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Organiser un voyage musical sans rien oublier

Un voyage musical combine transport, spectacle, repas et coordination d’un groupe. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle et du bus jusqu’aux dossiers remis le jour du départ. Prévoyez aussi les informations souvent collectées trop tard : allergies, contacts d’urgence, accessibilité et assurances. Les dernières vérifications portent sur les billets, les paiements, l’itinéraire et le matériel à emporter.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver la salle de concert

  • Réserver un bus et un chauffeur

  • Définir l’itinéraire et le point de rendez-vous

    2 personnes

  • Créer la liste des participants

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recueillir les contacts d'urgence

  • Vérifier les besoins d'accessibilité

  • Commander les billets d’entrée

  • Faire une réservation de repas

  • Demander le programme au lieu

  • Confirmer l'heure de départ avec le chauffeur

  • Établir la liste définitive des participants

  • Vérifier les paiements et les billets

  • Rassembler les informations d’assurance

  • Envoyer les informations aux participants

  • Envoyer des conseils sur les bagages et les vêtements

  • Ajuster le programme musical

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Imprimer les billets et les dossiers des participants

  • Préparer les étiquettes nominatives

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Relancer les participants par téléphone

  • Vérifier les prévisions météo

  • Emballer le matériel

    2 personnes

  • Marquer le point de départ

    2 personnes

  • Vérifier le compartiment de chargement du bus

    2 personnes

  • Charger le matériel dans le bus

    3 personnes

Événement

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Distribuer les étiquettes nominatives

  • Stocker les bagages en toute sécurité

    2 personnes

  • Donner les consignes d’accueil

  • Accompagner le trajet en bus

    2 personnes

  • Distribuer les boissons

    2 personnes

  • Lancer le programme musical

  • Accompagner le groupe jusqu'à l'entrée

    3 personnes

  • Distribuer les billets à l’entrée

    2 personnes

  • Désigner le point de rassemblement

  • Encadrer le repas

    3 personnes

  • Vérifier les repas adaptés

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler à nouveau le groupe

    2 personnes

  • Compter les présents avant le départ

    2 personnes

  • Rendre les bagages

    2 personnes

  • Accompagner le retour

    2 personnes

Suivi

  • Informer les absents à domicile

  • Vérifier le bus et l’espace bagages

    2 personnes

  • Récupérer les objets oubliés

    2 personnes

  • Retirer les déchets du bus

    2 personnes

  • Nettoyer les matériaux réutilisables

    2 personnes

  • Laver la vaisselle et les glacières

    2 personnes

  • Ranger le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

  • Rendre les objets trouvés

  • Informer les participants des objets trouvés

  • Ranger les courses non utilisées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 2
  • Chaises pliantesqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 50
  • Assiettes réutilisablesqté 50
  • Couverts réutilisablesqté 50
  • Tasses à caféqté 20

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Pinces de serviceqté 4
  • Planches à découperqté 2
  • Couteaux à painqté 2
  • Pains de glaceqté 12

Équipement

  • Enceinte portable
  • Microphone
  • Batteries externesqté 4
  • Câbles de rechargeqté 6
  • Multipriseqté 2
  • Rallongesqté 2
  • Lampes de pocheqté 4

Sécurité

  • Trousse de premiers secours
  • Gilets réfléchissantsqté 6
  • Bouchons d'oreillesqté 50
  • Parapluiesqté 4

Organisation

  • Dossiers des participantsqté 50
  • Étiquettes nominativesqté 60
  • Stylos à billeqté 20
  • Cartes d'itinéraireqté 50
  • Boucles de badgeqté 50
  • Presse-papiersqté 4
  • Talkies-walkiesqté 4
  • Panneau de départ
  • Lanière pour styloqté 2

Nettoyage

  • Poubellesqté 4
  • Bacs à vaisselleqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par réserver la salle de concert, le bus avec chauffeur et le repas avant d’ouvrir les inscriptions. Ces trois éléments fixent les horaires, le prix et le nombre de places disponibles.
  • Demandez les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les besoins d’accessibilité dès l’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au plus tard 10 jours avant le départ.
  • Établissez la liste définitive des participants au moins 7 jours avant le voyage. Vérifiez alors les paiements, les billets, les informations d’assurance et les coordonnées de chaque personne.
  • Confirmez avec le chauffeur l’heure de départ, le point de rendez-vous et l’itinéraire 48 heures à l’avance. Envoyez ces informations aux participants avec le programme de la salle et les conseils sur les bagages et les vêtements.
  • Préparez les dossiers, billets imprimés, étiquettes nominatives et cartes d’itinéraire la veille. Chargez les batteries externes, remplissez les glacières et vérifiez les câbles, rallonges, lampes et matériel de premiers secours.

Questions fréquentes

Quand réserver le bus pour un voyage musical ?
Réservez le bus et le chauffeur dès que la date et la salle sont confirmées, idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Confirmez l’heure de départ et le point de rendez-vous 48 heures avant.
Quand fixer la liste définitive des participants ?
Arrêtez la liste définitive environ 7 jours avant le voyage. Vous aurez encore le temps de vérifier les paiements, les billets, les repas et les besoins particuliers.
Combien de temps avant faut-il envoyer les informations aux participants ?
Envoyez les informations pratiques 10 à 14 jours avant le départ, puis un rappel 48 heures avant. Indiquez l’horaire, l’itinéraire, les bagages, les vêtements et les coordonnées d’urgence.
Que faut-il préparer la veille d’un voyage musical ?
Imprimez les billets, dossiers, étiquettes nominatives et cartes d’itinéraire la veille. Vérifiez aussi les glacières, pains de glace, thermos, batteries, câbles, éclairage et trousse de premiers secours.

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