Organiser quatre jours de marche sans rien oublier

Pour quatre jours de marche, commence par sécuriser le parcours et les lieux avant d’ouvrir les inscriptions. Il faut prévoir quatre itinéraires vérifiés, des points de repos identifiés et une organisation claire pour chaque journée. Les autorisations, le ravitaillement et les bénévoles prennent souvent plus de temps que prévu. Avance ensuite vers les inscriptions, l’impression des supports et l’installation du départ afin que chaque participant sache où aller dès son arrivée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander les autorisations d’itinéraire
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Réserver les lieux de repos
2 personnes
4
Développer quatre itinéraires de randonnée
2 personnes
5
Faire vérifier les itinéraires
3 personnes
6
Consigner les points de sécurité
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Prévoir des agents de circulation
12
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
13
Préparer les dossards
3 personnes
14
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
15
Vérifier le matériel
3 personnes
16
Faire les courses
3 personnes
17
Remplir les glacières
3 personnes
18
Trier les packs de parcours
3 personnes
19
Délimiter la zone de départ
4 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer les panneaux de parcours
6 personnes
23
Aménager les postes de repos
6 personnes
24
Installer la table d'inscription
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
3 personnes
26
Déplacer les panneaux de direction
6 personnes
27
Déplacer les panneaux de direction
6 personnes
28
Installer les panneaux de parcours
6 personnes

Événement

29
Distribuer les dossards
4 personnes
30
Enregistrer les randonneurs
3 personnes
31
Lancer les marcheurs
4 personnes
32
Assurer le poste de repos
8 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
34
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
35
Distribuer les médailles
3 personnes
36
Effectuer le contrôle final de l’itinéraire
3 personnes
37
Distribuer les dossards
4 personnes
38
Enregistrer les randonneurs
3 personnes
39
Assurer le poste de repos
8 personnes
40
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
41
Distribuer les boissons et les fruits
4 personnes
42
Distribuer les dossards
4 personnes
43
Enregistrer les randonneurs
3 personnes
44
Assurer le poste de repos
8 personnes
45
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
46
Distribuer les médailles
3 personnes
47
Distribuer les dossards
4 personnes
48
Enregistrer les randonneurs
3 personnes
49
Assurer le dernier point de repos
8 personnes
50
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
51
Remettre les médailles de fin
4 personnes
52
Servir les boissons de l'arrivée
4 personnes
53
Vérifier le dernier itinéraire
3 personnes

Suivi

54
Ranger l’itinéraire du jour
6 personnes
55
Ranger l’itinéraire du jour
6 personnes
56
Ranger l’itinéraire du jour
6 personnes
57
Rassembler tous les panneaux d’orientation
6 personnes
58
Démonter entièrement le site
6 personnes
59
Laver la vaisselle et le matériel
4 personnes
60
Collecter et trier les déchets
4 personnes
61
Nettoyer le lieu
4 personnes
62
Ranger les courses restantes
2 personnes
63
Inventorier le matériel
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Archiver les cartes d'itinéraire

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 40
Poubellesqté 12

Équipement

Glacièresqté 8
Bouilloiresqté 4
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Chargeurs mobilesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 120
Panneaux de directionqté 80
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 30
Cartes de poinçonnageqté 500
Numéros de départqté 500
Médaillesqté 500
Gilets de sécuritéqté 20
Parapluiesqté 8
Cônesqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Assiettes réutilisablesqté 300
Couverts réutilisablesqté 300
Pichets à caféqté 6
Carafesqté 12
Plateauxqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Pains de glaceqté 40
Bacs alimentairesqté 20
Porte-serviettesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Panneaux de directionqté 30
Nappesqté 14

Catering

Distributeurs d'eauqté 6
Thermosqté 10
Tapis rafraîchissantsqté 6
Robinet à limonadeqté 6
Courses

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Serviettesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 4
Extincteursqté 4

Conseils

Demande les autorisations d’itinéraire avant de publier les invitations. Fais vérifier les quatre parcours et note les points sensibles : traversées, portions isolées, accès aux secours et changements de direction.
Réserve dès le début le lieu de départ, celui d’arrivée et les lieux de repos pour les quatre journées. Sans ces réservations, il devient difficile de fixer les horaires, les postes de ravitaillement et la circulation des participants.
Traite les inscriptions avec une date de clôture précise et recueille les besoins alimentaires avant les achats. Prépare ensuite les packs de parcours, les numéros de départ et les étiquettes de médaille par journée.
Répartis les bénévoles sur les inscriptions, les postes de repos et la circulation, puis donne aux responsables des talkies-walkies et des chargeurs mobiles. Prévois aussi des gilets de sécurité pour les personnes placées près des routes.
Installe la signalétique avant l’ouverture : zone de départ délimitée, panneaux, flèches, cônes et ruban de balisage. Mets les boissons au frais dans les glacières et monte les tentes, tables et chaises assez tôt pour corriger un oubli avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser quatre jours de marche ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines. Les autorisations, la réservation des lieux et la vérification des quatre itinéraires doivent être lancées en premier, avant les invitations.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre-les une fois les parcours, les lieux de départ et d’arrivée, ainsi que les points de repos confirmés. Fixe la clôture au moins 7 jours avant le premier jour pour traiter les besoins alimentaires et préparer les packs.
Combien de bénévoles faut-il pour quatre jours de marche ?: Répartis les bénévoles par poste et par journée plutôt que de compter sur une seule équipe. Prévois au minimum une personne à l’inscription, une au ravitaillement et des agents de circulation aux traversées sensibles, puis ajoute un remplaçant par créneau.
Quand installer la signalétique et les postes de repos ?: Installe-les avant l’accueil des participants, idéalement 2 à 3 heures avant le départ. Vérifie chaque flèche depuis le sens de marche, remplis les glacières et teste les communications avant l’ouverture.

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