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Checklist pour organiser un voyage international de jeunes

Un voyage international pour les jeunes demande un suivi précis, surtout lorsque plusieurs participants, responsables et réservations sont concernés. Commence par fixer la destination, le programme, l’effectif et le budget, puis avance vers les transports, les hébergements et les activités. Les autorisations, données de passeport, contacts d’urgence et informations médicales doivent être centralisés avant le départ. Cette checklist regroupe les étapes à traiter dans le bon ordre, jusqu’à l’envoi des billets, du programme et des consignes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir la destination et le programme du voyage

    2 personnes

  • Déterminer le nombre de participants

    2 personnes

  • Établir le budget

    2 personnes

  • Vérifier les conditions de voyage

    2 personnes

  • Réserver le transport

    2 personnes

  • Réserver les nuitées

    2 personnes

  • Réserver les activités

    2 personnes

  • Souscrire les assurances

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Collecter les formulaires d’autorisation

    2 personnes

  • Vérifier les données du passeport

    2 personnes

  • Recueillir les contacts d'urgence

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

    2 personnes

  • Collecter les informations médicales

    2 personnes

  • Établir le plan des chambres

    2 personnes

  • Finaliser la liste des participants

    2 personnes

  • Photocopier les documents de voyage

    2 personnes

  • Envoyer le programme aux participants

    2 personnes

  • Envoyer la liste de matériel aux participants

  • Partager les règles de conduite

    2 personnes

  • Informer les personnes de contact

    2 personnes

  • Vérifier l’itinéraire et les correspondances

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Imprimer les billets et les vouchers

    2 personnes

  • Préparer le dossier d’urgence

    2 personnes

  • Imprimer la répartition des groupes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Préparer les bagages de l’organisation

    3 personnes

  • Rappeler aux participants le départ

Événement

  • Mettre en place le point de rassemblement

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    3 personnes

  • Distribuer les documents et les billets

    2 personnes

  • Vérifier les étiquettes des bagages

    2 personnes

  • Donner les consignes de départ

    2 personnes

  • Prendre une photo de groupe

  • Accompagner jusqu’au moyen de transport

    4 personnes

  • Charger les bagages

    4 personnes

  • Vérifier les documents de voyage

    2 personnes

  • Distribuer les encas de voyage

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Accompagner la halte

    4 personnes

  • Recompter les participants

    3 personnes

  • Distribuer le repas du soir

    4 personnes

  • Vérifier les repas adaptés

    2 personnes

  • Accompagner le lieu d’arrivée

    4 personnes

  • Distribuer les clés des chambres

    2 personnes

  • Expliquer les salles et les rendez-vous

    3 personnes

  • Encadrer le programme du soir

    4 personnes

  • Enregistrer la présence lors du contrôle du soir

    3 personnes

Suivi

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Rassembler le matériel de voyage

    3 personnes

  • Vérifier les restes

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le point de rassemblement

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Désinscrire les participants en toute sécurité

    2 personnes

  • Archiver les documents de voyage

  • Vérifier les frais en attente

    2 personnes

  • Traiter les factures des fournisseurs

    2 personnes

  • Partager les photos des participants en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

  • Batteries externesqté 6
  • Adaptateurs de voyage universelsqté 6
  • Câbles de rechargeqté 10
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4
  • Téléphone mobileqté 2
  • Supports de téléphoneqté 2

Vaisselle

  • Bouteilles d’eau réutilisablesqté 35
  • Gobelets réutilisablesqté 35
  • Assiettes réutilisablesqté 35
  • Couverts réutilisablesqté 35

Cuisine

  • Glacièresqté 4
  • Pains de glaceqté 16
  • Planches à découperqté 2
  • Couteaux de cuisineqté 2
  • Pinces de serviceqté 4
  • Bacs alimentairesqté 8

Mobilier

  • Tables pliantesqté 3
  • Chaises pliantesqté 10

Organisation

  • Badges nominatifsqté 35
  • Étiquettes de bagagesqté 35
  • Braceletsqté 35
  • Presse-papiersqté 6
  • Classeurs à anneauxqté 4
  • Pochettes plastiquesqté 60
  • Marqueurs indélébilesqté 12
  • Stylosqté 40
  • Ruban adhésifqté 4
  • Papier à écrireqté 2

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Gilets réfléchissantsqté 8
  • Gel hydroalcooliqueqté 4
  • Ponchos de pluie jetablesqté 35

Nettoyage

  • Lingettes de nettoyageqté 4
  • Sacs poubelleqté 40
  • Essuie-toutqté 8
  • Lingettes humidesqté 8
  • Papier toiletteqté 24

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque les réservations principales dès que la destination, le nombre de participants et le budget sont définis. Garde une marge pour les changements d’effectif et vérifie l’itinéraire complet, y compris les correspondances.
  • Fixe une date limite d’inscription et une date distincte pour les autorisations, passeports, contacts d’urgence, besoins alimentaires et informations médicales. Une relance 7 jours avant chaque échéance évite les dossiers incomplets.
  • Prépare un dossier par participant avec une copie des documents de voyage et les informations utiles. Conserve les originaux avec les responsables et répartis les copies dans des pochettes plastiques ou des classeurs séparés.
  • Envoie le programme, la liste de matériel et les règles de conduite au moins 10 jours avant le départ. Les batteries externes, adaptateurs universels, câbles de recharge et gourdes réutilisables sont souvent oubliés au dernier moment.
  • Vérifie la météo et les horaires une dernière fois 24 à 48 heures avant le départ, puis imprime les billets et vouchers. Prévois aussi une trousse de premiers secours et une liste papier des contacts d’urgence, même si le groupe utilise les téléphones.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un voyage international pour jeunes ?
Commence idéalement 3 à 6 mois avant le départ. Cela laisse le temps de comparer le transport et les nuitées, de recueillir les autorisations et de vérifier les documents de chaque participant.
Quels documents faut-il demander aux participants ?
Demande les formulaires d’autorisation, les données du passeport, les contacts d’urgence, les informations médicales et les besoins alimentaires. Fixe une échéance au moins 30 jours avant le départ pour contrôler les dossiers.
Quand envoyer le programme et la liste de matériel ?
Envoie-les au moins 10 jours avant le voyage. Prévois une relance 3 jours avant le départ pour rappeler les documents, les chargeurs, les adaptateurs, les gourdes et les règles de conduite.
Que vérifier avant le départ d’un voyage international de jeunes ?
Entre 24 et 48 heures avant le départ, vérifie l’itinéraire, les correspondances, la météo, les billets, les vouchers et la liste finale des participants. Confirme aussi que les contacts d’urgence et les informations médicales sont accessibles aux responsables.

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