Checklist pour organiser un week-end entre pairs

Un week-end entre pairs demande plus qu’une réservation et un programme. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires et d’accessibilité, les chambres, le transport et les personnes qui accompagnent le groupe. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des espaces et l’accueil. Vous y trouverez aussi les détails souvent réglés trop tard : contacts d’urgence, boissons à refroidir, matériel créatif et informations pratiques à envoyer.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accessibilité
Enregistrer les contacts d'urgence
2 personnes
Confirmer la réservation du lieu
Établir la répartition des chambres
2 personnes
Finaliser le programme
3 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Recenser les besoins en transport
2 personnes
Composer le pack de bienvenue
3 personnes
Préparer les cartes de discussion
2 personnes
Trier le matériel créatif
2 personnes
Composer la playlist
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les kits de bienvenue
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Aérer les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer les chambres
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Aménager l’espace de repos
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les kits de bienvenue
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le tour de présentation
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le groupe de discussion
3 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas adaptés
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Préparer le snack tardif
2 personnes
Vérifier la zone de repos
Animer la clôture de la soirée
2 personnes
Préparer le buffet du petit-déjeuner
3 personnes
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Accompagner la promenade du matin
3 personnes
Animer l’atelier créatif
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
Réapprovisionner la salle de pause
2 personnes
Animer un groupe de discussion approfondi
3 personnes
Servir les snacks de pause
2 personnes
Encadrer l’espace de rencontre libre
2 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Encadrer le tour final
3 personnes
Expliquer l’heure de départ
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Emballer les restes du petit-déjeuner
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Vérifier les chambres
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 3
Cintresqté 40
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 50
Assiettes creusesqté 50
Bolsqté 50
Tassesqté 50
Verres à eauqté 50
Verres à vinqté 40
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Louchesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Tapis de planche à découperqté 2

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 6

Décoration

Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 45
Décorations de tableqté 8
Guirlandeqté 6
Coussinsqté 12
Couverturesqté 8
Cadres photoqté 6

Éclairage

Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes de tableqté 6
Veilleusesqté 12

Matériel de sport

Bâtons de marcheqté 6
Tapis de yogaqté 12
Bandes élastiques légèresqté 12

Catering

Dossiers d’accueilqté 40
Carnetsqté 40
Stylos à billeqté 50
Cartes de discussionqté 40
Crayons de couleurqté 40
Papier à dessinqté 100
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Pots à stylosqté 4
Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 6
Paniers à lingeqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Commencez par les participants : envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 jours aux inscriptions, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, l’accessibilité et les contacts d’urgence.
Ne répartissez pas les chambres au dernier moment. Faites cette répartition après la clôture des inscriptions et envoyez-la avec les informations pratiques, idéalement 5 à 7 jours avant le week-end.
Prévoyez le transport avant de finaliser le programme. Regroupez les besoins de déplacement au moins une semaine à l’avance, car un changement d’horaire peut modifier les accompagnements et les activités.
Pour l’accueil, préparez les packs et les cartes de discussion avant le jour du départ. Installez la table d’accueil dès l’ouverture du lieu, avec les contacts utiles, la répartition des chambres et le programme imprimé.
Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée et vérifiez le matériel de cuisine en même temps que les courses. Les carafes, thermos, glacières et plats avec couvercle sont faciles à oublier quand tout est préparé le jour même.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un week-end entre pairs ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant le week-end pour laisser environ 10 jours aux inscriptions. Gardez ensuite 5 à 7 jours pour confirmer les besoins alimentaires, l’accessibilité, le transport et les chambres.
Quand demander les besoins alimentaires et d’accessibilité ?: Demandez ces informations dès l’inscription, plutôt que quelques jours avant le départ. Fixez une date de réponse située au moins 10 jours avant le week-end afin d’adapter les repas, les espaces et l’accompagnement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer le lieu ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du groupe pour récupérer les clés, aérer, préparer les chambres et installer les tables, les chaises et la table d’accueil. Ajoutez du temps si le vidéoprojecteur, le microphone ou les enceintes doivent être testés.
Quand faire les courses et refroidir les boissons ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant le week-end, puis vérifiez la liste une dernière fois le matin du départ. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée, surtout si les glacières doivent aussi être préparées.

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