Utilise ce nombre pour confirmer le traiteur, les tables, les chaises et les quantités de boissons.
- Demande les besoins alimentaires dès l’invitation, puis étiquette clairement les plats concernés. Une vérification 48 heures avant évite de découvrir une contrainte au moment du buffet.
- Achète les produits non périssables en avance et garde les produits frais pour la veille ou le jour même. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture, surtout si tu utilises des glacières et des bacs à glaçons.
- Bloque au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités pour ouvrir le lieu, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et mettre en place le café. Teste aussi l’enceinte Bluetooth avant que les participants n’arrivent.
- Prépare les badges nominatifs avant le jour J et installe un point d’accueil visible. Vérifie les rallonges et multiprises avant de brancher les machines à café, les bouilloires et les guirlandes lumineuses.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un afterwork ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laisse au moins 7 jours pour les inscriptions et les besoins alimentaires, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu.
- Quand clôturer les inscriptions à un afterwork ?
- Clôture les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer le nombre d’invités, le traiteur, le mobilier et la liste définitive.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un afterwork ?
- Prévois au minimum 90 minutes avant l’arrivée des invités. Compte davantage si tu dois installer plusieurs tables, un buffet, un bar, un point café et une décoration suspendue.
- Quand acheter les boissons et les produits frais ?
- Achète les boissons et les produits non périssables quelques jours à l’avance. Fais les courses de produits frais la veille ou le matin même, puis mets les boissons au frais plusieurs heures avant le début.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !