Checklist pour organiser un voyage senior

Un voyage senior demande une préparation suivie, surtout lorsque le groupe se déplace en bus et que le programme comprend une excursion et un restaurant. Commencez par établir la liste des participants, le parcours et les horaires, puis avancez vers les réservations et les inscriptions. Les besoins alimentaires, la mobilité et les contacts d’urgence doivent être recueillis avant de confirmer le groupe. La dernière étape consiste à préparer les documents, les sacs, les boissons et le matériel de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Définir le parcours et le programme
2 personnes
Réserver un bus
Réserver le lieu de l'excursion
Réserver le restaurant
Confirmer l’heure de départ
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Recenser les besoins de mobilité
Confirmer les participants
Envoyer le programme et les horaires
Traiter les données de paiement
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Vérifier le parking
Confirmer les réservations
Confirmer les informations du bus
Imprimer la liste des participants
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les informations d’urgence
Imprimer les cartes d'itinéraire
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Remplir les sacs de voyage
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Vérifier les informations sur les médicaments
Préparer le chargement du bus
2 personnes
Mettre en place le point de rassemblement
2 personnes

Événement

Accueillir le bus et le chauffeur
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Charger les bagages et le matériel d’aide
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Accompagner l’embarquement
4 personnes
Annoncer le départ
Informer les participants pendant le trajet
2 personnes
Distribuer les boissons dans le bus
2 personnes
Accueillir les arrivées
4 personnes
Accompagner aux toilettes
2 personnes
Conduire le groupe en excursion
3 personnes
Distribuer les billets
2 personnes
Accompagner l’excursion
4 personnes
Compter les participants lors des changements
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Accompagner le groupe au restaurant
4 personnes
Transmettre les besoins alimentaires
Encadrer le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
Vérifier le compte de groupe
2 personnes
Rassembler les participants
3 personnes
Encadrer l’embarquement pour le retour
4 personnes
Accompagner le retour
3 personnes
Distribuer les boissons et les snacks
2 personnes
Annoncer l’arrivée
Accompagner les descentes
4 personnes
Décharger les bagages et les accessoires
3 personnes
Contrôle final des présences
2 personnes

Suivi

Vérifier le bus et le point de départ
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Nettoyer les matériaux utilisés
2 personnes
Évacuer les déchets
Rendre les articles empruntés
Traiter les frais
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 3
Chaises pliantesqté 6
Rampe pour fauteuil roulant

Équipement

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Téléphone mobileqté 4
Batteries externesqté 4
Appareil photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 70
Tasses à caféqté 60
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Sacs isothermesqté 4

Articles de voyage

Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Badges nominatifsqté 60
Cartes d'itinéraireqté 60
Étiquettes de bagagesqté 60
Gilets fluorescentsqté 6
Parapluiesqté 6
Couvertures polairesqté 6
Ponchos de pluie jetablesqté 10

Sécurité

Trousse de premiers secours
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 4
Siffletsqté 4

Documents

Listes de participantsqté 4
Listes de contacts d’urgenceqté 4
Billets d’excursionqté 55
Set de stylosqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Éponges de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le parcours et l’heure de départ avant d’envoyer les invitations : les participants doivent recevoir un programme avec les horaires, les lieux et les temps de trajet.
Demandez les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les besoins de mobilité dès l’inscription. Faites une relance au moins 2 semaines avant le départ pour les informations manquantes.
Vérifiez l’accessibilité du bus, du lieu de l’excursion et du restaurant avant de confirmer les réservations. Contrôlez aussi le parking et l’emplacement prévu pour une rampe d’accès si nécessaire.
Préparez les documents la veille : liste imprimée des participants, badges nominatifs, informations d’urgence et cartes d’itinéraire. Gardez une copie supplémentaire dans le bus.
Refroidissez les boissons et remplissez les sacs de voyage la veille au soir. Prévoyez les gobelets, tasses, couverts, thermos, glacières, parapluies et couvertures avant le rassemblement du groupe.

Questions fréquentes

Quand réserver un bus pour un voyage senior ?: Réservez le bus dès que le parcours et le nombre prévisionnel de participants sont définis, idéalement au moins 6 à 8 semaines avant le départ. Confirmez ensuite l’heure, le point de rendez-vous et les informations du conducteur 7 jours avant.
Quand envoyer les invitations pour un voyage senior ?: Envoyez les invitations environ 6 semaines avant le voyage, avec le parcours, le programme et la date limite d’inscription. Faites une relance 2 semaines avant la clôture des inscriptions.
Que faut-il vérifier pour l’accessibilité d’un voyage senior ?: Vérifiez l’accès au bus, au lieu de l’excursion, au restaurant et aux sanitaires au moins 3 semaines avant le départ. Recueillez les besoins de mobilité lors de l’inscription afin d’organiser l’espace et l’aide nécessaires.
Que préparer la veille d’un voyage senior ?: Imprimez la liste des participants, les informations d’urgence et les cartes d’itinéraire, puis préparez les badges et les étiquettes de bagages. Refroidissez les boissons et remplissez les sacs au plus tard la veille au soir.

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