Checkliste für ein Wochenende für Gleichgesinnte

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Teilnehmerliste früh an und erfasse neben den Anmeldungen auch Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und Notfallkontakte. So musst du kurz vor der Abfahrt keine Einzelinformationen mehr zusammensuchen.
• Bestätige die Location, die Schlüsselübergabe und die Schlafzimmeraufteilung spätestens einige Tage vor der Anreise. Teile Betreuer und Zuständigkeiten schriftlich ein, damit vor Ort klar ist, wer ansprechbar ist.
• Schicke die Teilnehmerinformationen vor dem Wochenende gesammelt heraus: Anreise, Transport, Unterkunft, Programm und wichtige Kontaktdaten gehören in eine Nachricht. Plane zusätzlich den konkreten Bedarf für Personen ein, die eine Mitfahrgelegenheit oder Unterstützung benötigen.
• Bereite Willkommenspakete und Gesprächskarten vor der Abfahrt vor und sortiere kreative Materialien nach Programmpunkt. Stelle Musik, tragbare Lautsprecher, Mikrofon und Beamer rechtzeitig auf Kompatibilität und Akkus beziehungsweise Kabel geprüft bereit.
• Plane den Aufbau nicht erst bei der Ankunft: Räume lüften, Tische und Stühle aufstellen, Schlafzimmer herrichten und den Empfangstisch einrichten brauchen mehrere Personen. Getränke sollten vor dem Empfang gekühlt sein; für Kaffee und Wasser sind Thermoskannen und Wasserkannen schnell griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Wochenende für Gleichgesinnte planen?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Teilnehmerliste, Location und Einladungen. Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und Transportbedarf solltest du spätestens 2 Wochen vor der Anreise abschließend erfassen.

Was muss ich vor der Anreise von den Teilnehmern wissen?

Erfasse Namen, Anmeldung, Ernährungswünsche, Anforderungen zur Barrierefreiheit, Notfallkontakte und den Transportbedarf. Schicke die gesammelten Teilnehmerinformationen mindestens 7 Tage vorher an alle Beteiligten.

Wie teile ich die Schlafzimmer für ein gemeinsames Wochenende ein?

Erstelle die Zimmeraufteilung, sobald die Anmeldungen weitgehend feststehen, idealerweise 1 bis 2 Wochen vor dem Termin. Berücksichtige dabei besondere Bedürfnisse und verschicke die Einteilung vor der Anreise.

Wann sollte ich den Aufbau vor Ort beginnen?

Plane mindestens 2 Stunden vor dem Empfang für Lüften, Möblierung, Schlafzimmer, Empfangstisch und Technik ein. Getränke sollten zu diesem Zeitpunkt bereits gekühlt und die Willkommenspakete vollständig bereitgestellt sein.