Checklist pour organiser un afterwork
Un afterwork se prépare en plusieurs étapes : d’abord les invités et le lieu, puis les inscriptions, le catering et le mobilier. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre jusqu’à l’installation du buffet, du bar et du point café. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges nominatifs, les livraisons et le test de la musique. Prévois un suivi séparé pour les tâches du jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Réserver le lieu
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
Réserver le mobilier
Créer le programme des hôtes
Confirmer les livraisons
Faire les courses de produits non périssables
2 personnes
Clôturer les inscriptions
Établir la liste définitive des invités
Faire les courses de produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Étiqueter les plats spéciaux
Tester la musique
Événement
Assurer l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Réapprovisionner le buffet entre-temps
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Ranger les boissons et les aliments
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 55
- Tables hautesqté 4
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Verres à vinqté 60
- Verres à bièreqté 60
- Verres à eauqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Enceinte Bluetooth
- Rallonges électriquesqté 2
- Multiprisesqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandesqté 6
- Compositions floralesqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Matériel
- Badges nominatifsqté 60
- Marqueursqté 6
- Numéros de tableqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Petits bolsqté 12
- Pinces de serviceqté 6
- Tire-bouchonsqté 3
- Tire-bouchonqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe une date de clôture des inscriptions au moins 5 jours avant l’afterwork. Tu auras ainsi le temps d’établir la liste définitive, de confirmer les besoins alimentaires et d’ajuster les quantités de catering.
- Réserve le lieu et le mobilier dès que la date est connue. Pour un groupe de 30 personnes, vérifie notamment le nombre de chaises, de tables hautes, de tables de buffet et de porte-manteaux disponibles.
- Achète les produits non périssables avant la dernière semaine, puis les produits frais 1 à 2 jours avant l’événement. Mets les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes à l’arrivée des invités.
- Prépare les badges nominatifs avant le jour J et étiquette les plats spéciaux clairement. Cette étape évite les hésitations au buffet et permet de répondre rapidement aux besoins alimentaires signalés lors des inscriptions.
- À l’ouverture du lieu, garde au moins 90 minutes pour installer les tables, le buffet, le bar et le point café. Teste aussi l’enceinte Bluetooth, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des premiers invités.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un afterwork ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laisse ensuite au moins 10 jours pour recevoir les inscriptions et relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
- Quand fermer les inscriptions pour un afterwork ?
- Clôture les inscriptions environ 5 jours avant l’événement. Ce délai permet de finaliser la liste des invités, le catering, les besoins alimentaires et les badges nominatifs.
- Combien de temps prévoir pour installer un afterwork ?
- Prévois au minimum 90 minutes sur place pour installer les tables et les chaises, aménager le buffet et le bar, préparer le café et suspendre la décoration. Ajoute 30 minutes si les livraisons arrivent le jour même.
- Quand acheter les boissons et les produits frais pour un afterwork ?
- Achète les produits non périssables plusieurs jours à l’avance et les produits frais 1 à 2 jours avant. Mets les boissons au frais le jour de l’événement, assez tôt pour qu’elles soient bien fraîches au début de la soirée.
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