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Checklist pour organiser un week-end de silence

Un week-end de silence demande une préparation précise, car les participants ont besoin de repères sans échanges permanents. Commence par fixer le programme et le lieu, puis gère les inscriptions, les chambres, les besoins alimentaires et les informations de transport. Les derniers jours servent aux repas, aux documents, aux badges et à l’installation des espaces. Cette checklist couvre les points souvent oubliés, comme les contacts d’urgence, l’accès au site et les consignes de silence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Établir le programme du week-end

    2 personnes

  • Réserver le lieu pour le week-end

  • Réserver les chambres pour la nuit

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer la confirmation aux participants

  • Partager les informations de transport

  • Répartir les chambres et les lits

    2 personnes

  • Établir les consignes de silence

    2 personnes

  • Recueillir les contacts d'urgence

  • Calculer les repas et les courses

    2 personnes

  • Commander les repas à l'avance

  • Imprimer le programme et les cartes de silence

  • Préparer les badges nominatifs

  • Vérifier le matériel nécessaire

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Réceptionner les produits frais

    2 personnes

  • Laver les légumes et les fruits

    2 personnes

  • Préparer les cartes de silence et le programme

    2 personnes

  • Vérifier les clés et l’accès du site

  • Aérer et inspecter les espaces

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Aménager la salle de méditation

    3 personnes

  • Préparer les dortoirs

    3 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

Événement

  • Enregistrer les participants

    2 personnes

  • Distribuer les clés des chambres

  • Expliquer les consignes de silence

  • Animer la méditation d’ouverture

  • Servir le thé et l'eau

    2 personnes

  • Préparer le repas du soir

    3 personnes

  • Servir le dîner

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Animer la méditation du soir

  • Préparer le petit déjeuner

    3 personnes

  • Servir le petit-déjeuner

    3 personnes

  • Animer la méditation du matin

  • Préparer le déjeuner

    3 personnes

  • Servir le déjeuner

    3 personnes

  • Vérifier et réapprovisionner les toilettes

  • Animer la méditation de l’après-midi

  • Préparer le thé et les fruits

    2 personnes

  • Préparer le repas du soir

    3 personnes

  • Servir le dîner

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Préparer le programme du matin

    2 personnes

  • Servir le petit-déjeuner

    3 personnes

  • Animer la méditation de clôture

  • Servir le déjeuner

    3 personnes

  • Faire récupérer les effets personnels

    2 personnes

  • Récupérer les clés des chambres

Suivi

  • Démonter la salle de méditation

    3 personnes

  • Ranger et nettoyer la cuisine

    3 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    3 personnes

  • Collecter et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer les espaces

    3 personnes

  • Rassembler les objets perdus

  • Effectuer l’inspection finale du lieu

    2 personnes

  • Rendre les clés et le matériel

    2 personnes

  • Envoyer un e-mail de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 40
  • Tablesqté 8
  • Porte-manteauxqté 2
  • Tapis de vestiaireqté 4

Méditation

  • Coussins de méditationqté 35
  • Tapis de yogaqté 35
  • Couvertures en laineqté 35
  • Masques de sommeilqté 35

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 40
  • Petits bolsqté 40
  • Tassesqté 40
  • Verres à boireqté 40
  • Couvertsqté 40
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Cuillères de serviceqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
  • Casserolesqté 4
  • Saladiersqté 8
  • Carafes d’eauqté 6

Équipement

  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Glacièresqté 3
  • Thermomètres de cuisineqté 2
  • Horloges murales silencieusesqté 6
  • Cloche de méditation

Décoration

  • Bougies LEDqté 20
  • Nappesqté 8

Communication

  • Badges nominatifsqté 40
  • Panneaux silenceqté 12
  • Panneaux du programmeqté 4
  • Stylosqté 20

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balai et pelleqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : prévois les horaires des repas, des temps de méditation, du repos et de la fin du silence. Les participants doivent connaître le cadre avant de s’inscrire.
  • Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et clôture les réponses au moins 10 jours avant le week-end. Cela laisse le temps de calculer les quantités et de commander les repas à l’avance.
  • Répartis les chambres et les lits avant d’envoyer la confirmation finale. Indique aussi les informations de transport et vérifie que chaque participant dispose d’un moyen de te joindre en cas d’urgence.
  • Prépare les supports au moins 2 jours avant l’arrivée : programme imprimé, cartes de silence, badges nominatifs et panneaux silence. Sans ces indications visibles, les consignes seront répétées oralement dès le début.
  • Le jour de l’installation, vérifie les clés et l’accès du site, puis inspecte les espaces avant de préparer les dortoirs et la salle de méditation. Installe notamment les coussins, tapis, couvertures et horloges silencieuses avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un week-end de silence ?
Commence la réservation du lieu et des chambres au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Lance ensuite les inscriptions assez tôt pour confirmer les repas, les lits et les besoins particuliers.
Quand envoyer les consignes de silence aux participants ?
Envoie les règles avec la confirmation d’inscription, puis remets une version imprimée à l’arrivée. Prépare les cartes et les panneaux au plus tard 2 jours avant le week-end.
Quand calculer les repas pour un week-end de silence ?
Calcule les repas dès que les inscriptions sont closes, idéalement 10 jours avant le début. Intègre les régimes alimentaires, les repas déjà commandés et les quantités nécessaires pour chaque service.
Que préparer la veille d’un week-end de silence ?
La veille, réceptionne les produits frais, lave les fruits et légumes, vérifie les clés et aère les espaces. Termine l’installation des dortoirs, de la salle de méditation et des tables avant l’arrivée des participants.

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